Кто и когда виноват: разделяем ответственность руководителя и бухгалтера

В каких случаях ответственность за ошибки в бухучете, штрафы и пени лежит на бухгалтере, а когда — на руководителе компании? Разбираемся, и объясняем, какую ответственность несет главных бухгалтер в штате и аутсорсинговая компания.

Ответственность руководителя

По умолчанию, всю ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель компании (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ, п. 6 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н).

С точки зрения закона, руководитель отвечает за бухгалтерский учет, ведение документооборота, начисление налогов, проведение инвентаризаций, расчеты с контрагентами и многое другое.

Именно он оплачивает штрафы, в том числе:

до 300 000 рублей — за зарплаты «в конверте», без налогов и страховых взносов;
до 500 000 рублей — за нелицензионный 1С и другое ПО с высокой стоимостью.

Он же понесет уголовную ответственность за более тяжелые нарушения. Например, за уклонение от уплаты налогов на суммы от 45 млн рублей предусмотрена уголовная ответственность до 6 лет лишения свободы.

Однако руководитель не обязан лично вести учет. Главная его задача — организовать процессы. Если он введет в штат должность бухгалтера и пропишет в договоре обязанности и ответственность сотрудника, то разделит с ним риски.

Более того, руководитель обязан это сделать: лично вести бухучет генеральный директор может только в том случае, если компания использует упрощенный учет или относится к МСП. В остальных случаях обязательно нужно привлекать профессионалов.

Ответственность бухгалтера за ошибки ограничена законом и заключенным договором. Если договора нет или ответственность в нем не указана — она остается на директоре.

Нет времени отслеживать изменения в законодательстве?

Возьмем на себя бухглатерский, налоговый и кадровый учет, вовремя внесем все правки в документы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Ответственность бухгалтера в штате

Бухгалтер несет ответственность:

перед компанией — дисциплинарную и материальную;
перед государством — административную и уголовную;
перед и компанией, и государством — субсидиарную.

Дисциплинарную ответственность бухгалтер несет так же, как и другие сотрудники компании, и она регулируется ТК. Если он нарушит свои обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции, то может получить замечание, выговор или увольнение.

Например, можно объявить выговор бухгалтеру за опоздание с отчетностью, ошибки в бухучете, невнимательность при работе с документами, хамство коллегам или контрагентам.

Если по вине бухгалтера компания понесла большие убытки — это причина для увольнения:

«Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в связи с принятием необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации» (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК).

Материальная ответственность — это возмещение материального ущерба от действий сотрудника. Она может быть как полной, в рамках всей суммы, так и частичной — не больше среднемесячного заработка.

Частичную ответственность бухгалтер несет всегда, как и любой другой сотрудник, если его вина доказана. Полную — только если это прописано в договоре о материальной ответственности.

Если не заключить договор, основная часть штрафов останется на компании и ее руководителе. Стандартные штрафы не очень велики:

до 10 000 рублей — за грубые ошибки в бухучете;
до 20 000 рублей — за нарушение сроков сдачи отчетности.

Однако за уклонение от уплаты налогов они штрафы гораздо выше и зависят от суммы налога:

до 40% от недоплаченной суммы налога на прибыль;
до 40% от суммы платежа по УСН;
до 40% от суммы платежей НДФЛ.

О том, как составлять договор, у нас есть отдельная статья. Читайте также: Ущерб от работника более чем на 3000000₽, но он не согласен с увольнением: что делать.

Напомним, что при заключении договора о полной материальной ответственности очень важно, чтобы должность ответственного сотрудника в штатном расписании была в списке из перечня в постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85.

Если сотрудник фактически работает бухгалтером, но в штатном расписании числится, например, менеджером по финансовому управлению, заключить с ним договор о материальной ответственности нельзя.

Административная ответственность грозит бухгалтеру за ошибки при ведении бухучета и начислении налогов. В некоторых случаях бухгалтера могут дисквалифицировать, и тогда с ним придется расторгнуть трудовой договор.

Уголовная ответственность наступает, если нарушения очень велики. В частности, бухгалтеру она грозит за уклонение организации от уплаты налогов на суммы свыше 6 млн рублей или по 2 млн три года подряд (ст. 199 УК).

Если ошибки бухгалтера произойдут по прямому письменному распоряжению руководителя, отвечать за них будет не бухгалтер (п. 8 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Однако устные распоряжения директора или его подпись на платежном поручении, скорее всего, суд не примет во внимание. С точки зрения закона, в этом случае бухгалтер знал о нарушении и помог его совершить (постановление от 28.05.2018 по делу № 1-218/2018).

Субсидиарная ответственность — это ответственность за долги компании после банкротства. Как правило, главный бухгалтер делит ее с генеральным директором.

Ответственность аутсорсинговой компании

Бухгалтер на аутсорсинге точно так же несет ответственность за качество своей работы — как перед заказчиком, так и перед государством. Однако аутсорсинговая компания заключает договор на оказание услуг, а значит, с ней легче разделить ответственность за риски и обеспечить свои гарантии.

Дисциплинарную ответственность бухгалтер на аутсорсинге несет перед своим работодателем — аутсорсинговой компанией. Заказчик не может вынести ему выговор — зато может разорвать договор с компанией и оставить негативный отзыв, и внешние исполнители это понимают. Кроме того, в некоторых аутсорсинговых компаниях действуют системы штрафов.

Материальная ответственность аутсорсинга регулируется не договором полной материальной ответственности, а условиями, прописанными в договоре оказания услуг.

Договор материальной ответственности сотрудник может не подписать, поскольку по закону не обязан этого делать. При этом, даже если заключить договор, выплаты бухгалтер может оспаривать в суде — и тот во многих случаях встает на сторону сотрудника, даже если он действительно совершил ошибки. Так, по апелляционному определению Московского городского суда от 14.12.2017 № 33-51403/2017, бухгалтер не несет материальной ответственности за несвоевременное представление отчетности, поскольку это не относится к прямому действительному ущербу для работодателя, которое возмещается работником.

В то же время, аутсорсинговая компания берет на себя риски заранее и прописывает в договоре свою ответственность, систему гарантий и компенсаций. Так, в Первой Экспертной Бухгалтерии предусмотрена компенсация на суммы до 10 000 000 рублей за штрафы, полученные по нашей вине. Мы выплачиваем ее в течение 24 часов.

Административную и уголовную ответственность должна нести не компания, а конкретный человек. В аутсорсинговой компании это будет ее руководитель. Поскольку он отвечает за все проекты в своей компании, то тщательно следит за качеством работы каждого бухгалтера.

Субсидиарная ответственность грозит в равной степени и штатному специалисту, и бухгалтеру, который ведет проект на аутсорсинге. Специалисты точно так же будут нести ответственность перед государством или контрагентами.