«Проблемы на этапе приемки — не редкость. Компания заключает договор оказания услуг, начинается приемка результатов и тут выясняется, что подрядчик, например, пропустил сроки и просит сдвинуть дату сдачи-приемки. Заказчик обращается к подписанному акту и договору, однако не находит там нужных инструментов воздействия на подрядчика. В результате, в лучшем случае, заказчик потратит много времени и нервов на переписку с контрагентом, чтобы получить нужный результат. В худшем — не получит ничего и пойдет решать конфликт через суд. Решение здесь превентивное — нужно заранее организовать процесс приемки и подготовить все необходимые документы», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».
Какие документы необходимо оформить для приемки услуг
Что говорит закон
Порядок приемки результатов работ по договорам подряда определен ст. 720 ГК — при сдаче результатов работ стороны составляют акт или иной документ, удостоверяющий приемку.
Акт приемки-передачи — первичный документ, который подтверждает факт осуществления материальных расходов. Основание — ст. 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2 ст. 272 НК.
Простыми словами, акт нужен, чтобы доказать, что подрядчик услугу оказал, а заказчик ее принял.
Закон говорит, что конкретно акт обязателен только к договору строительного подряда. Также акт нужно составить, если одна из сторон в договоре подряда указала на такую необходимость.
В остальных случаях закон не предъявляет обязательных требований к форме документа. Поэтому компания имеет право утвердить в рамках своей учетной политики любую другую форму первичного документа, чтобы подтвердить приемку услуг, например, односторонний отчет.
Что на практике
Даже без акта заказчик может обратиться с претензиями по договору в суд и там подтвердить сдачу-приемку услуг другими документами, например, отчетами, товарными накладными и перепиской.
Однако суд будет прежде всего учитывать договоренности сторон, закрепленные в договоре. И если стороны прописали в нем, что будут использовать акт, то без него у заявителя с большой вероятностью возникнут проблемы с отстаиванием своей позиции.
Кроме того, без акта или другого аналогичного по функциям документа компании будет трудно отразить стоимость операции в учете.
Таким образом, заказчик должен быть чрезвычайно заинтересован в том, чтобы грамотно оформить документы для приемки услуг. И наиболее распространенная и рекомендуемая для большинства случаев форма для этого — двухсторонний акт.
«Для того, чтобы подтвердить факт сдачи и приемки оказанных услуг, чаще всего предприниматели пользуются традиционным двусторонним актом. На это есть ряд причин: такой документ удобен для отражения любых недостатков услуг или работ, выявленных при приемке, и может являться основанием для оплаты по договору», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».
Корректно составленный двусторонний акт позволит подтвердить расходы заказчика, а значит — уменьшить налог. Кроме того, акт также поможет отстоять свою правоту и подтвердить претензии к подрядчику в суде.
Главное, не забудьте включить в него ключевые реквизиты:
ссылку на договор;
дату и место составления акта;
описание услуг или работ;
наименование сторон, участвующих в приемке;
информацию о сроках;
цену и НДС;
сведения о факте наличия или отсутствия недостатков, или претензий.
Чтобы минимизировать споры с ФНС, описание оказанных услуг или работ должно быть достаточно подробным, включать данные об их составе и объеме и позволять их однозначно идентифицировать.
Настроим работу с подрядчиками
Проведем юридическую экспертизу договоров, организуем безопасную приемку услуг и грамотный учет
Оставьте контакты, мы свяжемся и расскажем об условиях обслуживания
Как принять услуги: пошаговая инструкция
Шаг 1. Пропишите в договоре общие условия и порядок приемки услуг.
Избегайте шаблонных описаний и предварительно проанализируйте, какой порядок будет адекватным именно вашим отношениям с подрядчиком.
Если услуги или работы связаны с определенными этапами — не поленитесь определить их порядок, включить в него составление и подписание промежуточных документов, которые будут фиксировать каждый этап работ.
Не обязательно использовать двухсторонний акт для каждого промежуточного этапа, для таких целей отлично подойдет и отчет.
Шаг 2. Пропишите порядок уведомления заказчика о готовности к сдаче результатов.
Также укажите в договоре, когда нужно подписывать акт, в каком порядке будут предоставлены возражения и что делать, если одна из сторон откажется подписывать акт.
Шаг 3. Определите ответственного за приемку.
Не забывайте, что после того, как подрядчик надлежащим образом уведомил о готовности к сдаче, ответственность за приемку несет заказчик. Поэтому лучше определить конкретного сотрудника, который будет ответственен за работу с такими уведомлениями, чтобы точно их не пропустить.
