«Бумага» отступает. 5 причин перейти на ЭДО

Почему электронный документооборот надежнее и дешевле бумажной рутины.

Ежегодный объем электронного документооборота (ЭДО) в России уже превышает 300 млн документов, и эта цифра с каждым годом растет на десятки процентов, свидетельствуют данные РОСЭУ, ассоциации операторов систем электронных услуг. Доля классического бумажного документооборота все еще велика, но тренд на уход от «бумаги» очевиден.

Удобство сервисов по обмену электронными документами раньше всех осознали крупные компании. Многие из них настроили не только внешний ЭДО, для работы с внешними контрагентами, но и внутренний, для обмена данными между подразделениями. Сегодня очередь за малым бизнесом. Ситуаций, когда потребность в таком инструменте становится острой, все больше, а сталкиваться с ними приходится каждому предпринимателю. О типичных случаях рассказывают эксперты сервиса «Платформа ЭДО».

5 причин перейти на ЭДО:

1.     Появился крупный контрагент, работающий исключительно по ЭДО. Партнерство с таким контрагентом может возникнуть внезапно, но к нему нужно быть готовым. Почему? Простой экономический смысл – некоторые компании, полностью перешедшие на ЭДО, разрывают контракты с «бумажными» контрагентами, поскольку это дополнительная нагрузка на бизнес-процессы и бухгалтерию.

2.     Возникла срочность совершения сделки. Время – самый важный невосполнимый ресурс. Сделка может вовсе сорваться, если начнется затяжная история с оформлением. К примеру, поставщик везет скоропортящиеся продукты, и возиться с бумагами, чтобы их принять, попросту нет времени.

3.     Надоело платить штрафы за ошибки в документах, закладывать бюджет на непроизводительные расходы. Пресловутый «человеческий» фактор порой может быть фатальным для малого бизнеса. Неправильный расчет расходов-доходов гарантированно ведет к штрафу от ИФНС. В то время как доверие к программе (ЭДО), которая считает все автоматически, потенциально выше даже у налогового инспектора.

4.     Нервные клетки не восстанавливаются. Процедура отправки бумажных документов требует определенных действий, могут случиться форс-мажоры. Документ может потеряться в пути или на почте, намокнуть, сгореть, прийти в негодность, или просто долго добираться до адресата. Либо контрагент может оказаться не таким расторопным, как вы ожидали. В этом случае на вас ложится еще и бремя мотивации партнера, чтобы он оперативнее выполнил свои обязанности по отправке письма. С ЭДО «закрывашки» уходят мгновенно, повод переживать лишний раз просто отпадет.

5.     Арифметика экономии. Как сократить расходы с минимальным ущербом для бизнеса? В скорости и удобстве ЭДО можно не сомневаться, но давайте взглянем на реальную экономию. Цена за отправку письма почтой доходит до 50 рублей. Это в случае, если почтовое отделение близко, в противном случае – плюсуйте к этой сумме еще и расходы на транспорт. В случае с ЭДО отправка такого письма будет стоить меньше в 6-7 раз. А теперь посчитайте, сколько бумажных документов отправляет бухгалтерия через почту - увидите, какой может быть реальная экономия с электронным документооборотом.

 P.S. Отказ от бумаги и забота об экологии, бережном отношении к лесным ресурсам – личное дело каждого.

Как перейти на ЭДО?

Самый надежный способ понять, насколько система электронного документооборота может быть удобна и эффективна – подключиться к ней и попробовать поработать.

Сам процесс перехода на ЭДО не представляет сложностей – компания или ИП оформляет КЭП (электронную подпись), заключает договор со специализированным оператором и подключает его модуль к учетной системе. Либо, если вы уже подключены к системе «Платформа ОФД» – вам нужно просто подключить сервис в своем личном кабинете. Теперь можно обмениваться документами в электронном виде! ЭДО органично впишется в любую бизнес-структуру, где есть обмен документами. 

Хотите попробовать сервис ЭДО - отправьте заявку: