Первая часть вопросов о различных нюансах ведения воинского учета — в нашей предыдущей статье. Продолжаем!
Какие документы нужно запросить у сотрудников при организации воинского учета?
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
военный билет;
временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета;
дипломы об образовании;
отметка на 13 странице паспорта со штампом;
свидетельство о браке;
свидетельство о рождении детей;
Воинский учет ведется в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.
Если у сотрудника есть запись в паспорте о том, что он военнообязанный, но военного билета у него нет, нужно ли подавать сведения о нем в военкомат?
Нужно, поскольку есть отметка в паспорте. Сначала разберитесь, почему нет военного билета: потерял или вам не предоставил. Но если вы видите этот штамп, обязаны сообщить в военкомат.
В организации воинский учет велся не совсем качественно и было выявлено наличие сотрудников без военных билетов (приняты кто три, кто пять лет назад). Что делать? Нужно ли уведомить о них военкомат и если нужно, то какую информацию дать? Работники военные билеты приносить отказываются, поэтому нет возможности выявить, стоят они на учете или нет. Мер воздействия у работодателя на работника в данной ситуации нет.
Чтобы обезопасить себя от претензий и штрафов, работодатель должен выдать сотруднику, у которого нет военного билета, направление в военкомат. И взять с него подпись о том, что такое направление было выдано. Также работодатель должен сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в компании.
Если сотрудник не пойдет после этого в военкомат, это уже его ответственность как физлица. К работодателю в данном случае претензий быть не должно, так как он сделал все, что должен.
Работник не обязан представлять работодателю такие документы, как свидетельство о браке/разводе, рождении детей. Как в этом случае работодателю актуализировать данную информацию по военнообязанным сотрудникам и, тем более, предоставить ее своевременно в военкомат?
Можно порекомендовать руководителю замотивировать сотрудника предоставить такие сведения. Для этого стоит провести ликбез и довести до сотрудника сведения о воинском учете и, в частности, о его ответственности как физического лица, перед военкоматом.
Военнообязанные должны по закону уведомлять военкоматы об изменениях в сведениях, в том числе о вступлении в брак, разводе, рождении ребенка. За нарушение этого требования физлицу грозит штраф от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение.
В 2024 году между военкоматами и другими ведомствами будет налажено взаимодействие, и сведения о военнообязанных они смогут получать не только от руководителя, но и напрямую из ведомств, в том числе из ЗАГСа. Поэтому сотруднику выгоднее предоставить своему работодателю такие сведения, чтобы не получить штрафы.
Кроме того, в некоторых крупных компаниях при рождении ребенка сотруднику назначается материальная помощь. Это может послужить дополнительной мотивацией для сотрудника предоставить такие сведения работодателю.
Ставится ли в паспорте штамп о снятии с воинского учета по возрасту?
Нет, только в военном билете.
У сотрудника нет военного билета, но по возрасту должен быть снят с воинского учета — как это подтвердить?
Можно провести сверку с военкоматом или отправить сотрудника в военкомат для получения отметки о снятии с воинского учета.
Когда работодатель выдает сотруднику направление в военкомат, он должен взять с него подпись. Нужно завести какой-то журнал для этого?
Направление в военкомат оформляется на специальном бланке с корешком. После заполнения сведений о сотруднике вы выписываете ему направление, проставляете дату, подписи. Направление выдается на руки сотруднику, а в у вас остается корешок.
А если сотрудник не сообщил работодателю об изменениях, кто ответственный?
Если работодатель не провел ликбез и не проинформировал сотрудника о том, что ему необходимо сообщать об изменениях в сведениях, например, браке, разводе, рождении детей, то работодатель тоже может быть ответственным.
Если же работодатель проинформировал сотрудника и сможет это доказать, то только работник несет ответственность перед военкоматом как физлицо.
Нужно ли хранить оригиналы военных билетов сотрудников в организации или только копии?
Нет, Роскомнадзор не разрешает хранить оригиналы личных документов сотрудников.
У сотрудников берутся свидетельства о рождении детей — до 18 лет?