В договоре укажите контактный адрес, например, электронной почты ответственного сотрудника, а также предусмотрите формат такого уведомления.
Шаг 4. Определите место и порядок приемки результатов по договору.
Если приемка сопряжена с вывозом результата работ с какого-то адреса, то укажите его, а также определите, кто отвечает и оплачивает доставку.
Шаг 5. Пропишите подробно порядок осмотра результатов.
Например, в случае приемки разработанного ПО или какого-либо сложного объекта не лишним будет упомянуть о проведении предварительных испытаний и правилах устранения выявленных недочетов.
Шаг 6. Предусмотрите ответственность для подрядчика.
Укажите сроки, в течение которых подрядчик обязуется предоставить результаты работ или услуг по договору, а также санкции на случай уклонения подрядчика от сдачи результатов в оговоренные сроки или в ненадлежащем качестве.
«В ст. 723 ГК содержатся положения об ответственности подрядчика за ненадлежащее качество работы. Вы можете выбрать оттуда наиболее подходящие меры ответственности для подрядчика в конкретном случае и акцентировать их в договоре», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».
Шаг 7. Предусмотрите механизм на случай спора о качестве выполненных работ.
Например, вы можете прописать в договоре возможность привлечь сторонних экспертов, а также порядок оплаты их услуг.
Шаг 8. Определите порядок и сроки исправления выявленных дефектов.
Также пропишите отдельно конкретные санкции для подрядчика, если он откажется исправлять дефекты.
Шаг 9. Предусмотрите порядок направления претензий.
Также пропишите порядок подтверждения факта направления претензии. Например, направить и зафиксировать претензию можно в электронной переписке.
Шаг 10. Определите, нужны ли дополнительные документы к акту.
Вы вправе предусмотреть в договоре и иной документ, подтверждающий приемку услуг.
В некоторых случаях дополнительно к акту должна быть закреплена обязанность по передаче сопроводительных технических документов или отчетов. Например, при введении в эксплуатацию определенных объектов подрядчика можно обязать получить необходимые разрешения или экспертизы, и приложить их к итоговому акту.
Шаг 11. Никогда не подписывайте акты задним числом.
Если не хотите проблем с налоговой — не подписывайте акты задним числом. Такое оформление документов может быть приравнено к подделке, и вас могут привлечь как к административной (ст. 19.23 КОАП), так и к уголовной ответственности (ст. 303 УК).
Шаг 12. Письменно фиксируйте все обнаруженные недостатки в акте.
Не забывайте, что заказчик, который принял работу без предварительной проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки соответствующей работы. Если подрядчик отказывается подписывать акт с перечисленными недостатками — также письменно фиксируйте отказ.
Конфликты с подрядчиками и как их не допустить
Заказчик должен обосновать, почему он отказывается подписать акт, предоставленный в его адрес подрядчиком. В противном случае суд может признать односторонний акт сдачи-приемки действительным и принудить заказчика выплатить вознаграждение.
«Единственное безусловное основание для отказа заказчика от приемки результата работ — это неустранимые недостатки, которые не позволяют использовать результат работ по целевому назначению. В остальных случаях вам придется доказывать конкретные обстоятельства, которые могут послужить основанием для отказа от приемки услуг. Поэтому результат оказанных работы или выполненных услуг стоит тщательно осматривать в момент приемки и любые замечания следует обоснованно аргументировать в письменной форме», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».
То, что заказчик подписал акт сдачи-приемки услуг, не лишает его права представить суду свои возражения по качеству работ. Главное, чтобы в акте были зафиксированы все недостатки и претензии.
Чтобы отстоять свои интересы в ответ на претензии от подрядчика:
Соблюдайте предусмотренный договором порядок формирования возражений на акт или непосредственной приемки результатов.
Составляйте аргументированный письменный отказ и в срок реагируйте на обращения подрядчика.
Перед заключением договора проверяйте его текст на наличие условий о том, что в случае отказа заказчика подписать акт, работы принимаются автоматически в определенный сторонами срок.
Фиксируйте любые замечания к качеству работ в письменной форме и направляйте их в адрес подрядчика способом, предусмотренным договором и позволяющим однозначно подтвердить факт такого направления.
Если у вас в штате нет квалифицированного специалиста, советуем передать эту часть работы на аутсорс. Составить юридически грамотный договор оказания услуг, чтобы в нем не было ущемляющих пунктов, помогут эксперты ПЭБ. Специалисты предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность.
Юридическая поддержка бизнеса + ведение бухгалтерии и кадров
Полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам договоров и контрагентов, отчетов и налогов, расчета зарплаты и 1С
Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KZdFW
Начать дискуссию