Как оформить работу с удаленными сотрудниками

С начала пандемии в 2020 году часть компаний ушла на удаленный формат работы. Кто-то вернулся в офис после карантина, но часть бизнеса осталась на удаленке. Сейчас многие сотрудники компаний находятся в других городах, иногда — других странах.

Вместе с Эдиславой Красных, экспертом участка зарплаты и кадры в Первой Экспертной Бухгалтерии, подготовили четкую инструкцию на основе опыта работы с компаниями, в штате которых числятся удаленные сотрудники.

Как трудоустроить удаленного сотрудника

Если принимаете сотрудника с нуля

Существенные условия трудового договора и порядок оформления не сильно отличаются от договора с сотрудником, который планирует работать из офиса.

О том, как правильно выбрать тип трудового договора и составить его без ошибок — читайте здесь. 

Если новый сотрудник сразу устраивается на дистанционную работу, то он может не приезжать в офис для трудоустройства. Все собеседования можно провести онлайн, а трудовой договор заключить, обменявшись электронными документами, например, по почте. При этом подписывать документы, в том числе ТД, обе стороны должны усиленными квалифицированными электронными подписями.

При дистанционном оформлении вы можете запросить у сотрудника нотариально заверенные копии документов, которые предусмотрены ст. 65 ТК: паспорт, СНИЛС, военный билет и т.д. 

Остальные сведения, которые понадобятся для трудоустройства и при дальнейшей работе, можно также прислать в электронном виде. Например, документы, с которыми работник должен ознакомиться под подпись: приказы, требования, другие локальные нормативные акты. 

Если вы заключили ТД дистанционно, в течение трех календарных дней отправьте подписанный экземпляр сотруднику по почте заказным письмом (ст. 312.2 ТК).

Если переводите уже оформленного сотрудника на удаленку

Важно! Перевести сотрудника на удаленную работу можно только по обоюдному согласию сотрудника и работника.

Вы можете оформить как временный перевод на дистанционку, так и постоянный. В обоих вариантах вам нужно издать приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу и составить дополнительное соглашение к ТД. В первом случае укажите срок действия соглашения, он не может быть больше полугода. Во втором случае соглашение будет бессрочным.

Поскольку действующий сотрудник пока что находится в офисе, все документы вы можете подписать с ним лично на бумаге. В дальнейшем, когда сотрудник перейдет на удаленку, обмен документами уже будет приходить в электронном виде, о котором мы писали выше.

В каких случаях лучше заключить договор ГПХ

Если вам нужен человек на конкретную разовую задачу, ограниченную по времени, вы можете заключить с ним договор гражданско-правового характера. С таким подрядчиком вы сможете сотрудничать время от времени, при этом не принимая его в штат и не заключая с ним трудовой договор. Например, вы можете нанять таким образом бухгалтера, который будет раз в неделю собирать первичку и проверять отчетность, а в конце отчетного периода готовить отчеты для сдачи. 

Договор ГПХ можно заключить с самозанятым, ИП или обычным физлицом. Разница будет в налогах, которые обязан платить работодатель: за самозанятых и ИП не нужно платить взносы и НДФЛ, а за физлицо — придется.

Если же вам нужен сотрудник, который будет на связи в определенное время, на постоянную должность, с перечнем трудовых обязанностей, рекомендуем все таки не рисковать и заключить трудовой договор. Иначе вы рискуете попасть на переквалификацию и доначисления. Плюс за подмену трудовых отношений компании грозят штрафы (ч. 4 ст. 5.27 КоАП):

• для ИП и малого бизнеса — от 5000 до 10 000 рублей;

• для среднего и крупного бизнеса— от 50 000 до 100 000 рублей. 

Чтобы лучше представлять разницу между договором ГПХ с самозанятым и с физлицом, а также когда лучше выбрать трудовой, смотрите нашу таблицу:

Какие обязанности у руководителя перед удаленным сотрудником

Обязанности практически те же, что и перед офисными сотрудниками.