Да, и не только. Например, если ребенок учится на очной форме обучения в учебном заведении, он находится на иждивении и считается ребенком.
Что делать, если военнообязанный работник не хочет предоставлять военный билет?
Возьмите с него подпись, что военного билета у него нет. После этого выдайте ему направление в военкомат для постановки на учет и возьмите с него подпись, что он это направление получил. По этому сотруднику нужно сдать в военкомат приложение 10.
Читайте также: Что делать с сотрудником, который не хочет вставать на учет.
Какие документы нужно оформить при организации воинского учета?
Необходимо отправить в военкомат списки сотрудников, пребывающих в запасе и карточки граждан №10, подлежащих воинскому учету.
Кроме того, нужно заполнить карточку организации по форме 18, оформить приказ об организации ВУ и план по ведению ВУ на год. Все эти документы нужно согласовать в военкомате.
Если в вашем муниципальном образовании нет военкомата, документы нужно согласовать в местной администрации. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.
Читайте также: Воинский учет в организации: какие отчеты и когда сдавать.
Что такое карточка организации по форме 18 и как ее заполнить?
После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет.
Скачать образец заполнения карточки.
Как оформить в компании приказ об организации ВУ?
Пропишите в приказе ответственных за воинский учет и их заместителей. Количество ответственных зависит от численности организации.
Кто ведет воинский учет | При наличии на воинском учете |
1 работник, ведет ВУ по совместительству | менее 500 граждан |
1 работник, ВУ — основная обязанность | 500–2000 граждан |
2 работника, ВУ — основная обязанность | 2000–4000 граждан |
+ 1 работник к уже имеющимся | на каждые последующие 3000 граждан, состоящих на воинском учете |
Скачать образец заполнения приказа.
Что должен включать план по ведению воинского учета?
План будет включать перечень обязательных задач по поддержке воинского учета: от постановки на учет новых сотрудников и проверки их документов до оформления или аннулирования отсрочек. Перечень задач — в образце документа ниже.
Кроме того, пропишите в плане ответственного, который будет выполнять все необходимые задачи:
проверять документы воинского учета у поступающих на работу;
вести ВУ на предприятии;
оповещать сотрудников об их обязанностях по воинскому учету;
извещать военные комиссариаты о нарушения в ведении ВУ в организации;
отчитываться о ведении воинского учета перед военкоматами (по месту нахождения) или органами местного самоуправления;
поддерживать в актуальном состоянии информацию о воинском учете.
Скачать форму плана ведения воинского учета.
Скачать образец заполнения плана.
Как правильно оформить список сотрудников в запасе и карточки №10?
Укажите в списке все данные о сотруднике: ФИО, возраст, воинское звание, категорию запаса, место жительства и другие сведения. В карточке — те же данные и информация о приеме на работу и увольнении.
Скачать образец заполнения карточки.
Скачать образец заполнения списка.
Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета
Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами
Оставьте заявку, мы перезвоним
Приказ и план нужно составлять и утверждать каждый год?
Да. Приказ и план необходимо разрабатывать перед началом каждого календарного года и согласовывать их до 31.12 текущего года на следующий с вашим военкоматом.
Можно ли отправить документы на постановку на учет почтой?
Отправить по почте документы для постановки на учет можно, закон этого не запрещает. Однако важно понимать: когда вы ставите на учет свою организацию, план и приказ согласовываются с военным комиссариатом. Они забирают эти документы на несколько дней, проверяют их, военный комиссариат ставит свою печать, документы подписываются военкомом. И если вы отправляете эти документы почтой, есть риск, что ответное письмо военкомат не пришлет, и ваши документы просто потеряются.
Поэтому мы рекомендуем лично относить приказ и план в военкомат, чтобы у вас было письменное подтверждение, что ваша компания точно поставлена на учет.
Как военкомат общается с организацией, если у него нет ЭДО? На почту шлет запросы?
Да, запросы от военкоматов приходят компании на почту.
Нужно ли вставать на ВУ, если есть два сотрудника: одному 51 год, а другому 50 лет исполняется 29 октября, а другие вообще не военнообязанные?
