Почему топливные карты лучше, чем наличные или оплата картами банков

Когда дело касается оплаты топлива, выбор имеет значение не только для руководителей и водителей, но и для бухгалтеров. Наличные, банковские карты или топливные карты? У каждого способа свои плюсы и минусы, но именно топливные карты дают контроль и прозрачность, которые так необходимы при работе с авансовыми отчетами. Сегодня все больше организаций выбирают их, и мы расскажем, почему это оправданное решение.

Наличные расчеты

Наличные до сих пор остаются популярным способом оплаты, особенно для небольших компаний.

Плюсы:

Удобно для небольших разовых покупок.
Не нужно сложных систем и согласований.
Гибкость в выборе АЗС — доступно больше точек обслуживания.

Минусы:

Сложный контроль. Учет наличных расходов требует внимательности: квитанции могут потеряться, а реальные затраты сложно проверить.
Опасность ошибок и махинаций. Невозможно отследить, действительно ли потраченная сумма ушла на заправку.
Ограниченный функционал. С наличными вы не сможете, например, установить лимиты на расходы или получать оповещения о подозрительных операциях.
Необходимость собирать бумажные чеки — они могут потеряться или выцвести.
Нельзя вернуть НДС.
Оплатить топливо можно только на кассе — придется выходить из машины.

Вывод: наличные — это риск потерь, отсутствие контроля и дополнительная нагрузка на бухгалтерию.

Банковские карты

Банковские карты выглядят современным и удобным решением — особенно для тех, кто хочет отказаться от наличных. Но так ли все хорошо?

Плюсы:

Простой доступ к деньгам, можно использовать практически на любой АЗС.
Понятный и привычный инструмент для водителей.
Есть кэшбек и акции — можно поймать дополнительную выгоду.
Можно оплачивать топливо прямо из машины. Удобно, если на улице холодно.

Минусы:

Ограниченная прозрачность. Банковская карта фиксирует только сумму транзакции. Где, когда и на что потратили деньги — вопрос, который приходится разбирать вручную.
Невозможность возврата НДС. Компании теряют до 20% расходов из-за отсутствия полного комплекта бухгалтерских документов.
Нет гибкости. Нельзя установить ограничения на тип топлива, объемы или время заправки.
Нельзя предотвратить покупку лишнего. Например, вместо запланированного топлива вдруг могут появиться чеки за дорогой бензин или пачку шоколадок. Вернуть деньги и исправить ситуацию будет уже невозможно.

Вывод: банковские карты превосходят по удобству наличные, но не дают компаниям нужных инструментов для эффективного управления расходами.

Топливная карта Вездеход

Для юридических лиц и ИП

Топливные карты

Так что насчет топливных карт — специализированного инструмента, созданного именно для автопарков?

Плюсы:

Контроль за расходами. Топливная карта — это не просто средство оплаты, а целая система управления: устанавливайте лимиты в литрах, рублях или их комбинации. Например, дневной лимит на 100 литров и 6 000 рублей. А еще ограничивайте заправку на дорогих АЗС или в нерабочее время.
Прозрачность и отчетность. Водитель заправляется, а бухгалтерия сразу видит: какая АЗС, какой объем, какая сумма. Отчеты можно сформировать за любой период и выгрузить в удобном формате.
Возмещение НДС. Заправка с топливной картой позволяет вернуть 20% расходов — это серьезная экономия для компании.
Широкая сеть. Например, карты «Вездеход» от ППР работают на 18 000 АЗС по всей России, включая «Газпромнефть», «Лукойл», «Роснефть» и другие. Водителю не нужно искать определенную сеть: он заправляется там, где это удобно.
Безопасность и предупреждения. Карты защищены на уровне банковских технологий. Кроме того, система предупредит вас о подозрительных операциях, например:
- заправка в нерабочее время;
- превышение лимитов;
- попытка заправки дорогим топливом.

Вы сами можете настроить эти оповещения в Личном кабинете.

Гибкость для бизнеса. Даже если ваш водитель находится в самой удаленной части страны, он сможет оплатить топливо в мобильном приложении. А компания сможет воспользоваться отсрочкой платежа — это удобно, если пополнить баланс прямо сейчас возможности нет.
Овердрафт. С топливной картой вы получаете постоянный доступ к овердрафту — это помогает закрывать кассовые разрывы и своевременно оплачивать счета, особенно если клиенты работают в рассрочку. Для крупных компаний предусмотрена гибкая платежная система. Отсрочка бесплатна, без необходимости подключения кредитного модуля.
PPR PAY. Это мобильное приложение ППР, с помощью которого удобно оплачивать топливо прямо из машины — можно не стоять в очередях и не сильно волноваться, если вдруг забыли карту дома. Поддерживает больше 13 000 АЗС.

Минусы:

Необходимость настройки. Чтобы получить максимум от системы, потребуется немного времени на внедрение и обучение сотрудников.

Вывод: топливные карты — это современный инструмент, который позволяет экономить время, деньги и нервы.

Итог

Если вы отвечаете за отчетность и бюджет компании, контроль над расходами — ваша главная задача. Топливные карты обеспечивают прозрачность, избавляют от путаницы с авансовыми отчетами и помогают сохранить до 20% на топливе.

В ППР мы предлагаем не просто топливные карты, а комплексное решение для автопарков, которое помогает сделать учет и контроль затрат проще и эффективнее. Удобный Личный кабинет и мобильное приложение упрощают доступ к отчетности, а данные обо всех операциях будут под рукой в любой момент.

Мы всегда готовы ответить на вопросы и помочь выбрать лучшее решение для вашей компании — ППР на связи. Дайте знать, если хочется узнать что-то подробнее — и наконец решиться что-то менять.