Отчет ЕФС-1: правила заполнения и нюансы

Отчет ЕФС-1: кто и когда сдает

ЕФС-1 — это единый отчет для всех юрлиц и ИП, которые передают данные персучета и начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников в СФР. В 2023 году ЕФС-1 заменил отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.

В нем указывают:

• персонифицированные сведения по застрахованным лицам;

• сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на травматизм.

ЕФС-1 сдают все работодатели, даже если компания временно не ведет деятельность или в ней нет сотрудников.

Отчет состоит из двух разделов, каждый из которых включает подразделы. При этом у каждого из разделов и подразделов свои сроки сдачи. Например, сведения о страховом стаже надо сдать раз в год, а о взносах на травматизм — раз в квартал. 

Сроки и состав отчетности в 2024 году:

Сведения о трудовой деятельности сдают, только когда произошли какие-либо кадровые изменения. Срок сдачи зависят от событий, из-за которых появляется повод подавать эту часть отчета:

• прием на работу или увольнение — максимум на следующий рабочий день;

• подписание договора ГПХ, договора авторского заказа — максимум на следующий рабочий день;

• другое кадровое мероприятие, к примеру перевод или переход на электронную трудовую — до 25 числа следующего месяца.

Если в течение года застрахованный сотрудник подаст страхователю заявление о срочной пенсионной выплате, нужно подготовить и отправить сведения о стаже в течение трех рабочих дней (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Отчет сдают в электронном виде. Единственное исключение — если в компании работает менее 10 застрахованных лиц. В этом случае ЕФС-1 можно сдать на бумаге. 

Форма отчета и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 года № 245п.

Как заполнить отчет ЕФС-1 за полугодие

В отчет за полугодие, который нужно сдать до 25 июля, входит:

1. Титульный лист, Раздел 2 в составе Подразделов 2.1 и 2.3 — во всех случаях.

2. Подраздел 3 Раздела 1, если в полугодии 2024 года компания перечисляла дополнительные взносы на накопительную пенсию застрахованных физлиц или платила ДСВ в их пользу.

3. Подраздел 1 и Подраздел 1.1 Раздела 1, если в июне 2024 года по крайней мере у одного из сотрудников был:

   • перевод на другую постоянную работу, 

   • получение второй или последующей профессии или квалификации,

   • запрет занимать определенную должность или заниматься какой-то деятельностью, 

   • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки,

   • переименование работодателя.

Разберем подробнее, как нужно заполнять отчетность. 

Титульный лист

На титульном листе отразите информацию о компании. 

Укажите:

• регистрационный номер страхователя;

• полное или сокращенное наименование по уставным документам;

• ИНН и КПП, ОКВЭД, ОГРН или ОГРНИП страхователя;

• контакты для связи с исполнителем — номер телефона и адрес электронной почты;

• дату заполнения.

Блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» относится к правопреемникам реорганизованных юрлиц.

Подраздел 1

Подраздел заполняется только если в июне были кадровые события переводы, переименование, установления (присвоения), запреты занимать должность.

 Если это так, укажите информацию о застрахованном лице:

• ИНН;

• СНИЛС;

• ФИО;

• дату рождения.

Кроме того, надо написать код категории застрахованного лица и код страны, чьим гражданином является сотрудник. Для российских граждан ставим коды ГРФ — гражданин РФ — и код страны 643.

Подраздел 1.1

Подраздел заполняется в зависимости от кадровых событий. Ниже в статье мы привели примеры для разных случаев. 

Подраздел 3

Если в полугодии были перечислены ДСВ за застрахованных лиц, в Подразделе 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 перед таблицей укажите:

• номер и дату платежного поручения на перечисление ДСВ;

• дату исполнения платежки;

• период уплаты – год, за который перечислены ДСВ.

В таблицу внесите сведения о лицах, за которых были перечислены взносы, и их суммы:

• порядковый номер записи;

• ФИО;

• СНИЛС;

• сумму перечисленных компанией ДВС за это физлицо.

• сумму допвзносов, которую страхователь уплатил в отношении физлица за свой счет.

В строке «Всего» в графах 4 и 5 просуммируйте показатели по всем физлицам. После таблицы в строке «Общая сумма перечисленных средств составляет» внесите сумму по платежному поручению.

Раздел 2

В Разделе 2 укажите сведения о взносах на травматизм. 

В «шапочную» часть Подраздела 2.1 вносят:

• номер корректировки для исходной формы «000», для первой корректировки – «001», для второй — «002» и так далее;

• код отчетного периода из списка, приведенного здесь же. Так, для I квартала берется код «03»;

• отчетный год, в данном случае 2024;

• среднесписочную численность работников, в том числе застрахованных, инвалидов;

• литеру «Л» (ликвидация) в поле «Прекращение деятельности», если отчет подается по этой причине;

• значок «X» в поле «Льгота», если страхователь относится к льготным категориям.

Подраздел 2.1

Подраздел содержит большую таблицу, в которой производится расчет страховых взносов в целом по компании за периоды:

• с начала года – в графе 3;

• на конец предыдущего отчетного периода – в графе 4;

• за каждый из трех последних месяцев – в графах 5-7.

