Бумага все стерпит
Хранение бумажных документов — традиция, которая давно стала привычкой.
Многие до сегодняшнего дня считают, что хранение документов на бумаге имеет неоспоримые преимущества:
Надежность: это физический, осязаемый объект, который можно хранить в надежных местах – в сейфах или архивах.
Юридическая сила: документ с печатью – «бронебойная» гарантия.
Доступность: даже без электричества и интернета документ на бумаге доступен для просмотра и применения.
А теперь о минусах:
Риск потери или повреждения: никто не отменял банальную утерю или кражу документа, пожар, потоп и т.п.
Затраты на хранение: бумагу, конверты, папки и т.п., как минимум, надо приобрести (а это все еще и дорожает).
Сложность поиска: если в архиве организации не все по полочкам, то нервы, это точно не укрепит.
Новое электронное
Электронный документооборот становится все более популярным. Его преимущества по сравнению с бумажным значительны.
При этом есть много плюсов и в хранении документов в электронном виде:
Удобство: документы в электронном виде можно легко передавать, просматривать.
Экономия места: они занимают меньше места, чем документы на бумаге.
Безопасность: документы в электронном виде могут быть защищены паролем или другими средствами безопасности.
Особенности хранения документов в электронном виде:
Риски потери или повреждения: они могут быть потеряны или повреждены в результате сбоя в работе компьютера, программного обеспечения или сети.
Зависимость от технологий: данный формат зависит от технологий, которые могут меняться со временем.
Но эти два пункта несложно нивелировать — нужна надежная система хранения и компетентные ответственные сотрудники.
Юридические вопросы
Остановимся на них подробнее.
Итак, есть ряд юридических аспектов, которые необходимо учитывать при выборе этого метода хранения.
1. Электронная подпись.
Для работы в формате электронного документооборота нужна электронная подпись. Она позволяет подтвердить авторство и целостность документа, а также обеспечивает юридическую силу электронного документа, равную юридической силе документов на бумажном носителе.
2. Хранение.
При хранении электронных документов необходимо обеспечить их сохранность и доступность. Используются облачные хранилища, локальные диски и др. При этом важно обеспечить защиту электронных документов от несанкционированного доступа и потери данных.
3. Ответственность.
Нарушение законодательства об электронной подписи может повлечь за собой административную или уголовную ответственность.
«Баланс-2: Клиент ЭДО»
Программный модуль «Баланс-2: Клиент ЭДО» предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами
Затраты на организацию хранения документов в электронном и бумажном виде
Затраты зависят от множества факторов, таких как объем документов, требования к безопасности, необходимость в специализированном программном обеспечении и оборудовании, а также от того, кто будет заниматься организацией хранения — компания или частное лицо.
Цена бумажного хранения
Приобретение материалов: бумага, папки, конверты и другие расходные материалы.
Организация хранения: приобретение шкафов, стеллажей, сейфов и другого оборудования для хранения.
Затраты на персонал: оплата труда сотрудников, занимающихся организацией хранения, учетом и поиском документов.
Расходы на транспортировку и перемещение документов внутри организации или между филиалами.
Расходы на утилизацию документов после истечения срока их хранения
Что нужно приобрести для хранения электронных документов
Программное обеспечение: приобретение лицензий на программное обеспечение для создания, редактирования и хранения электронных документов.
Оборудование: приобретение серверов, рабочих станций и другого оборудования, необходимого для хранения электронных документов.
Услуги связи: оплата услуг интернет-провайдера и других поставщиков услуг связи.
Облачные сервисы: оплата услуг облачных хранилищ для хранения электронных документов.
Резервное копирование: затраты на создание резервных копий электронных документов.
Безопасность: шифрование, защита от вирусов и несанкционированного доступа.
Затраты на хранение электронных документов могут быть снижены за счет оптимизации процессов организации хранения, использования современных технологий и оборудования, а также за счет автоматизации процессов учета и поиска документов.
В целом, стоимость организации хранения документов в электронном виде может быть ниже, чем затраты на хранение документов на бумажном носителе, особенно при больших объемах документов. Но удобство и надежность электронного документооборота и хранения электронных документов, конечно же, несопоставима с бумажным форматом.
Предложение от ОВИОНТ ИНФОРМ
Наша компания предлагает свои решения для хранения электронных документов, в особенности тем, кто является пользователем онлайн-сервиса Контур.Диадок: система хранения электронных документов на основе современной СУБД «Баланс-2: Клиент ЭДО».
А также специализированный файловый менеджер «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».
Если Вас заинтересовали программные продукты от ОВИОНТ ИНФОРМ, то мы готовы ответить на Ваши вопросы и провести бесплатную их презентацию. Ждем Ваших звонков: +7 495 411 79 69.
«Баланс-2: Клиент ЭДО»
Программный модуль «Баланс-2: Клиент ЭДО» предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами
Реклама: АО «Овионт Информ», ИНН: 7725088527, erid: LjN8K32AR
Начать дискуссию