Когда можно вернуть товар
Чтобы запустить процесс возврата на законных условиях, надо опираться на положения Гражданского кодекса — подобрать под причину соответствующую статью:
Товар пришел не в полном объеме или нарушили условия об ассортименте, которые прописали в договоре поставки. Например, заказали 200 единиц продукции двух разных видов по 100 единиц, а пришло 200 штук одного вида. Статьи 466, 467, 468, 480 ГК.
Товар пришел без упаковки/тары или с некомплектом важных деталей. Например, качество продукции и сроки поставки соблюдены, но без упаковки или тары такой товар невозможно хранить на складе заказчика. Статья 482 ГК.
Не передали документы к товару — накладную или УПД. Продукцию невозможно оприходовать, а это может быть критичным, если, например, она скоропортящаяся. Статья 464 ГК.
Поступил товар ненадлежащего качества. Статья 475, 503 ГК.
Эксперт обращает внимание: если обнаружили брак и решили действовать на основе положений статьи 475 ГК, то можно выбрать из двух вариантов.
Первый — проанализировать брак и посчитать его несущественным. В этом случае можно потребовать от поставщика скидку или бесплатно устранить недостатки. Можно устранить недостатки самому, если договориться о компенсации со стороны поставщика. Обоснование — п. 1 ст. 475 ГК.
Второй — проанализировать брак и понять, что он существенный. В этом случае можно сразу отказаться от исполнения договора, вернуть брак и требовать назад оплату. Допустимое исключение такого сценария — продавец сразу поменял брак на качественные товары. Обоснование — п. 2 ст. 475 ГК.
Как оформить возврат товара по договору
Если отказаться от товара на законных основаниях, то договор купли-продажи надо расторгать. Покупатель может вернуть брак или недокомплект, даже если причины расторжения не были прописаны — такой порядок прописан в ГК. Но если условия возврата закреплены в тексте документа, то предприниматель не потратит много времени на споры с поставщиком, досудебное урегулирование или суд.
Как оформить возврат товара в рамках действующего договора поставки
Необходимо подготовить документы:
уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке;
соглашение о расторжении;
ТОРГ-12, если надо вернуть уже принятый товар;
акт о несоответствии качества товара, если он нужен — можно воспользоваться своей формой, закрепленной в ЛНА и договоре купли-продажи, или взять унифицированные ТОРГ-2, ТОРГ-3.
Поставщик при получении некачественного товара должен составить корректировочную счет-фактуру на возврат.
Как оформить возврат товара в рамках нового договора
Новый договор применяют, когда качество или комплектность товара устроило, но покупатель решил вернуть товар поставщику по другим причинам. Тогда лучше составить новый «обратный» договор, в котором покупатель становится поставщиком, а поставщик — покупателем.
Если заключать новый договор, то корректировочная счет-фактура не нужна. Если продавец, который стал поставщиком, платит НДС, то надо оформить счет-фактуру в обычном порядке.
В «Первой Экспертной Бухгалтерии» знают, как важно выстраивать учет с контрагентами, составлять договоры на поставку товара, работать с дебиторской задолженностью. Защитим вас от рисков и ошибок — возьмем документооборот на себя, предоставим поддержку юриста при составлении текста договора. Посмотрите условия наших тарифов, чтобы выбрать подходящий.
Поможем организовать складской учет и приведем в порядок документы
Проверим «первичку», выявим ошибки в документообороте и отчетности, поможем их исправить или возьмем все на себя
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами
Как оформить возврат товара до или после приемки
Вернуть товар можно до приемки, если при процедуре присутствует представитель поставщика, экспедитор или водитель-экспедитор. В этом случае приемщик со стороны покупателя вносит исправления в накладную в присутствии представителя другой стороны, водитель или экспедитор заверяют корректировки своей подписью и забирают один экземпляр документа. В течение пяти рабочих дней поставщик должен прислать новую счет-фактуру. Если есть НДС, то с поправкой на уменьшение.
В договоре следует прописать порядок приемки и проверки, срок, когда можно отправить претензии поставщику. Особенно важно сделать это, если заключается договор на поставку скоропортящегося сырья.
