Как представлять электронные документы по требованию ФНС
Если ФНС потребовала представить документы в рамках проверки, можно передать их в электронном виде, распечатывать необязательно.
Согласно приказу Министерства культуры № 526 от 31.03.2015 архивные копии выдаются по запросу в электронном виде или пересылаются с помощью ЭДО. Архивные документы также нужно заверить КЭП руководителя или ответственного должностного лица.
Признается ли электронный документ действительным при возникновении споров
Для того чтобы электронный документ был признан действительным, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью – эти документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные на бумаге от руки и заверенные печатью.
Счета-фактуры считаются юридически значимыми, если:
- выставлены и получены через оператора ЭДО, состоящего в реестре ФНС;
- формат соответствует требованиям приказа ФНС № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018;
- подписаны КЭП, которую выдали в ФНС, доверенном центре ФНС или аккредитованном УЦ.
Должны быть выполнены все три условия.
Создавайте УПД прямо в сервисе Платформа ЭДО – эффективный инструмент обмена документами для компаний, работающих с маркированной продукцией и товарами, подлежащими прослеживаемости.
Как сохранить документы при поломке компьютера
Во время поломки техники ваши документы не теряются, т. к. хранятся на сервере оператора ЭДО. При необходимости вы сможете зайти в личный кабинет с другого устройства.
Нужно ли приобретать КЭП для каждого сотрудника
Отдельные квалифицированные электронные подписи нужны каждому сотруднику, уполномоченному подписывать документы от лица организации. Чаще всего это может быть руководитель, главный бухгалтер, руководитель отдела продаж и руководитель отдела закупок. При этому руководитель может получить КЭП бесплатно в отделении ФНС.
Об этом писали подробно в статье.
Действительно важно каждому должностному лицу иметь отдельную подпись, чтобы избегать ошибок и фальсификации документов. И даже при необходимости отдельных электронных подписей для сотрудников, ЭДО в несколько раз выгоднее бумажного документооборота, а главное – быстрее: нужный документ с подписью вы можете получить в течение нескольких минут.
Как работать с ЭДО, если у партнера другой оператор
В этом случае поможет роуминг – с помощью этой технологии различные операторы ЭДО обмениваются документами между собой, и вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми документами независимо от того, с каким оператором у него заключен договор. Дополнительной оплаты это не требует. Инструкция по настройке роуминга здесь
У Платформы ЭДО согласован роуминг почти со всеми операторами ЭДО: в основном он подключается автоматически – необходимо только отправить запрос в личном кабинете для начала документооборота, если инициатива исходит от вас. Если же ваш контрагент прислал запрос вам, то он будет принят системой ЭДО автоматически.
Пока для нескольких операторов сохраняется ручная настройка роуминга: необходимо составить запрос на обмен документами в бумажном виде, подписать его и передать оператору.
Как узнать с каким оператором работает контрагент
В сервисе Платформа ЭДО реализован Единый справочник по пользователям ЭДО. Сейчас каждый оператор при заключении нового договора должен отправлять данные о новом соглашении в ФНС.
Поэтому в Едином справочнике эти данные также доступны – заходя в раздел «Контрагенты» и вводя название компании, вы можете увидеть, с каким оператором работает ваш контрагент, и сразу отправить ему приглашение для совместного документооборота через систему роуминга.
Как работать с ЭДО, если контрагент оформляет документы на бумаге
Даже в этом случае вы можете работать с электронными документами, только обмениваться ими с контрагентом не в системе, а отправлять защищенную ссылку на документ по электронной почте. Контрагент открывает ссылку и может подписать документ своей электронной подписью – они есть уже в каждой организации, например, для сдачи отчетности (напоминаем, что руководитель может получить КЭП в налоговой).
Эта функция для вашего контрагента, который пользуется бумажным документооборотом, будет бесплатной. Исходящие документы он отправлять не сможет, только получать входящие.
Как избежать ошибок в электронных документах
При использовании электронного документооборота перед отправкой сервис автоматически будет проверять файлы на ошибки. Это относится к формализованным документам – программа обязательно проверит их на соответствие законодательной базе.
Что делать, если у оператора ЭДО технический сбой, а необходимо срочно отправить документы
Эта проблема действительно иногда может появляться, хоть каждый оператор стремится не допускать подобного или оперативно устранять проблемы.
В связи с такими случаями возник спрос на определенную «страховку» от операторов ЭДО – вы можете заключить дополнительный договор еще с одним оператором ЭДО. При необходимости вы сможете переключиться с одного оператора на второго и оперативно передать документы.
Особенно важно иметь договор с дополнительным оператором ЭДО тем, у кого:
- периодически возникают проблемы с отправкой документов;
- есть в обороте скоропортящаяся продукция.
Лучше выполнить все действия заранее и сразу пригласить ваших контрагентов для обмена документами и с дополнительным оператором, тогда дополнительных настроек во время сбоя не потребуется.
Обезопасьте свой бизнес и передавайте электронные документы всегда в срок: заключайте договор с Платформой ЭДО всего за 500 рублей в год.
Нужно ли заключать договор с оператором ЭДО предприятиям, работающим с маркировкой
Да, в этом случае заключение договора обязательно, т. к. передача документов в систему мониторинга происходит через оператора ЭДО. О работе с маркированной продукцией необходимо уведомить своего оператора ЭДО, если у вас уже заключен договор ранее.
Какие электронные документы регистрируют в обороте маркированных товаров в системе мониторинга?
Для этого используется три документа:
- УПД (универсальный передаточный документ). Для него установлен формат в приказе № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018.
- УКД (универсальный корректировочный документ). Установленный формат документа содержится в приказе ФНС № ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.
- Аннулирование документов. Эта функция используется для отмены сделки после согласования с обеих сторон.
Как работает ЭДО при маркировке
Продавцу необходимо передать право собственности на продукцию с маркировкой. Для этого необходимо произвести следующие действия:
- Сформировать электронный УПД, УКД или УПД с указанием вида сделки, обоих контрагентов, товаров, цен и сумм.
- Подписать документ с помощью КЭП.
- Передать покупателю через ЭДО.
Для приемки товара покупатель должен подписать ЭПД с помощью КЭП (если нет претензий по сделке).
После этого документ автоматически отправляется в систему маркировки в течение трех рабочих дней со дня приемки товара. Реализация продукции может начинаться сразу после приемки товара.
Работайте с маркировкой в сервисе Учет марок: передавайте данные в систему маркировки, получайте выписку и аналитику по товарам и ведите бизнес в полном соответствии с законодательством без ошибок.
В статье мы ответили на самые популярные вопросы по электронному документообороту. Работать с ЭДО – действительно удобно, выгодно и быстро.
Если у вас остались вопросы или сомнения, приглашаем вас на III Всероссийский форум по электронному документообороту. Он состоится 15 ноября 2022 года. Вы сможете определиться с оператором ЭДО и получить все ответы от контролирующих органов по работе в ЭДО. Мероприятие для пользователей ЭДО бесплатное. Зарегистрироваться.
Платформа ЭДО
Простой и оперативный обмен документами между организациями
Начать дискуссию