Как организовать корпоративную поездку: командировка для группы сотрудников 

Из чего состоит организация групповой поездки

Командировка группы работников на практике бывает часто. Целью поездки могут быть:

• переговоры с партнерами;

• инспектирование работы обособленных подразделений;

• выездной тимбилдинг, корпоратив;

• коллективное обучение или повышение квалификации.

План работы и организация мероприятий в месте пребывания различаются в зависимости от целей и характера поездки. 

Но в любом случае на работодателя ложится обязанность по приобретению билетов на транспорт, бронированию жилья, организации трансферов, оформлению визы и обязательной страховки (если речь идет о заграничной командировке) или выплаты компенсации, если работник расплачивался за тревел-услуги самостоятельно. 

Проблемы организации групповых поездок

Организация командировки для группы работников сложнее, чем для двух–трех, так как нужно учесть много деталей и не допустить сбоя, ведь ошибки могут обернуться лишними тратами и проблемами в дороге или при размещении. Разберем, какие сложности могут возникнуть у бизнеса и как их можно решить с помощью сервиса для организации деловых поездок Ostrovok.ru Командировки.

Ostrovok.ru Командировки предоставляет доступ к большому набору необходимых услуг:

• бронирование отелей — до 9 номеров можно забронировать онлайн, больше 9 номеров — по запросу в отдел групповых бронирований;

• покупка железнодорожных и авиабилетов — до 9 ж/д и авиабилетов можно забронировать онлайн, больше — по запросу;

• организация трансферов в России и за рубежом;

• аренда автомобилей;

• оформление страховки.

У сервиса понятный сайт. Работа с ним не требует специального обучения: от поиска отеля и билетов на транспорт до распределения заказов по договорам, центрам затрат и автоматической выгрузки актов сверки. Ответственный за организацию поездки сможет найти, сравнить и выбрать наиболее подходящие варианты размещения, используя карту, фильтры по локации, бюджету, количеству звезд и т.п. 

Сложности при составлении бюджета 

Когда в поездку отправляются несколько работников, важно спланировать затраты с учетом политики организации в части командировок. Особенное внимание требуется, если для сотрудников разных уровней предусмотрены разные категории номеров или билетов на транспорт. 

Как решить: компании нужно разработать тревел-политику — документ, в котором будут указаны нюансы организации деловых поездок, а также установлены нормы выплат командировочных расходов, ограничения по стоимости билетов и проживания в отелях и гостиницах. 

Сложности при бронировании жилья и билетов на транспорт

• Нет нужного количества свободных номеров в одной гостинице.

Если в небольшом населенном пункте гостиниц мало, то мест на всех может не хватить, особенно если период командировки совпадает с проведением каких-либо соревнований, конкурсов, торжеств, форумов, конференций и т.д.

Как решить: воспользоваться инструментом «Карта» на Ostrovok.ru Командировки. Вы узнаете, какие отели есть поблизости, и сможете расселить сотрудников в нескольких объектах. Благодаря функции «Линейка» вы даже можете оценить приблизительное расстояние между отелями — это актуально, если сотрудников будет забирать групповой трансфер и нужно определить место отправления.

А благодаря опции Pre-сheck вы можете быть уверены, что бронирование проверено службой поддержки и все детали подтверждены с отелем. 

• Нет нужного количества билетов на транспорт. 

Аналогичная история и с билетами на самолет или поезд. На большую группу работников сложно найти нужное количество билетов, особенно если приближается дата поездки.

Как решить: можно разделить сотрудников на группы, одни полетят маршрутом А, другие — маршрутом Б. На Ostrovok.ru Командировки вы можете оформить групповое бронирование: до 9 пассажиров — заказать онлайн самостоятельно,  больше 9 — оформить по запросу. Чтобы такой запрос взяли в работу, достаточно оставить запрос через форму «Групповые запросы/FIT» в «Личном кабинете».

• Сложности с транспортным сообщением в месте командировки. 

Если командировка проходит в крупном городе, то важно, чтобы от гостиницы было удобно добираться до места проведения мероприятия, встречи с партнерами или офиса обособленного подразделения.

Как решить: на Ostrovok.ru Командировки доступен заказ трансфера. Вы можете выбрать автомобиль любого уровня и комфорта в зависимости от количества сотрудников. Трансфер можно заказать не только из аэропорта в отель и обратно, но и от гостиницы до места проведения мероприятия или встречи.

Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку

Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку

Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Большие расходы на бронирование жилья и билетов на транспорт

• Билеты на транспорт и номера в отелях только бизнес-класса. 

