Что ЭДО такое. ФНС подготовила реформу системы документооборота

Главное из новой Концепции развития ЭДО, утвержденной правительственной комиссией по цифровому развитию

В конце декабря 2020 года на сайте Федеральной налоговой службы появилось сообщение об утверждении Концепции электронного документооборота (ЭДО) в хозяйственной деятельности. Она разработана ФНС совместно с заинтересованными органами власти и представителями бизнес-сообщества.

Немного ранее, в начале декабря, глава ФНС Даниил Егоров заявил в эфире программы «Налоги», что в 2021 году ведомство намерено приступить к разработке нормативных документов для создания единой системы электронного документооборота. И дал понять, что речь идет о фундаментальных преобразованиях.

Из опубликованного документа стало понятно, что концепцией предусмотрен комплексный подход к нормативно-правовому регулированию в области применения ЭДО, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости ЭДО в сфере хозяйственной деятельности.

В Концепции подчеркивается, что изменения могут затронуть все направления деятельности хозяйствующих субъектов, в том числе внутренние бизнес-процессы деятельности с обеспечением прослеживания выполненных процедур подписания электронных документов. То есть, подразумевается ведение в электронной форме внутренних документов организаций без обязательного дублирования на бумаге, сокращение числа документов, обязательных для хранения.

Важное уточнение: концепция не распространяется на регулирование в части обмена платежными документами, требования к обмену которыми устанавливает Центральный банк РФ.

Что это означает на практике

Прежде всего, будет расширен утвержденный форматов документов для ЭДО. Это:

1. Договоры с контрагентами и приравненные к ним документы, в том числе заказ-наряды, заявки на участие в торгах, оферты, акцепты.
2. Акты сверки взаимных расчетов
3. Транспортные и расходные накладные
4. Ценовые спецификации
5. Заказы и их подтверждения
6. Счета на оплату
7. Документы при возврате товара
8. КС-2 (форма акта о приемке выполненных работ в строительстве)
9. КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат)

В то же время ФНС отмечает, что большинство вышеуказанных документов нельзя привести к единому стандарту из-за неоднородности данных, которые в них содержатся. Для решения этой проблемы и автоматизации обработки документов будет создан единый многоуровневый (в соответствии с областями интереса и полномочиями) стандарт разработки, представления и публикации метаданных для описания различных элементов документа.

Кроме того, ведомство намерено усовершенствовать инструменты для работы с электронной подписью и электронными доверенностями, при этом сервисы по их проверке должны быть бесплатными.

Хранение документов

В концепции прописан порядок хранения электронных документов оператором ЭДО. Они должны будут обеспечить:

1. Хранение документов, подтверждающих полномочия лица (в момент подписания), подписавшего документ.
2. Хранение программного обеспечения для визуализации документов
3. Возможность предоставления документа из информационной системы оператора ЭДО или ТС в адрес третьей стороны.
4. Полную ответственность за хранение документа после его успешной передачи оператору ЭДО или ТС.
5. Передачу документов при ликвидации оператора ЭДО или ТС на хранение другим операторам.

Как обстоят дела с ЭДО сейчас

По данным ФНС, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП. В хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка миллиарда документов (точный объем посчитать на текущий момент невозможно). Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов по приблизительным оценкам ежегодно составляют 6 миллиардов человекочасов. Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.

Несмотря на то, что в последние годы наблюдался рост электронных счетов-фактур на уровне 30 процентов, на текущий момент их доля составляет всего 9 процентов.

Международный масштаб. ЭДО между странами

Концепция предполагает возможность взаимодействия между контрагентами, представляющими юрисдикции разных стран. Однако авторы признают, что на этом пути пока есть существенные препятствия.

1. Правовые. Наличие собственного регулирования иностранными юрисдикциями электронного документооборота, форм и форматов с различной степенью контроля и уровнем требований.
2. Технические. Наличие собственных алгоритмов криптографии в иностранных юрисдикциях, проверка электронной подписи при использовании которых невозможна технически, но допускается юридически.
3. Организационные. Отсутствие унифицированных подходов к формам, форматам, наборам данных, классификаторам информации на межгосударственном уровне.

Очевидно, будет проводиться работа по преодолению этих препятствий.

К чему придем в 2024 году

В случае успешного внедрения концепции, ее авторы ожидают, что к концу 2024 года:

В электронную форму будет переведено 95 процентов выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур. А также 70 процентов формируемых хозяйствующими субъектами транспортных и товарных накладных.

С 2022 года: увеличение общего количества электронных документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу в электронной форме, не менее, чем на 20 процентов в год

С 2023 года: снижение количества истребуемых бумажных документов в рамках мероприятий налогового контроля не менее, чем на 10 процентов в год.

Кроме того, реализация концепции даст:

• Сокращение затрат хозяйствующих субъектов на обработку и хранение бумажных документов по итогам внедрения электронного документооборота;
• Повышение прозрачности осуществляемых хозяйствующими субъектами сделок;
• Переход на использование информации и записи в информационной системе государственных органов вместо документов, представляемых хозяйствующими субъектами.

Иными словами, бизнесу приготовиться: в ближайшее время скорее всего будет принят комплекс нормативно-правовых документов, которые простимулируют активный переход компаний и предпринимателей на ЭДО.

ЭДО - это проще, чем вам кажется

Доступно, легко и интуитивно понятно

Подробнее