Электронная подпись для бизнеса: как получить и где использовать в 2022 году

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись (ЭП) позволяет подписывать документы в электронном виде. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ существует 3 вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Отличаются виды степенью защиты, юридической значимостью и сферой применения.

Простая электронная подпись — это, чаще всего, код из SMS или сочетание логин/пароль, с помощью которых вы заходите на сайт, например, на портал госуслуг. Также простая электронная подпись применима для внутреннего документооборота (доступ к корпоративным документам) или при документообороте с физическими лицами.

Неквалифицированная электронная подпись — это зашифрованные символы, которые позволяют идентифицировать пользователя и отследить внесенные изменения в документ после подписания. Для того, чтобы неквалифицированная подпись имела юридическую значимость, необходимы договоренность сторон или указание в законодательстве. Такую подпись используют на сайте nalog.ru и для внутреннего документооборота.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — этот вид подписи используется в бизнесе, т. к. он обладает максимальной защитой и требует удостоверения ФСБ. КЭП приравнивается к рукописной подписи и имеет аналогичную юридическую значимость.

Как получить электронную подпись?

Простую электронную подпись отдельно получать не нужно: если это одноразовый пароль для входа на сайт, то он формируется при входе.

Неквалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющем центре, также она формируется в специальных сервисах и на порталах.

К примеру, она может создаваться в системе кадрового электронного документооборота.

Квалифицированная электронная подпись — о ней расскажем подробнее, т. к. чаще всего бизнес использует именно этот тип подписи.

Как получить КЭП руководителю или ИП в налоговой?

С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП могут бесплатно получить КЭП в ФНС. Сфера деятельности ИП и компаний может быть любой. Исключения составляют банки, операторы платежных систем, инвестиционные фонды и ломбарды. Такие организации получают электронную подпись в удостоверяющем центре Банка России. Служащие бюджетных организаций получают ЭП в Федеральном Казначействе.

Порядок действий для обычных ИП и руководителей компаний будет следующим:

1. Подать заявление на получение. Существует два способа:

в отделении ФНС на бумаге лично;
в электронном виде через официальный сайт ФНС.

2. Выбрать и купить носитель для электронной подписи.

3. Посетить лично отделение ФНС для идентификации личности. Надежнее будет посетить именно то отделение, в котором организация или ИП поставлены на учет.

Актуальный перечень налоговых, в которых можно получить электронную подпись можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Либо то же самое можно получить, обратившись к доверенным лицам УЦ ФНС. Сейчас их всего три: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» и Банк ВТБ (ПАО). Пока расширять этот список ФНС не намерена.

Документы, которые нужно иметь при себе:

паспорт;
СНИЛС;
носитель для электронной подписи (к нему нужно приложить сертификат соответствия).

Сертифицированные носители для КЭП Рутокен Lite от Платформы ОФД — не беспокойтесь за защиту вашей электронной подписи!
Также у наших партнеров вы можете приобрести Рутокен ЭЦП 2.0.

4. Приобрести средство криптографической защиты КриптоПРО: без него нельзя работать с электронной подписью. Если ранее была приобретена бессрочная лицензия, то можно продолжать пользоваться ей.

Услуга получение электронной подписи и сама подпись в налоговой бесплатные, необходимо будет только заплатить за носитель и средство криптозащиты.

Необходимо знать:

Электронная подпись в налоговой для руководителя или ИП выдается в одном экземпляре и не может быть скопирована.
Средство криптозащиты можно приобрести у любого провайдера с действующей сертификацией, но есть случаи технических проблем при подключении у пользователей, поэтому надежнее приобретать КриптоПРО для работы с электронными подписями. Лицензию необходимо покупать на каждое устройство, с которого планируется подписывать документы.

Как получить КЭП сотруднику организации?

Сотрудники, уполномоченные подписывать документы компании, получают КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре.

Список центров можно посмотреть на официальном сайте Министерства цифрового развития по ссылке.

