Штатный бухгалтер или аутсорсинг: как сделать правильный выбор для бизнеса

Собственный бухгалтер

Обычно штатный бухгалтер есть в компаниях с большим количеством сотрудников, а специфика бизнеса требует глубокого погружения в процессы и прямой связи с руководством.  

Плюсы бухгалтера в штате

1. Это свой человек.

Наверное, первое сопротивление, с которым сталкивается любой сотрудник отдела продаж аутсорсинга — «спасибо, у нас уже есть бухгалтер, с которым мы работаем 10–-20–30 лет, и нас всё устраивает». И это действительно сильный аргумент.

Штатный сотрудник работает только с вашей компанией, это человек в вашей команде. Такой сотрудник знает в деталях и мелочах все тонкости работы именно с вами, ваши особенности, пожелания. Если штатный бухгалтер проработал в организации длительное время, он становится частью общего дела и имеет больше мотивации для достижения поставленных целей, чем сотрудники аутсорса.

2. Руководитель может лучше контролировать сотрудника в штате.

Сотрудник в штате всегда «под присмотром». Есть такой тип руководителей, которые начинают нервничать, когда давно не видели своего бухгалтера.

Обязанности бухгалтера в штате прописаны в трудовом договоре, за ошибки и нарушения можно лично отчитать, за хорошую работу — премировать. Словом, вы платите ему зарплату, вы его начальство, а значит, у вас есть все основные инструменты для контроля и мотивации сотрудника 

Однако это преимущество далеко не для всех: есть разные запросы от руководителей — некоторые предпочитают все контролировать, другие же хотят как можно меньше времени и ресурсов тратить на бухгалтерию. Вторым, безусловно, гораздо легче работать с аутсорсингом. 

3. Полная конфиденциальность.

Руководителю легче контролировать деятельность специалиста и обеспечить безопасность данных. Хотя это преимущество скорее имеет психологический характер, так как надежные аутсорсинговые компании прописывают условие сохранения конфиденциальной информации прямо в договоре.   

Например, в ПЭБ с клиентом подписывается NDA — соглашение о неразглашении — и по договору мы не имеем права разглашать данные клиента. Кроме того, у нас собственное ПО с разделенной инфраструктурой, защищенные протоколы обмена информацией, плюс система контроля доступа, так что все данные хранятся на надежных серверах.

4. Бухгалтер всегда рядом.

Штатный бухгалтер всегда находится в офисе компании, а значит может быстро ответить на вопросы руководителя, решить проблему и внести коррективы в документы. Также у бухгалтера есть возможность напрямую обратиться к другим сотрудникам компании, если нужно оперативно получить какие-то уточнения для своей работы. 

5. Помощь с другими задачами.

Бухгалтер в штате иногда может взять на себя и участок кадров, и воинский учет, если имеет необходимые компетенции. Главное, прописать дополнительные обязанности в трудовом договоре и обговорить оплату.

Некоторые руководители также привыкли, что бухгалтер может сам сходить на почту, забрать корреспонденцию, а на обратном пути еще и прихватить кофе для начальства.

Аутсорсинг кофе в ваш кабинет действительно принести не может.

Какие есть минусы?

1. Не каждая компания может себе позволить бухгалтера в штате.

Кроме зарплаты придется также платить налоги за сотрудника, страховые взносы, оборудовать рабочее место, оплачивать учетные программы и т.д.

2. Проверять качество работы сотрудника придется самому.

Бухгалтеру в штате нужен руководитель. Некоторым бухгалтерам нужно напоминать про сроки сдачи отчетности. Плюс аутсорсинга в том, что у бухгалтеров есть кураторы, и руководителю компании не нужно тратить время на контроль и проверку работы бухгалтера.

Безусловно, здесь мы говорим не об идеальном бухгалтере, который сам прекрасно знает что и когда нужно сделать, отправить, отчитаться, внести в систему и т.д.

Альтернативное решение — время от времени проводить экспресс-аудит бухгалтерии, чтобы убедиться, что учет ведется корректно, все отчеты сданы, и у ФНС не будет к компании вопросов. Заодно можно найти возможности для оптимизации налогов.

3. Нет автоматизации бухгалтерских процессов.

Штатные бухгалтеры, как правило, вручную обрабатывают большой объем данных. Рутинный труд  может привести к ошибкам в учете — даже профессионалы не застрахованы от человеческого фактора.

Первая Экспертная Бухгалтерия, например, автоматизирует рутинные бухгалтерские операции, что позволяет выполнять стандартные задачи быстро и без ошибок. 

