Пока многие ИП еще оценивают, стоит ли переходить на ЭДО, налоговая служба планомерно вводит новые правила, чтобы обеспечить тотальное внедрение электронного документооборота к 2024 году в рамках нацпроекта «Цифровая экономика». И в ряде случаев ЭДО уже обязателен. Но обо всем по порядку.
Пять «жестких» аргументов
На ЭДО переходить никто не заставляет, однако создаются условия, когда работа по старинке становится невыгодной, либо невозможной. Вот несколько аргументов той или иной степени жесткости в пользу цифровизации.
1.Работа с товарами, подлежащими маркировке, и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
2.Те, кто продает товары животного происхождения — мясо, птицу, рыбу и т.п., обязаны использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы. Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
3.Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения — разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, — но этот перечень совершенно точно будет расширяться.
Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте, которые, казалось бы, даже отчетность в ФНС не сдают (если работают в одиночку и без работников, конечно), — и те обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.
4.Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО. Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно ехать за документами прямиком в Москву.
А ведь для ИП созданы отличные условия для работы. Большая часть предпринимателей относится к малому бизнесу (СМП). Для СМП установлена обязательная доля закупок, пониженная «цена» победы, доступные банковские гарантии и т.д.
5.Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО внесут в Трудовой кодекс.
Конечно, не все ИП имеют большой штат сотрудников, но если у предпринимателя, например, сеть салонов красоты по нескольким регионам или сотрудники-надомники, удаленщики, то работа через ЭДО становится уже гораздо заманчивее — принять на работу, познакомить с изменением графика или согласовать отпуск будет делом не нескольких дней или даже недель, а нескольких часов.
Задайте вопрос по подключению специалистам Платформы ЭДО:
Что заставляет ИП держаться за бумажный документооборот?
Выдвигаются, как правило, два основных тезиса: а) надежнее и б) дешевле. Теперь по пунктам.
А) Это вряд ли. Бумажные документы рвутся, теряются, выцветают, сгорают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима — например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.
Б) Тезис о «дешевизне» весьма сомнителен. Точнее наоборот, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.
По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей. Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.
Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле «бумаги». Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.
Например, сервис ЭДО от компании «Платформа ОФД» будет стоить от 500 руб/год, включая при этом:
- консультацию и техподдержку 24/7;
- роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
- работу с электронной подписью любого УЦ;
- интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и многое другое.
Пять «мягких» аргументов
Жизнь показывает, что сомнения относительно нужности или ненужности ЭДО развеиваются, как только:
- срывается выгодный заказчик, который не желает иметь дело с «бумажным» ИП;
- сделку требуется закрыть срочно, например, если речь идет о нежном или скоропортящимся продукте;
- налоговики выставляют штрафы за ошибки в отчетности, которые возникли из-за отсутствия или неточностях в бумажных документах;
- подтверждающие документы требуется получить немедленно, а не по почте;
- в очередной раз дорожают курьерские услуги, почтовые отправления, маски, перчатки и т. п.
Это не считая того, что ЭДО помогает ускорить документооборот с регионами, минимизировать риски возникновения претензий от налоговых органов, вовремя получить документы для принятия расходов и многое другое.
В рамках Платформы ЭДО от компании «Платформа ОФД» можно обмениваться актами выполненных работ (оказанных услуг), УПД, накладными, счетами-фактурами, договорами и иными электронными документами — общепризнанными аналогами бумажных.
Как перейти на ЭДО?
Если сомневаетесь, сначала апробируйте сервис ЭДО бесплатно. Сервис «Платформа ЭДО» даст возможность оценить все плюсы онлайн-документооборота, здесь электронный документ — это полный аналог бумажного, за теми лишь исключениями, что:
- отправлять документы в налоговую станет быстрее и проще;
- потеря документов исключена;
- больше не потребуется тратиться на расходные материалы и сопутствующие услуги (курьеры, почта и т.п.);
- документы в полной безопасности, в любой момент можно изготовить бумажную версию;
Приступить к работе с ЭДО можно за считанные минуты: пользователю «Платформы ОФД» достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.
Даже если ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.
Платформа ЭДО
Просто. Надежно. Экономно
Начать дискуссию