Зачем учитывать расходы на топливо
Затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ) включают все, что необходимо для работы транспорта и оборудования: бензин, дизельное топливо, газ, масла и специализированные жидкости. Организация может определять собственные нормы расхода ГСМ, опираясь на специфику своего автопарка и рабочих процессов, или использовать нормативы, разработанные Министерством транспорта.
Продуманная система учета позволяет контролировать текущие расходы и выявлять возможные перерасходы — можно планировать бюджет с учетом реальных затрат. Кроме того, правильный учет поможет избежать разногласий с налоговыми органами и подтвердить обоснованность расходов.
Инвестиции в грамотный учет ГСМ — это шаг к большей прозрачности финансовых процессов и оптимизации ресурсов компании.
Какие документы нужны для учета ГСМ
Чаще всего для подтверждения расходов на топливо используются путевые листы. Они помогают учитывать работу транспорта и водителей, а также безопасно контролировать использование ГСМ.
Вот общие требования бухгалтерского учета:
Наименование документа.
Дата составления.
Название компании или ФИО предпринимателя.
Описание хозяйственной операции.
Количественная и стоимостная оценка.
Подписи ответственных лиц.
Специальные данные:
Информация о водителе.
Данные о транспортном средстве.
Сведения о перевозке.
Если вашей компании требуется более детализированный учет, можно добавить дополнительные реквизиты. Главное — утвердить собственный шаблон путевых листов и закрепить его в учетной политике компании. С марта 2023 года путевые листы допускается оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.
Как оплачивать топливо, чтобы упростить учет
Удобнее всего делать это с помощью топливных карт ППР. С ними можно контролировать расход ГСМ, а также удобно вести бухгалтерскую отчетность. Вот всего несколько преимуществ такого способа:
Контроль за расходами. Топливная карта — это не просто средство оплаты, а целая система управления: устанавливайте лимиты в литрах, рублях или их комбинации. Например, дневной лимит на 100 литров и 6 000 рублей. А еще ограничивайте заправку на дорогих АЗС или в нерабочее время
Прозрачность и отчетность. Водитель заправляется, а бухгалтерия сразу видит: какая АЗС, какой объем, какая сумма. Отчеты можно сформировать за любой период и выгрузить в удобном формате.
Возмещение НДС. Заправка с топливной картой позволяет вернуть 20% расходов — это серьезная экономия для компании.
Широкая сеть. Например, карты «Вездеход» от ППР работают на 18 000 АЗС по всей России, включая «Газпромнефть», «Лукойл», «Роснефть» и другие. Водителю не нужно искать определенную сеть: он заправляется там, где это удобно.
Безопасность и предупреждения. Карты защищены на уровне банковских технологий. Кроме того, система предупредит вас о подозрительных операциях, например:
заправка в нерабочее время;
превышение лимитов;
попытка заправки дорогим топливом.
Вы сами можете настроить эти оповещения в личном кабинете.
Журнал учета выдачи и приема топливных карт. Основная задача этого документа — контроль полученных водителями топливных карт. Так они не потеряются, будут закреплены за ответственными лицами, и так проще вести учета топлива — его нужно документально оформлять, чтобы потом возвращать часть НДС при подаче расходов в налоговую.
И это еще не все плюсы топливных карт ППР, но одно можем сказать точно: вести отчетность с ними гораздо проще — попробуйте, чтобы убедиться в этом самостоятельно.
Топливная карта Вездеход
Для юридических лиц и ИП
Реклама: ООО «Передовые Платежные Решения», ИНН: 7743036465, erid: LjN8KRwVE
Начать дискуссию