Сейчас для сотрудников организаций выдается два вида ЭП: с указанием только ФИО или с указанием ФИО и названия организации. Электронная подпись, включающая название организации, будет действовать до конца 2022 года, когда бы она не была получена. Даже если подпись получена в декабре 2022 года, то 1 января 2023 года она уже будет недействительна.

В новом виде электронной подписи указывается только ФИО владельца, она может быть использована не только для подписи документов компании, но и для сторонних документов.

С 1 января 2023 года будет выдаваться только КЭП, содержащая ФИО владельца.

Сотрудникам организаций для подписи документов помимо ЭП нужна электронная доверенность, чтобы подпись была действительной.

Предварительную заявку на получение КЭП в удостоверяющий центр можно отправить электронно. Для получения КЭП в АУЦ необходимо предоставить паспорт и СНИЛС, а также посетить удостоверяющий центр самостоятельно для подтверждения личности.

Как получить КЭП физическому лицу?

Для физических лиц процедура получения КЭП не поменялась — необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Напоминаем, что с актуальным списком аккредитованных УЦ можно ознакомиться по ссылке.

Из необходимых документов — только паспорт.

Если у физического лица есть ЭП, срок действия которой не окончен, то лично офис УЦ можно не посещать, а оформить ЭП дистанционно.

Какой носитель подходит для квалифицированной электронной подписи?

Квалифицированную электронную подпись можно записать только на защищенный носитель — USB-токен, который был сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. На обычную флэшку ЭП не запишут.

Для хранения ЭП используется именно токен, потому что в устройство встроена защищаемая паролем карта памяти — только владелец подписи, который знает пин-код, может подписать документ.

Если токен уже есть, например, остался от ЭП, срок которой истек, можно использовать его. При получении ЭП в налоговой специалист может запросить сертификат соответствия на токен, поэтому его лучше сразу запросить при покупке и взять с собой вместе с документами при личном визите.

Квалифицированная ЭП для сотрудников и физических лиц сразу на сертифицированном USB-токене.

Где используется КЭП?

Юридическому лицу или сотруднику организации:

Для сдачи электронной отчетности.
Для электронного документооборота: внутреннего, с другими организациями и государственными органами (через портал Госуслуги, сайт Росреестра или другие).
Для электронной подачи судебных заявлений.
Для участия в торгах и закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ на любой электронной торговой площадке
Для предоставления сведений в систему ЕГАИС при работе с алкогольной продукцией.
Для регистрации онлайн-кассы, подключению к ОФД.
Для регистрации и работе в системе «Честный знак» (ЭП нужна всем участникам оборота маркированной продукции) и ФГИС «Меркурий».

Физическому лицу:

Для подтверждения записи на портале Госуслуги.
Для осуществления сделок с недвижимостью и оформлению в Росреестре.
Для оформления займа или кредита.
Для подачи налоговой декларации.
Для оформления электронного трудового договора.

Сейчас основное количество сделок и согласований проводится в электронном виде — без электронной подписи уже не обходится ни одна сфера жизни, тем более ведение бизнеса.

Например в личном кабинете Платформа ОФД, используя электронную подпись, можно зарегистрировать онлайн-кассу, через платформу Госотчёт сдавать отчетность, а через платформу ЭДО обмениваться документами.

Чем больше растет ваш бизнес, тем удобнее вам пользоваться цифровыми сервисами, онлайн-услугами и платформами для решения текущих задач. А начинающим предпринимателям электронные услуги и сервисы помогают значительно сэкономить на старте.

Например, зарегистрировать ООО или ИП можно без уплаты госпошлины, если вы сделаете это через сайт ФНС или Госуслуги. А для этого как раз и пригодится электронная подпись.

Онлайн-сервисы от Платформы ОФД

Все, что нужно предпринимателю, менеджеру и бухгалтеру в одном личном кабинете

Хотите узнать больше о наших сервисах?

Оставьте заявку в форме ниже, и мы свяжемся с вами: