Представляем три кейса о способах обнаружения кадровых «дыр», перечислим рекомендации по защите бизнеса и способы законной экономии на кадрах.
Кейс №1. Элементарный просчет
ИП на патенте открыл 30 точек продаж сотовой связи. При этом максимальное количество работников по закону для патентной системы — 15 человек, именно столько и записано в отчетности за последние три года. Людей в два раза меньше, чем салонов.
Как доказали обман. В каждой торговой точке установлен кассовый аппарат, куда при регистрации вносятся данные продавцов. Налоговики установили, что в 2021-23 гг. чеки пробивали от 29 до 30 сотрудников. Также проанализировали табели рабочего времени, где обнаружилось минимум шестеро нетрудоустроенных.
Следовательно, все это время неучтенным людям выплачивали зарплату «в конверте», а бюджет недополучил НДФЛ и страховые взносы.
Итог. Налоговая предложила исправить налоговую отчетность и доначислила налоги с учетом ограничений по системе налогообложения. Предприниматель закрыл ИП.
Комментарий: это не единичный случай: налоговая следит за числом трудоустроенных и регулярно направляет требования пояснить, почему трудоустроенных сотрудников нет вообще или их недостаточно исходя из характера бизнеса.
«Соскочить», просто закрыв ИП, не выход. ИП несет личную финансовую ответственность, и долг перед бюджетом придется выплатить.
Кейс №2. Призрачные мойщики
Клининговая компания заключила трудовой договор с генеральным директором, который по документам регулярно уходил в отпуск без сохранения заработной платы. А значит, компания не платила за него налоговые и страховые отчисления. Это был единственный сотрудник в организации.
Как доказали обман. Согласно заключенным договорам, компания обслуживает десятки объектов в месяц. Налоговики попросили штатное расписание, чтобы выяснить, кто именно помыл перечисленные объекты.
Итог. Проведена проверка, по итогам которой компании доначислили налоги, взносы и назначили штраф.
Комментарий: история сокрытия части персонала или, как описано в кейсе, всего персонала, типична для сферы услуг и клининга в частности. Но, чтобы вести клининговую деятельность, люди необходимы.
Штатное расписание с единственным сотрудником — генеральным директором, которому не нужно содержание, — «красный флаг» для госорганов, чтобы проанализировать компанию.
В нашей практике был курьезный случай, когда нетрудоустроенные сотрудники клининга пришли мыть помещение налоговой. Обман вскрылся моментально.
Кейс №3. Неуступчивый охранник
Охранное агентство располагало числом сотрудников, превышающим штатное расписание. Один из таких нетрудоустроенных работал на объекте в охранной будке. В какой-то момент его уволили, отказавшись заплатить за отработанные дни месяца. Отстаивать права после незаслуженного увольнения тот решил в трудовой инспекции.
Как доказали обман. В официальных документах об этом охраннике не было ни слова. Сотрудник госорганов отправился на объект с фото охранника, где факт его пребывания, а также что он работал именно от этого охранного агентства, подтвердили работники объекта.
Итог. Компания получила штрафы и доначисления от ФНС и ГИТ.
Комментарий: бизнес подвергся рискам из-за человеческой жадности — при полной выплате причитающегося бывший сотрудник и не подумал бы судиться.
Но рано или поздно такие случаи все равно попадут «на карандаш» налоговикам. Благодаря автоматическому сопоставлению налоговой отчетности и отчетности в СФР система становится прозрачнее с каждым годом. А в случае сомнений налоговики дозапрашивают штатное расписание и договоры. Нередко таких документов у компаний нет, и их оформляют в спешке и задним числом. Скорее всего — с ошибками.
Хотите защитить свой бизнес от претензий сотрудников и штрафов трудинспекции?
Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса
Оставьте контакты, мы вам перезвоним
Как снизить риски
Чтобы не привлекать внимание налоговиков и трудовых инспекторов к компании, необходимо легализовать характер отношений с исполнителями.
Возможны два варианта:
трудовые договоры;
договоры ГПХ, в том числе с ИП и самозанятыми.
Налоговая обращает внимание на такие ситуации:
договоров ГПХ больше, чем трудоустроенных сотрудников, а их тексты практически совпадают с трудовыми;
выплаты самозанятым фиксированные, совпадают с днем начисления авансов и зарплаты и превышают 20 тысяч рублей в месяц.
Если объяснения не удовлетворят налоговиков, они переквалифицируют договор ГПХ в трудовой — со всеми вытекающими последствиями в виде доначислений.
Комментарий: бизнесхак по выбору: оформить трудовые отношения или подрядные. Оцените характер работ и их длительность.
Если работы включают множество рутинных ежедневных операций, выполнять которые нужно постоянно и объем которых заранее неизвестен, рекомендуем заключить трудовой договор (например, секретарь). Если фронт работ и срок их выполнения можно определить четко, уместно заключить договор ГПХ (например, для мастера по установке офисных перегородок).
Также настоятельно рекомендуем не поддаваться панике в случае получения подобных требований и звонков из налоговой. Там «любят» грозить выездной проверкой. Обратитесь за консультацией к профессионалам, которые проанализируют ситуацию и помогут составить юридически грамотный ответ.
Как сэкономить на ФОТ в рамках закона
Проверьте, использует ли ваш бухгалтер все способы оптимизации расходов.
Так, работодатели могут рассчитывать на:
льготы — например, пониженные ставки по страховым взносам для объектов МСП;
Читайте также: Реестр субъектов малого и среднего предпринимательства: условия включения, льготы, критерии 2024.
субсидии до 75 тысяч рублей — за трудоустройство безработных, работников до 30 лет, ветеранов боевых действий и т.д.
Читайте также: Как получить субсидии при найме сотрудников.
Еще одна альтернатива найму — перевод часть функций бизнеса на аутсорсинг.
К примеру, мы — Первая Экспертная Бухгалтерия — можем полностью заменить отделы бухгалтерии и кадров. Также консультируем по юридическим вопросам и берем на себя сопровождение 1С.
Обращаясь в специализированные компании, вы:
концентрируетесь на основной деятельности;
используете экспертизу, ресурсы и IT-инфраструктуру, которую не нужно содержать;
экономите на фонде оплаты труда, рабочих местах, лицензиях ПО;
защищаете бизнес от человеческого фактора: больничные, отпуска, увольнения отдельных сотрудников бьют по процессам — смена специалистов аутсорсинга происходит без ощутимых последствий для компании;
получаете финансовые гарантии правильности выполнения работы, а также дополнительную защиту данных от утечек: договоры между юридическими лицами более сильные, чем между юридическими и физическими лицами.
На обслуживание в специализированные компании можно передать функционал и других отделов. Например, продвижение в интернете, подбор персонала, логистику и склад.
Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника
Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KQAfc
Начать дискуссию