Как сформировать личное дело сотрудника без ошибок

Если у ИП или в ООО решили вести персональные дела сотрудников, это прописывают в локальных нормативных актах. Правила ведения кадровый специалист может разработать самостоятельно, но часто при формировании и ведении личных дел пользуются регламентом для государственных служащих. 

Кстати, ИП или ООО не обязаны формировать дела на всех работников ― можно делать это выборочно, например, для руководящего состава, заместителей, главных специалистов и материально ответственных лиц. 

Стоит учесть ряд правил при комплектации папки:

• Документы на каждого сотрудника собирают в индивидуальную папку. Она не должна содержать больше 250 листов и быть толще 4 сантиметров. Если документов больше ― следует создать новый том. Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.

• Постоянные и временные документы не смешивают. В деле могут содержаться копии и оригиналы бумаг, копии не требуют нотариального заверения. Несколько копий одного документа не хранят.

• Приложения хранят вместе с документами.

• Файлы и бумаги подшивают в хронологическом порядке.

Для удобства все документы при формировании дела можно разделить: 

• документы при устройстве на работу — дипломы, рекомендации с прошлого места работы, анкета;

• документы, которые добавляются в процессе работы ― соглашения, удостоверения о повышении квалификации, сведения о медкомиссиях, переводе, приказы и так далее;

• бумаги при увольнении ― заявление, копии приказов, акты о прогуле или объяснительные сотрудников.

Оригиналы приказов по личному составу не стоит хранить в личных делах — стоит завести отдельную папку. При формировании в дело допустимо положить копию.

Ряд документов не стоит оставлять в деле. В ФЗ-152 «О персональных данных» указали, что хранить личную информацию о работнике можно только при условии его письменного согласия, четкого обозначения целей обработки и хранения. Избыточными признают документы, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. 

Самое частое нарушение — подшить копию паспорта. Роскомнадзор может обвинить организацию, что она нарушает правила в сфере обработки персональных данных. При трудоустройстве кадровик должен проверить документ, записать данные в личную карточку, если ее решили вести, вернуть паспорт сотруднику. Позиция проверяющих: паспорт содержит персональные данные работника, избыточные в отношении цели (трудоустройство), для которой они обрабатываются.

Если очень хочется держать такие документы под рукой — можно попросить согласия сотрудника в письменном виде. Бланк согласия также следует подшить к личному делу, а копии документов приложить в отдельном конверте. Само согласие должно содержать и цели хранения таких копий.

Формировать личные дела надо в установленном порядке и без нарушений, иначе можно нарваться на штраф трудовой инспекции

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и устраним предлоги для штрафов и претензий

Оставьте контакты, мы вам перезвоним:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

В законе не определено, как корректно оформить дело, поэтому кадровый специалист должен применять правила из практики. Что нужно учесть:

• В каждом деле должна быть обложка или титульный лист — их формируют в соответствии с ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972. На титульном листе оставляют место для архивного штампа, указывают номер дела и тома, название компании, сведения о работнике, дату закрытия и открытия, количество листов и срок хранения. 

• Необходимо составить опись документов, которые хранятся в папке. Сразу следует внести те, которые работник предоставил при трудоустройстве, тогда проблем с обвинением в утере документов не будет. Опись составляют на компьютере или от руки. Если она включает несколько листов ― их нумеруют. При запросе копии описи от сотрудника ее следует предоставить в обязательном порядке. Свободные строчки в описи перечеркивают, когда работник увольняется.

• Следует правильно сформировать папку. Обложка должна быть цельнокартонной, так как архив не принимает файлы или пластиковые скоросшиватели. Оформлять личное дело, нумеровать страницы, делать опись документов, вносить корректировки, сдавать их в архив может только тот кадровый специалист, который назначен приказом руководителя компании. 

Скачать бланк описи документов

Скачать бланк титульного листа личного дела

Скачать бланк обложки личного дела

Если у вас большой штат или вы решили расширить бизнес в новом году — стоит позаботиться о кадровом учете. В Первой Экспертной Бухгалтерии помогут с приемом и увольнением сотрудников, подготовят и сдадут отчетность по заработной плате, оформят отпуск, больничный или перестановку в штате.

Порядок ведения личных дел предприниматель или компания закрепляет в локальных нормативных актах. Стандартно локальный нормативный акт должен включать такие этапы:

1. Регистрация. Указывают порядок формирования журнала учета личных дел.

2. Корректировка и исправление ошибок. Стоит прописать, что изменения вносят на основании соответствующих документов, а ошибки в делах правят, как в трудовых книжках. Сначала зачеркивают, а потом пишут правильные данные сверху, ставят дату и отметку на полях.

3. Хранение. Указывают, где и каким образом будет храниться папка, кто вправе получить к ней доступ.

4. Архивирование. Прописывают порядок передачи в архив. Например, через 12 месяцев и не позднее, чем через три года после закрытия дела, папку отправляют в архив организации, предварительно прошивают, пронумеровывают листы, составляют лист-заверитель и оформляют обложку.

Личные дела руководителей и работников хранят в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. 

Документы хранят в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. Личные дела сотрудников, которые уже уволились, закрывают и передают на хранение в архив.

Наш кадровый эксперт подчеркивает, что личную карточку Т2 с 2021 можно не вести, это не будет нарушением. Она перестала быть обязательным документом — приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Чтобы убедиться в правильном оформлении личных дел сотрудников, проводят ревизию, а по результатам проверки оформляют акты. Унифицированной формы акта в законе нет — можно составить его самостоятельно и закрепить в локальных документах компании. В качестве образца можно использовать акты, которые применяют государственные организации. Отметки о ревизии личных дел проставляют в дополнении к личному листку по учету кадров. 

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJPedvg