Многие компании и организации активно использую в своей работе электронный документооборот. Конечно же, есть и те, кто остается верен бумаге. Но, вне зависимости от формата работы, для каждого юридического лица важно хранить отчетные документы для подтверждения фактов своей хозяйственной деятельности. Это необходимо для бухгалтерского или управленческого учета, отчетности, планирования или, например, как доказательства при проверках контролирующих органов или в суде. Для этого в архив в первую очередь помещают юридически значимые документы.
Данный статус имеют только оригиналы документов, подписанные уполномоченными лицами.
Если документы были сформированы в бумажном или электронном виде, то их нужно и хранить в том же формате. Распечатанный электронный документ не является оригиналом, и скан-копия бумажного носителя — не оригинал, и не освобождает вас от ведения бумажного архива.
О чем гласит закон?
Существует большое количество законодательных актов, в которых говорится о необходимости хранения документов, при этом конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством пока не установлено.
Как пример можно привести:
Федеральный закон от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации). Эта статья обязует общество хранить документы, предусмотренные законодательством.
Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета). Тут говориться о сроках хранения документов бухгалтерского учета.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 13.20 Нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов). В этой статье говорится о возможном административном штрафе при нарушении правил хранения.
Налоговый кодекс Российской Федерации, часть первая (Статья 126 Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля) тоже говорит о штрафе, но уже за непредставление информации налоговому органу.
Отдельно можно указать Приказ Росархива от 31.07.2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В нем приведены действующие требования и правила по хранению документов.
Готовят новые правила для электронных документов
В текущий момент идет работа над проектом Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Законопроект разрабатывался около 6 лет. В нем будут затронуты вопросы конвертации электронного документа, порядок хранения, создание электронных и материальных дубликатов документов и др. Ожидается, что он внесет изменения или дополнения более чем в 20 федеральных законов, и очень серьезно повлияет на принцип работы с электронными документами.
Ваши потребности – основа наших решений!
Ожидаемые изменения в законодательстве, увеличение объема электронного документооборота уже сформировали в бизнес-сообществе потребность в хранении электронных документов.
Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» разработала два программных решения для архивного хранения электронных документов:
«Баланс-2: Клиент ЭДО» — программный модуль предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами.
«Баланс-2: Файловый архив электронных документов» — для работы с файлами юридически значимых электронных документов учета, отчетности и документооборота с контролирующими органами.
Данное направление ПО сейчас активно развивается, и мы готовы помочь Вам в создании системы архивного хранения электронных документов под особенности бизнес-процесса Вашей компании.
По всем вопросам архивного хранения в программных решениях ПК «Баланс-2» обращайтесь к нашим менеджерам тел: +7 (495) 1-27-28-29, +7 (495) 411-79-69
Кстати, 15 марта в 11.00 по мск мы проводим бесплатный вебинар «Вопросы архивного хранения корпоративных электронных документов и прикладные решения в ПК «Баланс -2». Присоединяйтесь!
Зарегистрироваться на вебинар·
Реклама: АО «Овионт Информ», ИНН: 7725088527, erid: LjN8KHU1n
Начать дискуссию