Если товар приняли, и теперь его надо вернуть «по браку» или недокомплекту, то придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о несоответствии качества или расхождении по количеству и разместить на своем складе до момента, когда можно будет подготовить претензию, а поставщик ее примет.
Если товар не только приняли, но и оприходовали, а брак обнаружился после, то в дополнение к акту несоответствия и претензии, стоит составить акт о выявлении некачественного товара в свободной форме.
Вернуть товар после оприходования — самый сложный вариант, поскольку поставщик может указать на факт приемки и хранения, предположить, что брак или недокомплект возник уже по вине покупателя.
Эксперт обращает внимание: к составлению акта о выявлении некачественного товара после оприходования стоит подойти ответственно, несмотря на то, что его можно составить в свободной форме. Чтобы иметь доказательную базу в суде, нужно сформировать комиссию по определению качества и выявлению недостатка товаров — включить в нее эксперта со стороны или обойтись своими силами, если в штате есть работники с должной квалификацией. Кроме того, в состав комиссии стоит включить представителя склада или службы приемки, юриста, бухгалтера. Для создания комиссии нужно издать приказ.
В акте можно прописать состав комиссии, ссылку на номер и дату приказа о ее создании, мероприятия, которые были проведены, чтобы определить качество товара, последующие действия или заключение комиссии: вернуть или отремонтировать товар за счет поставщика.
Как оформить возврат товара в 2025 году: основные документы
Составить акт ТОРГ-2, ТОРГ-3 или применить собственную форму, которая закреплена в договоре и ЛНА. Важно сделать его, если есть расхождения по количеству или качеству и составить в присутствии представителя поставщика.
Составить претензию о возврате товара. Можно составить в свободной форме, но в тексте обязательно прописать фактическое название, количество, ассортимент товара, выявленные недостатки, реквизиты договора поставки. Нелишним будет добавить ссылки на нормативные акты или заключение независимой экспертизы, сформулировать требование к поставщику.
Оформить накладную ТОРГ-12 в двух экземплярах после того, как поставщик одобрит возврат. Сделать пометку «Возврат товаров».
Как отразить НДС в декларации при возврате товара
В рамках возврата по старому договору надо подготовить корректировочный счет-фактуру вне зависимости от того, поставили товар на учет или нет. В декларации по НДС отразить сумму в зависимости от принятия к вычету:
Если НДС принимают к вычету по возвращаемому товару, то налог надо восстановить и отразить это в декларации:
В разделе 9 продублировать записи из книги продаж о корректировочной счет-фактуре на уменьшение или сведения о первичном документе.
В строке 080 раздела 3 показать сумму восстановленного НДС.
В строке 118 раздела 3 отразить сумму налога с учетом восстановленного НДС. Строка 118 — это сумма строк 010 — 042, 045 — 080 и 105 — 115 раздела 3.
Если НДС не принимают к вычету, то и возврат в декларации отражать не надо — вне зависимости приняли вы их на учет или нет.
Не получается вернуть товар поставщику: что делать
Поставщик может отказаться принимать товар обратно, если:
дефекты или недокомплект возникли по причине со стороны покупателя;
истек срок возврата, например, если товар скоропортящийся;
были ошибки в процедуре оформления первичных документов со стороны покупателя.
Поставщику в этом случае стоит проанализировать процесс приемки и текст договора поставки. Важно проверить гарантийные обязательства поставщика, ответственность сторон, пункт о порядке разрешения споров. Нелишним будет проверить еще раз условия возврата: причины, сроки, процедуру приемки. Возможно, что ошибки были допущены со стороны поставщика, а он просто пытается переложить ответственность, чтобы отказаться от некачественного товара.
Далее следует проверить учет: ТОРГ-2, ТОРГ-12, текст составленных актов и претензий. Если со стороны покупателя все хорошо, то ему следует собрать документацию, фото или видео приемки товара, переписку с поставщиком.
Сначала можно составить досудебную претензию или просто направить доказательства вины поставщика адресату. Если он и в этом случае отказывается проводить переговоры, принимать товар и возвращать деньги, то придется обращаться в суд.
Консультации и подготовка складских документов и договоров
Полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам складского документооборота и договоров с поставщиками
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJ4cbTE
Начать дискуссию