Все организации должны стоять на воинском учете. Также необходимо уточнить звания сотрудников и проверить по таблице, находятся ли они в запасе.
Если гендиректор — единственный учредитель и между ООО и ГД не заключен трудовой договор, следует ли ООО вести ВУ?
Учредитель может быть гендиректором, только когда с ним заключен трудовой договор. Поэтому нужно заключить ТД, поставить компанию на ВУ и вести учет.
В какие сроки нужно ставить компанию на учет?
Как только открываете организацию. Конкретные сроки в нормативных документах не прописаны.
Сведения о новых сотрудниках предоставлять в военкомат по месту регистрации компании или по месту прописки сотрудников?
В пятидневный срок сообщаем в тот военкомат, где стоит на учете сотрудник.
Сообщать ли о совместителях? И нужно ли их указывать в форме 18? Ведь у них есть другое место работы, там подадут сведения.
Вы ведете ВУ по совместителям также, как и по другим сотрудникам, не важно, подает ли на них сведения другая компания. Соответственно, и в форме 18 таких сотрудников тоже нужно указывать.
Нужно ли вести воинский учет по сотрудникам на ГПХ?
Нет. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые официально не являются сотрудниками.
Если не вели ВУ, какие отчеты предоставить на сотрудников, которые уже давно работают?
Точно так же: карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации, по форме №10 и списки граждан, пребывающих в запасе.
За какой срок нужно подать данные по сотрудникам: за квартал, за год или за последние три года?
Нужно подать сведения сначала по текущим сотрудникам. Если военкомат запросит сведения по уволенным — подайте.
Если сотрудник зарегистрирован в одном городе, сам работает в другом городе. На ВУ он состоит по месту регистрации, но не по месту пребывания. В какой военный комиссариат направлять информацию о приеме сотрудника: по месту его пребывания, по месту его регистрации или по месту регистрации ООО?
Если гражданин выбывает с места регистрации на срок более трех месяцев, он обязан сняться с учета в своем военном комиссариате и встать на учет в комиссариате, соответствующем его временному пребыванию. В данном случае работодателю стоит уведомить сотрудника о его обязанности, а пока, поскольку самостоятельно работодатель перерегистрировать сотрудника не может, следует отправить сведения о приеме в тот военный комиссариат, где он зарегистрирован на данный момент.
Если сотрудник работает удаленно и живет в другом городе/регионе, как и куда подавать на него сведения?
Сведения о сотрудниках следует подавать в военкомат, к которому они прикреплены — по месту их жительства. Если сотрудник работает удаленно и проживает в другом городе или даже регионе, сведения в военкомат можно направить заказным письмом по почте.
Граждане, подлежащие воинскому учету, обязаны состоять на воинском учете по месту жительства. Например, сотрудник сменил место жительства в пределах одного региона, переехал в другой район, а остался на учете в прежнем военкомате. Что нужно делать организации в этом случае? Обязана ли организация проверять, соответствует ли военкомат адресу места жительства?
Да, военкомат должен соответствовать месту жительства военнообязанного. Регион — это растяжимое понятие, и не просто так существуют районные военкоматы. Когда сотрудник подает работодателю документы по воинскому учету, и работодатель видит, что актуальное место жительства не соответствует месту учета в военном комиссариате, он должен в первую очередь уведомить сотрудника о его ответственности как физлица.
Если физическое лицо выбывает с места регистрации на срок более трех месяцев, он обязан сняться с учета в своем военном комиссариате и встать на учет в комиссариате, соответствующем его фактическому пребыванию.
Пока военнообязанный находится на учете в военкомате по старому месту жительства, работодатель должен направлять туда сведения о сотруднике. Когда же сотрудник снимется с учета в прежнем военкомате и встанет на учет в новом, необходимо будет актуализировать о нем сведения и подать в новый военкомат список.
Подскажите, что делать, если сотрудник стоит в военкомате в области, а организация в городе?
В продолжение предыдущего вопроса. Если сотрудник работает удаленно, и его фактическое место жительство в области, то организация должна направлять сведения о нем в военкомат, в котором он зарегистрирован. Если же сотрудник переехал в город, сменил место жительства, то ему следует сняться с учета в старом военкомате и прикрепиться в новом по его фактическому месту жительства.
Если 500 сотрудников, и у многих военкоматы в разных городах, то как лучше подавать сведения в военкоматы — лично или все таки можно заказным письмом с уведомлением?
В ведении воинского учета очень много нюансов, поэтому с каждой ситуацией надо разбираться отдельно. Нужно понять, почему у сотрудников военкоматы в разных городах — они удаленно работают, или они там не снялись с учета и здесь не встали.
Подавать первичный пакет документов по постановке на учет самой организации желательно лично, а данные по сотрудникам можно отправить и по почте.
В какой военкомат подаются сведения о приеме-увольнении сотрудника: по месту учета организации или сотрудника?
По месту постановки сотрудника на воинский учет.
Как проверить, правильно ли ведется воинский учет в организации?
Проверьте, выполнены ли все пункты:
все ли сотрудники, кому необходимо, поставлены на воинский учет;
используете ли вы актуальные формы документов;
упорядочен ли документооборот: как хранятся документы, ведутся ли журналы, своевременно ли вносятся изменения и пр.;
указаны ли в карточках сотрудников полные и достоверные данные.
При необходимости можно провести сверку с военкоматом.
Скачать образец списка документов для сверки.
Фирма встала на учет в прошлом году в управе и военкомате. В прошлом году все сдали. Что нам надо сдавать и кому в этом году?
Каждая организация должна действовать согласно утвержденному и согласованному с ВК плану на текущий год, в котором прописаны все мероприятия по ВУ в организации со сроками. Перед началом каждого календарного года, необходимо составлять новый план и приказ на следующий год и согласовывать их до 31.12 текущего года с вашим военкоматом.
Приказ об организации воинского учета и функциональные обязанности нужно ежегодно согласовывать в военкомате?
Приказ об организации воинского учета и план нужно ежегодно согласовывать в военкомате. Функциональные обязанности ответственного входят в план, который подлежит согласованию. Если данные приказа не меняются, то его не обязательно каждый год заново согласовывать, при этом форму 18 до 15 ноября и план до 31 декабря обязательно подавать ежегодно.
Кто в компании несет ответственность за ведение ВУ?
Вести ВУ может кадровик, который согласился совмещать обязанности и подписал приказ. Однако ответственность за соблюдение сроков, полноту заполнения и правильность данных несет лично руководитель организации, вне зависимости от числа назначенных уполномоченных сотрудников.
В ООО вместо директора договор управления с ИП, такое ИП может быть ответственным за ведение ВУ, если он не сотрудник?
Управляющий ИП указан в выписке ЕГРЮЛ, подписывает кадровые документы и договоры от лица организации. Поэтому логично, что он может быть ответственным за ведение ВУ. Официальной информации по этому случаю нет — нужно уточнить в военкомате.
В микропредприятии работает 6 человек. Может ли взять на себя воинский учет гендиректор?
Может. Ему нужно издать приказ о назначении себя ответственным за ВУ.
Если приказом назначить ответственным за ВУ бухгалтера, нужно ли допсоглашение к трудовому договору и прописывать эти обязанности?
Обязательно, тем более, что ведение ВУ в должностную инструкцию бухгалтера не входит.
Если бухгалтерия и кадры у организации на аутсорсе, кто может вести воинский учет?
Если аутсорсинговая компания, у которой обслуживается организация, предоставляет услуги по воинскому учету, то можно просто доплатить и расширить перечень оказываемых услуг. Если же в конкретной аутсорсинговой компании нет услуг по организации и ведению ВУ, то вы можете самостоятельно решить — назначить себя, как руководителя, ответственным за ВУ и вести его самостоятельно, нанять в штат отдельного сотрудника для ведения ВУ или же выбрать аутсорсинг, который занимается ВУ.
Настроим воинский учет с нуля
Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8JvGYV
Начать дискуссию