Подраздел 2.3

В этом подразделе в двух верхних строках указывают общую численность работников, на которых распространяется требование о прохождении медосмотров, и количество тех, кто их прошел.

В таблице отразите информацию по СОУТ:

• графа 3 – количество рабочих мест у страхователя, в принципе подлежащих спецоценке;

• графа 4 – количество рабочих мест, в отношении которых она проведена;

• графы 5-11– количество рабочих мест, отнесенных по результатам СОУТ к определенному классу / подклассу условий труда.

Получите бланки и образцы заполнения ЕФС-1

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить материалы

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Примеры заполнения ЕФС в связи с кадровыми изменениями

Разберем несколько примеров заполнения подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС. Напоминаем, что титульный лист страхователи заполняют в любом случае.

Пример 1. Принимаем нового сотрудника по трудовому договору

Организация ООО «Дельта» приняла на работу Петрову П.П. — на должность кассира в бухгалтерию. Кадровик оформил приказ о приеме на работу № 5-к от 20.01.2024. 

О приеме нужно отчитаться в СФР: сведения о трудовой деятельности необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после приказа. В нашем случае это 21 января 2024 года. Бухгалтер заполняет подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1.  

Чтобы заполнить сведения о трудовой деятельности, сначала заполните титульный лист и подраздел 1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Затем переходите к подразделу 1.1 первого раздела ЕФС-1. Укажите:

• дату приема на работу;

• наименование мероприятия — ПРИЕМ;

• работает ли компания в районах Крайнего Севера;

• трудовую функцию и ее код;

• основание для приема на работу — кадровый приказ и его реквизиты.

После этого подпишите отчет у руководителя. Если подаете бумажную форму, подпись ставится на первом листе. Если электронную — подпишите отчет ЕФС-1 усиленной КЭП директора. 

Затем передайте отчет в СФР. Соблюдайте установленные сроки. Отчитаться о приеме нового сотрудника нужно не позднее следующего рабочего дня.

Пример 2. Принимаете нового сотрудника по ГПХ

Генеральный директор ООО «Дельта» заключил договор гражданско-правового характера № 1-ДП от 25.01.2024 с Сергеевым С.С. По новым правилам, о заключении договора ГПХ нужно уведомить СФР — отправить сведения о трудовой деятельности на следующий рабочий день после даты договора. Бухгалтер подает отчет ЕФС-1 с нужными подразделами 26.01.2024.

Порядок заполнения титульного листа и подраздела 1 первого раздела единой формы аналогичен прошлой ситуации. Таблицу подраздела 1.1 заполняйте по-другому:

1. Укажите дату начала договора ГПХ.

2. Отразите сведения о начале договора ГПХ в таком формате — НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.

3. Трудовую функцию не заполняйте, но обязательно напишите код выполняемой функции.

4. Укажите основание — реквизиты гражданско-правового договора.

Подпишите отчет ЕФС-1 у руководителя и отправьте в СФР.

Пример 3. Увольнение основного сотрудника

Кассир Петрова П.П. проработала несколько месяцев в «Дельта» и решила уволиться по собственному желанию — по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК. Кадровик оформил приказ об увольнении № 95-к от 05.07.2024. 

По правилам, отчитаться в СФР о трудовой деятельности нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения. 6 и 7 июля 2024 года выпадают на субботу и воскресенье, поэтому отчет ЕФС-1 необходимо отправить 8 июля 2024 года. 

Порядок заполнения титульного листа и подраздела 1 раздела 1 отчета не меняются. Бухгалтер отражает регистрационные данные страхователя и персональную информацию о застрахованном лице. Подраздел 1.1 раздела 1 при увольнении заполняют по другим правилам. В таблице укажите:

• дату увольнения;

• сведения о кадровом событии — УВОЛЬНЕНИЕ;

• трудовую функцию и ее код;

• причину увольнения и код такой причины;

• основание — реквизиты приказа об увольнении. 

Подпишите у гендиректора и отправьте в СФР не позднее 8 июля 2023 года.

Как накажут за нарушения по ЕФС-1

Страхователей штрафуют за просрочку или несданные сведения, за ошибки в отчетах, за отправку информации в некорректной форме. Размеры штрафов для разных нарушений отличаются:

1. Просрочка или ошибки в отчетности о застрахованных лицах — 500 рублей за каждое застрахованное лицо с недостоверной информацией.

2. Просрочка или ошибки в отчетности по трудовой деятельности — от 300 до 500 рублей.

3. Просрочка или ошибки в отчетности по страховым взносам на травматизм — за каждый месяц просрочки в размере 5% от начислений за последние 3 месяца по отчету, но не больше 30% от этой суммы и не меньше 1 000 рублей. 

4. Подача в бумажной форме вместо электронной — 1 000 рублей.

Если страхователь подает корректировку в течение 5 дней после получения уведомления от СФР или сам обнаружит и исправит неточности, его освободят от взысканий.

Когда страхователь нарушает сроки отчетности или отправляет отчет с ошибками, фонд присылает ему требование об административном взыскании — в течение 20 дней. Если заплатить по требованию в течение 10 дней, страхователю сделают скидку 50%. То есть штраф будет в два раза меньше.

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KXeMi