4. Сложнее адаптируется к изменениям в бизнесе и законах.

Бухгалтер может не справляться с поставленными задачами и допускать ошибки из-за того, что не имеет нужных компетенций. Некоторые бухгалтеры работают «по накатанной» и не отслеживает федеральные и региональные программы для бизнеса, льготы по налогам и субсидии.

Случай из практики:

В ходе экспресс-аудита эксперты ПЭБ увидели, что клиент не применяет льготу по страховым взносам. В 2023 году субъекты МСП могут применять пониженный  тариф взносов в размере 15% к той части выплат, которая превышает МРОТ — 16 242 рубля. Эксперты пересчитали клиенту налоги и сэкономили 206 тысяч рублей.

Однако это не всегда вина бухгалтера. Часто руководители хотят сэкономить на бухгалтерии, и «сваливают» на одного бухгалтера все задачи — и бухгалтерию, и оптимизацию, и кадры, и зарплату, и воинский учет. Важно помнить, что один сотрудник может не справляться с таким объемом работы, или вообще не знать, как применять то или иное обновление в законе. 

Опять же, нельзя приписывать этот недостаток всем штатным бухгалтерам. Есть профессионалы, которые постоянно повышают квалификацию, самостоятельно мониторят все изменения в законодательстве, ходят на вебинары и внедряют новшества в работу.

5. Проблема с передачей базы.

Такую проблему могут вызвать разные причины — попадаются ненадежные бухгалтеры, которые могут внезапно пропасть, «бросить» компанию, а базу забрать с собой. И даже самый надежный сотрудник может тяжело заболеть или умереть. Конечно, последние причины нельзя ставить в вину, но для компании это большой стресс. Бухгалтерия какое-то время не ведется, компания не сдает отчетность, из-за чего копятся штрафы за просрочку по отчетам, налоговая может заблокировать расчетный счет.

О том, что делать в такой ситуации, читайте в статье: Пропал бухгалтер: как восстановить учет.

Аутсорсинг бухгалтерии: что это и зачем

Передать бухгалтерию на аутсорсинг — значит отдать эти задачи сторонней компании. 

Вместо бухгалтера в штате ваш учет и отчетность будет вести другая фирма. В этой фирме работает много бухгалтеров, а еще обычно кадровики, юристы — они делятся на команды и работают, как правило, сразу с несколькими компаниями-клиентами. За счет того, что в аутсорсинге работает много специалистов с разнообразными компетенциями, они легко подстраиваются под запросы и могут взять на обслуживание как маленький магазин с оборотом до миллиона и парой сотрудников, так и крупный холдинг, занимающийся международной торговлей, с филиалами по всей России.

Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за предыдущие 1,5 года и возьмем ответственность за проверенный период, как будто учет вели мы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

В чем плюсы аутсорсинга

Дисклеймер: так работает не каждый аутсорсинг. Мы рассказываем, как работаем мы в Первой Экспертной Бухгалтерии.

1. Можно неплохо сэкономить.

Аутсорсинг бухгалтерии обходится бизнесу дешевле, чем собственный бухгалтер в штате. Например, тарифы в ПЭБ начинаются от 9990 рублей, в то время как средняя зарплата штатного бухгалтера — в диапазоне от 50 000 до 120 000 рублей, в зависимости от региона.

На этом экономия не заканчивается: 

• Аутсорсинг не болеет и не ходит в отпуск, а значит, вам не нужно платить больничные, отпускные, никаких страховых взносов. 

• На аутсорсе не нужно заботиться о рабочих местах бухгалтера, закупать оргтехнику и оплачивать учетные программы. 

• С клиентом в аутсорсинге работает команда экспертов — кадровики, специалисты по зарплате, юристы, налоговые консультанты, аудиторы, программисты 1С. А значит, по факту вы экономите не только на зарплате бухгалтера, а на зарплате примерно 7–8 сотрудников.

2. Аутсорсинг закрывает больше задач бизнеса, чем штатный бух.

Аутсорсинг позволяет малому и среднему бизнесу получить обслуживание на уровне крупных корпораций. Команда профильных специалистов может взять на себя и бухучет, и налоги, и кадры, и все вопросы с 1С. 

При этом команду клиенту подбирают с опытом работы в конкретной отрасли. В штате ПЭБ, например, более 150 экспертов, которые имеют опыт работы в самых разных сферах — от маркетплейсов до производства и ВЭД. Благодаря этому аутсорсинг более гибкий и легче адаптируется к изменениям в объемах услуг, масштабах и направлениях бизнеса.