Если гостиничных номеров категории стандарт, авиабилетов экономкласса или в купе поезда не хватает на всех командированных, а даты поездки перенести нельзя, компания вынуждена оплачивать услуги более высокого класса, что увеличивает расходы на данный проект и затраты организации вообще. При этом, например, расходы на выездной коллективный досуг для целей налогообложения учитывать нельзя.

Как решить: вы можете самостоятельно забронировать онлайн до 9 номеров, если вам нужно больше номеров — поможет отдел групповых бронирований Ostrovok.ru Командировки. Отправьте запрос через специальную форму, и сотрудник сервиса предложит подходящие варианты под параметры вашей поездки. 

• Дополнительные расходы. 

Цена имеет значение и при бронировании жилья, и при покупке билетов. Однако погоня за низкой стоимостью — риск дополнительных затрат на багаж, обмен, сдачу билета или отмену брони с комиссией, если придется отменять или переносить даты поездки.

Как решить: Ostrovok.ru Командировки предлагает выгодные тарифы более чем в 2,2 млн отелей и апартаментов. Сервис предоставляет максимально полную информацию о тарифах при бронировании отелей и авиабилетов, чтобы вы нашли максимально подходящий вариант. 

Например, вы всегда увидите, можно ли отменить выбранный отель без штрафа, включен ли багаж в авиабилет, а если нет — сколько за него нужно заплатить. Из приятного: на Ostrovok.ru Командировки действует программа лояльности. С ней вы можете копить бонусные баллы и тратить их, например, при бронировании номера более высокого класса. При этом вы не выйдете за выделенный бюджет.

Форс-мажорные обстоятельства 

Если в составе группы происходит замена, то важно оперативно поменять билеты, перебронировать гостиничный номер и внести изменения в другие списки, на основании которых будут предоставлены трансфер, питание и другие услуги и мероприятия в командировке.

Как решить: с Ostrovok.ru Командировки можно быстро внести корректировки в бронирование. Кураторы оперативно ответят на вопросы и помогут скорректировать бронирование, если изменились параметры командировки, требования к отелю или нужна отмена бронирования. Вопросы можно задавать через личный кабинет. Искать телефоны отеля не придется, команда платформы сама оперативно свяжется с гостиницей.

Проблемы со сбором закрывающих документов 

Если работники покупали билеты самостоятельно, то для возмещения расходов бухгалтеру придется удостовериться в наличии корректно оформленных чеков на транспорт и проживание от каждого работника, а также убедиться в том, что расходы не превысили нормы по стоимости и классу, закрепленные положением о командировках работодателя. 

Если группа сотрудников добиралась до места командировки самолетом, то для подтверждения расходов нужны посадочные талоны. А если гостиничные номера были забронированы не напрямую, а через посредника — справки о проживании из гостиницы. Задача бухгалтера — все собрать, проверить и сохранить вместе с остальными закрывающими документами. 

Однако случаи утраты летавшим работником посадочного талона не исключены, и тогда работодателю придется запрашивать сведения о перелете в авиакомпании. Да и получить справку о проживании при выезде из отеля многие забывают: бухгалтеру придется связываться с гостиницей для пересылки документа почтой.

Как решить: работать с сервисом для организации командировок, который формирует отчетные документы автоматически. В Ostrovok.ru Командировки такая возможность есть.

Платформа автоматически формирует счета, УПД и акты приема-передачи билетов авиа- и железнодорожных билетов еженедельно по понедельникам, либо каждые две недели месяца. Заказчик устанавливает подходящую себе периодичность и скачивает документы из личного кабинета сразу после их формирования с последующим получением оригиналов по почте.

Если сотрудник платит корпоративной картой, то в сервисе есть возможность учитывать командировочные расходы, контролировать и анализировать затраты по отчету в Excel и формировать полный пакет закрывающих документов на юридическое лицо. 

Сложности с выплатой суточных 

Работодатель вправе дифференцированно подходить к вопросу суточных и устанавливать разные нормы в зависимости от категории персонала. Поэтому когда в поездку отправляется группа работников разных должностных уровней, бухгалтеру важно правильно рассчитать суточные и не допустить ошибки при выплате.

Как решить: в сервисе Ostrovok.ru Командировки есть удобный раздел «Авансовые отчеты», в котором можно устанавливать размер суточных в соответствии с политикой компании и формировать авансовые отчеты. 

Работая через Ostrovok.ru Командировки, бизнес упрощает организацию деловых поездок с любым количеством командируемых работников: в одном личном кабинете доступны настройки для разных юрлиц и обособленных подразделений.

Легкая организация деловых поездок

Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчетности. Без абонентской платы

Попробовать

Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8K7Sgc