Электронная подпись используется уже давно и вряд ли уже вызывает у кого-то опасения. КЭП – это аналог ручной подписи человека. Она полностью заменяет рукописную подпись человека в электронных документах, т. е. не нужно дополнительно распечатывать документы для их подлинности.
КЭП состоит из двух частей:
- ключа, которым владелец подписывает документы;
- сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному человеку.
Кому нужна электронная подпись
- Физическому лицу: для подтверждения учетной записи на Госуслугах, осуществления сделок с недвижимостью, получения займов и подачи налоговой декларации.
- Должностному лицу при необходимости подписи документов на рабочем месте от лица работодателя.
- Индивидуальному предпринимателю.
- Руководителю организации.
Получите квалифицированную подпись для работников и физических лиц в сервисе Платформа ОФД в короткие сроки и на безопасном носителе. Можете сразу приступать к работе.
Какие документы можно подписывать с помощью КЭП
Как мы уже ранее отметили – любые, имеющие электронный формат. Но чаще всего электронную подпись используют при следующих действиях:
- сдача отчетности в контролирующие органы: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие;
- осуществление электронного документооборота с контрагентами: обмен счетами-фактурами, актами, договорами;
- участие в госзакупках и торгах;
- обмен документами внутри компании: кадровые документы, приказы, распоряжения;
- подача судебных заявлений;
- работа с системами ЕГАИС, Честный ЗНАК, ФГИС «Меркурий»;
- регистрация онлайн-кассы.
Сдавайте отчеты с сервисом Платформа Госотчет – гарантия отсутствия ошибок в документах и только актуальные формы отчетности в соответствии с законодательством.
Как получить КЭП бесплатно
С 1 января 2022 года эта функция доступна для ИП и руководителей организации независимо от сферы деятельности организации. Бесплатно квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Предварительной записи не требуется.
Исключение: банки, операторы платежных систем, ломбарды и инвестиционные фонды – получают подпись в УЦ Банка России, бюджетные организации – в Федеральном Казначействе.
Этой услугой воспользовались уже более 3 миллионов предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается 17 тысяч КЭП. Сейчас наблюдается высокая востребованность услуги по получению электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС. Налоговая рекомендует получить ЭП до 31 декабря 2022 года.
Ответы на часто задаваемые вопросы можно найти на официальной странице УЦ ФНС.
Пошаговая инструкция получения КЭП
1. Подача заявления. Это возможно сделать в электронном виде на сайте ФНС или при личном визите в налоговую на бумаге.
2. Покупка носителя для ЭП.
3. Посещение отделения налоговой инспекции для идентификации личности. Согласно законодательству можно посетить любое отделение, в котором оформляют подписи. Но рекомендуем посетить отделение, в котором юрлицо или ИП поставлено на учет. С перечнем налоговых, которые выдают КЭП можно ознакомиться на сайте.
Такие же действия можно осуществить через доверенных лиц УЦ ФНС:
- ПАО «Сбербанк России»;
- БАНК ВТБ (ПАО);
- АО «Аналитический центр».
Для получения подписи необходимы документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- сертификат соответствия на носитель ЭП (могут потребовать в отделении).
4. Приобретение средства криптографической защиты КриптоПРО – работа с КЭП возможна только при условии его наличия. Лицензия КриптоПРО может быть бессрочной, тогда этот шаг при новом получении подписи исключается.
В ФНС бесплатны только сама услуга получения подписи и ключ, КриптоПРО и носитель подписи необходимо приобрести отдельно.
Важно!
- КЭП выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования.
- При приобретении средства криптографической защиты отличного от КриптоПРО возможны технические проблемы, поэтому для надежности рекомендуем приобрести именно КриптоПРО. Лицензия нужна на каждое устройство, с которого будут подписываться документы.
Как получить КЭП остальным (физическим и должностным лицам)
В этом случае необходимо получить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Актуальный список на официальном сайте Министерства цифрового развития.
Ранее сотрудники получали электронную подпись, в которой были указаны ФИО и название предприятия-работодателя. Такие подписи можно оформить и на данный момент, но срок их действия в любом случае закончится 31.12.2022 года.
Новый вариант подписи для должностных лиц аналогичен подписи для физического лица – в ключе указывается только ФИО человека. Для сотрудников организаций с 1 января 2023 года будут выдаваться только такие подписи, но их можно получить уже сейчас. При получении такой подписи ее можно использовать не только для выполнения должностных обязанностей, но и для личных нужд.
Для получения подписи необходим только паспорт.
Заявку на получение КЭП в АУЦ можно подать удаленно (через сайт), но для подтверждения личности необходимо посетить офис лично (если подпись выдается впервые).
Как использовать КЭП физического лица для подписи документов организации
Для этого в закон № 63-ФЗ об электронной подписи внесены поправки, которые начнут действовать с 2023 года: для осуществления действий от лица компании необходимо будет оформление электронной доверенности от руководителя.
Как безопасно хранить КЭП
Квалифицированные электронные подписи хранятся на токенах – носитель, похожий на флэш-карту, но защищенный паролем. Даже если этот носитель будет потерян или украден, то без знания от него пароля подписать документы будет невозможно.
В сервисе Платформа ОФД можно приобрести сертифицированные носители – Рутокен Lite. Ваша электронная подпись будет под надежной защитой.
Предложение от наших партнеров – Рутокен ЭЦП 2.0.
Если токен остался от подписи, срок действия которой уже истек – можно использовать его. На простую флэшку ЭП не запишут, поэтому при оформлении могут потребовать сертификат соответствия.
Также разрабатывается возможность хранения ЭП в защищенном облачном хранилище. Это позволит подписать документы с любого устройства, даже с мобильного телефона, если забыл токен.
Может ли одну подпись использовать руководитель и сотрудники
КЭП для руководителей и сотрудников выдается в единственном экземпляре, и ее невозможно скопировать – это сделано во избежание получения директорами нескольких подписей для работников. Если документы будут подписаны от лица руководителя компании кем-то из сотрудников, то при необходимости будет практически невозможно доказать их достоверность.
Например, если будут произведены мошеннические действия.
Поэтому рекомендуем каждому сотруднику работать со своей электронной подписью и доверенностью на доступ к определенным документам. Это особенно актуально для следующих должностей:
- бухгалтер;
- менеджер по закупкам и отгрузкам;
- тендерный специалист;
- кадровик;
- сотрудник логистической компании, в том числе водитель.
Подробно про необходимость КЭП для всех участников цепочки транспортировки товара рассказывали в статье.
Наличие электронной подписи значительно ускоряет бизнес-процессы – это удобный инструмент, помогающий находить время для роста и развития вашего дела!
Платформа ОФД — это удобно, быстро и конфиденциально
Передача чеков с касс в ФНС и ЦРПТ. Аналитика для развития бизнеса. Сервисы для предпринимателя, бухгалтера, менеджера
![](https://i.klerk.ru/r_jfLWZmTkHorgnuef99DYG2kdOg50XJHM34-ZG6Ew4/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzQ1/ODU5M2M4YmUzYmJj/Mzk3MTAzZTlmYjQz/ZTg4ODhhLmpwZw.webp)
Начать дискуссию