Например: 

Компания занималась торговлей в офлайн-магазине и сотрудничала с российскими поставщиками. Руководитель решил наладить закупки у иностранных поставщиков и развивать дополнительный канал продаж — в онлайн. Для этого нужно адаптировать всю бухгалтерию под новые условия с учетом внешнеэкономической деятельности, а это довольно сложный участок работы. Если у бухгалтера не достаточно компетенцией, руководителю нужно будет либо в срочном порядке отправлять сотрудника на повышение квалификации, либо искать нового бухгалтера со знанием ВЭД. При этом труд такого профессионала — очень ценный ресурс, и стоит он дороже. Если же клиент сотрудничает с аутсорсинговой компанией, то настроить бухгалтерский учет в новых реалиях можно будет без промедления.

Кроме того, в аутсорсинге налажена прямая связь с ведомствами, поэтому они быстрее реагируют на изменения в законодательстве. Например, специалисты Первой Экспертной Бухгалтерии напрямую пообщались с военкоматами, уточнили спорные моменты, и теперь консультируют руководителей и бухгалтеров и помогают организовать воинский учет с нуля и избежать штрафов.

3. Не нужно тратить время на контроль.

Сотрудничая с аутсорсингом, вы делегируете определенный участок работы сторонней компании, и уже она отвечает за контроль — чтобы все отчеты сдавались в срок, задачи выполнялись качественно и претензий к работе у клиента не было. Для этого есть руководители отделов, кураторы групп и так далее. 

Соответственно, собственник бизнеса может сосредоточиться на своем деле и не отвлекаться на бухгалтерские и около бухгалтерские дела. Разве что в срок передавать первичку и ставить задачи через мессенджеры и приложения. 

4. Экономия на налогах включена в тарифы.

В команде аутсорсинговых компаний, как правило, есть опытные налоговые консультанты и аудиторы, которые помогут законно снизить налоговую нагрузку без рисков и претензий со стороны ФНС. Штатный бухгалтер не всегда обладает такой компетенцией.

Случай из практики:

Бухгалтер в штате привыкла работать под руководством директора, и  учет вела так «как ему нужно». Такая ситуация только на первый взгляд звучит хорошо. К чему это привело? 

В 2022 году компания открыла новый филиал, в связи с чем у нее были большие расходы — пять миллионов. Когда по итогам года нужно было декларировать убытки, бухгалтер предупредила директора, что если такие большие убытки задекларировать, то налоговая обязательно начнет проверку. Реакция руководителя вполне ожидаемая — значит, не нужно их декларировать. Вот только директор не учел, что компания работает на упрощенке «доходы минус расходы», и такое решение в будущем не позволит ему уменьшить налоговую базу.

Когда клиент пришел на обслуживание в ПЭБ, ему за полугодие пересчитали налоги, и оказалось, что компания должна заплатить миллион. Клиент такую сумму платить не хотел. Экспертам удалось подтвердить обоснованность убытков, и по факту подтверждения в налоговую направили корректировочную декларацию по УСН.

В результате того, что аудит выявил незадекларированные убытки, клиент сэкономил на налогах 1 млн рублей.

5. За ошибки аутсорсинг платит сам.

Крупные аутсорсинговые компании страхуют свою ответственность. Например, ответственность Первой Экспертной Бухгалтерии застрахована на 100 млн рублей. Если по вине нашего бухгалтера компания получит штраф, мы компенсируем его в течение 24 часов. При этом мы отвечаем за ваш учет не только за период обслуживания, но и за предыдущие полтора года, когда вы еще не были клиентом компании. 

Ответственность по информационной безопасности также зафиксирована в договоре — клиенту гарантирована защита данных и передача базы.

В чем подвох?

Иногда бизнес опасается передавать на аутсорсинг бухгалтерский учет по нескольким причинам:

1. Дешево — значит экономят на качестве.

Некоторые фирмы-аутсорсеры действительно могут экономить бюджет, чтобы привлекать клиентов низкими ценами. В итоге страдает безопасность данных, техподдержка работает плохо или вообще не работает, качество услуг низкое.

Случай из практики:

Недавно к нам на обслуживание перешли три новых клиента с одинаковой проблемой: в аутсорсинге, с которым они работали, потеряли данные за несколько дней.

Чтобы такого не происходило, важно убедиться, что компания-аутсорсер не экономит на 1С и безопасности данных. 

В ПЭБ 1С считается одной из ключевых услуг, и в команде, которая работает с клиентом, всегда есть программист 1С: он отвечает за работу учетной программы, перенос базы, безопасность данных. Кроме того, мы ускорили процесс обработки запросов — отвечаем в течение 15 минут, а задачи решаем в течение часа. Вы не столкнетесь с ситуацией, когда невозможно «достучаться» до техподдержки.

2. Формальный подход к работе.

Когда к нам приходят клиенты, которые до этого тоже обслуживались на аутсорсинге, но в другой компании, мы часто слышим жалобы на то, что бухгалтеры допускали ошибки в ведении учета, затягивали сроки исправления недочетов. 

Чтобы убедить такого клиента вновь довериться аутсорсингу, у нас существуют бесплатный аудит и месяц ведения бухгалтерии в подарок. Такой тест-драйв позволяет нам проявить себя как профессионалов и доказать, что не все аутсорсинги одинаковые.

3. Плохая обратная связь с клиентом.

Еще одна жалоба — на звонки клиентов отвечают только менеджеры колл-центра. А вот связаться напрямую с бухгалтером или другим специалистом невозможно. Из-за этого начинаются «глухие телефоны» и все вопросы решаются долго. 

Такой подход к общению с клиентом действительно может встречаться в аутсорсинге. А без личного общения между руководителем и бухгалтером нормально наладить работу бухгалтерии очень сложно. В ПЭБ есть прямой контакт между клиентом и бухгалтером. Пообщаться с экспертами можно любым удобным способом онлайн — с 5:00 и до 21:00 по московскому времени.

4. Передавать дела аутсорсингу долго, сложно, лучше работать «по старинке».

Это утверждение можно скорее отнести к мифам и классическим сопротивлениям клиентов. На деле передать бухгалтерию на аутсорсинг скорее даже проще и быстрее, чем передать дела от одного штатного бухгалтера другому — прибавьте сюда поиск нового сотрудника, собеседования, работу по увольнению и трудоустройству, испытательный срок, получится довольно большой объем работы, которую придется проделать на стороне компании.

В аутсорсинге заботы по передаче дел берут на себя. Например, в ПЭБ это устроено так: 

1. Мы согласовываем с клиентом условия договора и подписываем соглашение NDA.

2. Оформляем машиночитаемую доверенность и подключаем 1С-Отчетность, чтобы в срок сдавать отчеты и вовремя реагировать на запросы из налоговой.

3. Помогаем разобраться с передачей базы и ЭЦП.

4. Эксперты проверяют учет за последние полтора года, исправляют ошибки и формируют заключение и подробный отчет о результатах аудита. 

5. Запускаем работу: создаем рабочий чат, знакомим клиента с руководителем отдела, главбухом, кадровиком, первичником, специалистом по зарплате, программистом, формируем регламент работы. Команда аутсорсинга принимает на обслуживание бухгалтерию клиента за 24 часа и налаживают удобный и понятный учет. 

Как сделать правильный выбор

Первый шаг при выборе между бухгалтером в штат и аутсорсингом — это оценка конкретных потребностей вашего бизнеса. Принимайте решение на основании нескольких ключевых факторов:

• Масштаб текущей деятельности — какие объемы бухгалтерских операций вам требуются. Если у вас небольшой бизнес, аутсорсинг станет более выгодным решением.

• Специфика бизнеса — оцените, насколько сложна бухгалтерия в вашей отрасли. Например, учет в строительной организации имеет особенности, которые может лучше понимать аутсорсинговая компания с ее богатым опытом в данной области.

• Бюджет — какие финансовые ресурсы вы можете выделить на бухгалтерию. Подсчитайте затраты на штатного бухгалтера и сравните их с расходами на аутсорсинг.

• Личные пожелания — какой стиль руководства для вас комфортен. Если вы не сможете спокойно уйти из офиса, пока бухгалтер не возьмет вас за руку и не заверит, что никаких проблем с учетом нет, и налоговая точно не собирается к вам с визитом, скорее всего, штатный бухгалтер вам подойдет лучше. Хотя с некоторыми аутсорсингами можно договориться и о таких вечерних созвонах с бухгалетром.

Если выбор пал на аутсорсинг — доверьте бухгалтерию профессионалам. 

Первая Экспертная Бухгалтерия — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, составление отчетности, ведение 1С, расчет заработной платы, а также юридическую поддержку. Делегирование позволит сэкономить до 40 млн рублей в год на бухгалтере, налогах, штрафах, программисте и 1С — в зависимости от масштаба вашего бизнеса. 

Проверьте нас в деле

Каждому новому клиенту дарим месяц бесплатного обслуживания

Получить

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KHQxp