1. Платить зарплату.

Платить нужно:

• не ниже МРОТ, в том числе регионе, где находится сотрудник;

• одинаковую зарплату с офисными сотрудниками (ст. 312.5 ТК). Если в компании работает, например, два сотрудника на одинаковой должности, с одинаковой квалификацией, то и зарплаты у них должны быть одинаковыми, неважно, что один работает из офиса в Москве, а другой — удаленно из Воронежа или на Бали. Речь идет о стандартных выплатах, но они могут варьироваться в зависимости от региональных надбавок.

И если вы решили перевести действующего сотрудника на удаленку, это тоже не повод снижать зарплату.

Из письма Минтруда от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710: «Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений».

Если вы решите снизить зарплату сотруднику, за то что он работает на удаленке, компании грозят штрафы (ч. 6 чт. 5.27 КоАП):

• для ИП и малого бизнеса — 1000 до 5000 рублей;

• для среднего и крупного бизнеса — от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель должен выплачивать больничные, отпускные, декретные — также, как и офисному сотруднику. Больничный сотрудник получает в электронном виде, работодатель получает его в личном кабинете Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС или специальный сервис ЭДО. Важно, чтобы работодатель был там зарегистрирован.

2. Обеспечить оборудованием для работы.

Особенности организации труда дистанционных работников прописаны в ст. 312.6 ТК.

Конкретного перечня, что нужно предоставить сотруднику для работы, в законе нет. Как правило, это какое-то профессиональное оборудование, техника, программы. Например, для работы бухгалтера нужен компьютер, монитор, гарнитура, рабочее место бухгалтера в 1С, подписка на бухгалтерские базы знаний, ЭДО.

Работник может воспользоваться собственным компьютером и сам купить подписку на базу знаний, например, КонсультантПлюс, при этом работодатель обязан компенсировать эти расходы.

Облагать компенсацию НДФЛ не нужно, т.к. она не является доходом. При этом если вы хотите списать эти затраты в расходы, то удаленный сотрудник должен предоставить документы, которые подтверждают суммы затрат и то, что они связаны с производственной необходимостью.

Важно! Если вы заключили с удаленщиком договор ГПХ, то обеспечивать исполнителя оборудованием вы не обязаны. 

3. Обеспечить безопасность условий труда.

Обязанностей у руководителя по охране труда перед удаленными сотрудниками существенно меньше по сравнению с общими требованиями (ст. 312.3 ТК):

• Ознакомить с требованиями в области охраны труда;

• Провести инструктаж по работе с оборудованием, предоставленным руководителем. Если сотрудник пользуется своим оборудованием, инструктаж не нужен;

• Платить за него страховые взносы. В случае страхового несчастного случая СФР выплатит работнику компенсацию;

• Проводить расследование и учет несчастных случаев;

• Расследовать профзаболевания. Если по итогам расследования будет доказано, что сотрудник получил диагноз по вине работодателя, он получит компенсацию из СФР.

Остальные обязанности по охране труда на удаленщиков не распространяются. Например, не нужно проводить оценку рабочего места, организовывать медосмотры.

Сомневаетесь, что верно оформили удаленных сотрудников?

Защитим ваш бизнес от претензий сотрудников, налоговых рисков, штрафов, проверок и спорных ситуаций

Оставьте контакты, и мы проконсультируем вас бесплатно

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Как контролировать удаленщиков?

Удаленный сотрудник может сам устанавливать график работы, если иного не прописано в договоре (ст. 312.4 ТК). А рабочий график для специалистов на ГПХ работодатель не может определять по закону. 

Такой формат работы хорошо подойдет в случае, если компании важен и нужен именно конечный результат работы: дизайн лендинга, в срок сданный отчет, написанная статья и т.д. При этом вы можете определить контрольные точки и проверять по ним готовность на определенном этапе.

Однако если вам важно, чтобы удаленный сотрудник был на связи в рабочее время, лучше при трудоустройстве прописать в ТД график работы и каналы для связи — подробнее об этих пунктах мы писали выше в главе, посвященной оформлению.

Контролировать удаленных сотрудников можно с помощью специальных сервисов для планирования и управления задачами, такими как Битрикс 24, Trello, Asana. Выбор зависит от масштаба компании и специфики бизнес-задач.

Особенности работы с сотрудниками, которые проживают за границей

Какой договор заключать: трудовой или ГПХ?

На практике работодатели заключают с удаленными сотрудниками, работающим за границей, как договоры ГПХ, так и трудовые договоры.

Вариант 1. Трудовой договор

Если сотрудники уже числились в штате и приняли решение уехать за границу на время, то необходимо заключить с ними допсоглашение и составить приказ о том, что сотрудник переводится на дистанционную работу. В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо указать все изменения, связанные с переходом на удаленку: режим работы, каналы связи и т.д.

При этом временная удаленка может быть сроком не больше полугода. Если вы оформили сотруднику временное допсоглашение, то по истечение этого срока необходимо составить новый документ. 

Вариант 2. Договор ГПХ

Если действующий сотрудник переезжает за рубеж, вы можете предложить ему расторгнуть трудовой договор и заключить договор ГПХ. Этот вариант безопаснее и выгоднее для работодателя, однако работник может не согласиться на увольнение.

Однако и работодатель не обязан соглашаться на переход сотрудника на дистанционную работу. И если сотрудник откажется писать заявление об увольнении и все же уедет в другую страну, он перестанет посещать офис, и его можно будет уволить за прогулы и неисполнение должностных обязанностей.

Как считать НДФЛ и взносы?

При расчете НДФЛ стоит ориентироваться на следующие факторы:

• Место работы по договору. Если в договоре указано, что место работы сотрудника находится за границей, то выплаты сотруднику считаются доходами от источников за пределами РФ. В таком случае работодатель не платит НДФЛ.

• Является ли сотрудник налоговым резидентом РФ. 

Как считать НДФЛ — в таблице:

При расчете страховых взносов ориентируйтесь на следующие факторы:

• Гражданство сотрудника. Если сотрудник — гражданин РФ или имеет двойное гражданство, то работодатель должен начислять все страховые взносы, которые предусмотрены законодательством РФ. Если же сотрудник — иностранный гражданин, то работодатель должен начислять за него только взносы на травматизм.

• Вид договора. Смотрите таблицу выше.

Пример расчета НДФЛ и страховых взносов

В российской издательстве «Макулатура» работают два удаленных сотрудника — графический дизайнер Леша и ИТ-специалист Костя. 

С 1 марта 2023 года оба сотрудника уехали в Грузию, при этом Леша оставил российское гражданство, а Костя с 1 мая сменил гражданство на грузинское.

И с Лешей, и с Костей компания продолжила работать по ТД, оформив дополнительные соглашения и составив приказ. При этом место работы с 1 марта 2023 года сменилось на адреса на территории Грузии.

Сотрудники все это время проживают на территории Грузии, и планируют остаться там до конца 2023 года и дольше. В таком случае обязательства удерживать и платить НДФЛ с доходов с 1 марта 2023 нет ни у работодателя, ни у сотрудников. Поскольку Леша и Костя постоянно проживают за границей, они платят налоги в соответствии с законами иностранного государства. Как скоро наступят эти обязательства — зависит от страны.

После того, как Леша и Костя пробыли за границей более 183 дней и перестали считаться резидентами РФ (в сентябре 2023 года), работодатель должен пересчитать НДФЛ с доходов Леши и Кости за январь-февраль 2023 года. И с выплат за сентябрь-декабрь 2023 года он сможет вычесть разницу в НДФЛ за январь-февраль 2023 года, рассчитанному по ставками 13% и 30%.

Страховые взносы за Лешу нужно продолжать платить на общих основания, а взносы за Костю только за март и апрель 2023 года. С 1 мая 2023 за Костю нужно платить только взносы на травматизм.

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KTq7y