Квалифицированная электронная подпись: кому нужна и где получить

Электронная подпись используется уже давно и вряд ли уже вызывает у кого-то опасения. КЭП – это аналог ручной подписи человека. Она полностью заменяет рукописную подпись человека в электронных документах, т. е. не нужно дополнительно распечатывать документы для их подлинности.

КЭП состоит из двух частей:

• ключа, которым владелец подписывает документы;
• сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному человеку.

Кому нужна электронная подпись

• Физическому лицу: для подтверждения учетной записи на Госуслугах, осуществления сделок с недвижимостью, получения займов и подачи налоговой декларации.
• Должностному лицу при необходимости подписи документов на рабочем месте от лица работодателя.
• Индивидуальному предпринимателю.
• Руководителю организации.

Какие документы можно подписывать с помощью КЭП

Как мы уже ранее отметили – любые, имеющие электронный формат. Но чаще всего электронную подпись используют при следующих действиях:

• сдача отчетности в контролирующие органы: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие;
• осуществление электронного документооборота с контрагентами: обмен счетами-фактурами, актами, договорами;
• участие в госзакупках и торгах;
• обмен документами внутри компании: кадровые документы, приказы, распоряжения;
• подача судебных заявлений;
• работа с системами ЕГАИС, Честный ЗНАК, ФГИС «Меркурий»;
• регистрация онлайн-кассы.

Как получить КЭП бесплатно

С 1 января 2022 года эта функция доступна для ИП и руководителей организации независимо от сферы деятельности организации. Бесплатно квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Предварительной записи не требуется.

Исключение: банки, операторы платежных систем, ломбарды и инвестиционные фонды – получают подпись в УЦ Банка России, бюджетные организации – в Федеральном Казначействе.

Этой услугой воспользовались уже более 3 миллионов предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается 17 тысяч КЭП. Сейчас наблюдается высокая востребованность услуги по получению электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС. Налоговая рекомендует получить ЭП до 31 декабря 2022 года.

Пошаговая инструкция получения КЭП

1. Подача заявления. Это возможно сделать в электронном виде на сайте ФНС или при личном визите в налоговую на бумаге.

2. Покупка носителя для ЭП.

3. Посещение отделения налоговой инспекции для идентификации личности. Согласно законодательству можно посетить любое отделение, в котором оформляют подписи. Но рекомендуем посетить отделение, в котором юрлицо или ИП поставлено на учет. С перечнем налоговых, которые выдают КЭП можно ознакомиться на сайте.

Такие же действия можно осуществить через доверенных лиц УЦ ФНС:

• ПАО «Сбербанк России»;
• БАНК ВТБ (ПАО);
• АО «Аналитический центр».

Для получения подписи необходимы документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• сертификат соответствия на носитель ЭП (могут потребовать в отделении).

4. Приобретение средства криптографической защиты КриптоПРО – работа с КЭП возможна только при условии его наличия. Лицензия КриптоПРО может быть бессрочной, тогда этот шаг при новом получении подписи исключается.

В ФНС бесплатны только сама услуга получения подписи и ключ, КриптоПРО и носитель подписи необходимо приобрести отдельно.

Как получить КЭП остальным (физическим и должностным лицам)

В этом случае необходимо получить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Актуальный список на официальном сайте Министерства цифрового развития.

Ранее сотрудники получали электронную подпись, в которой были указаны ФИО и название предприятия-работодателя. Такие подписи можно оформить и на данный момент, но срок их действия в любом случае закончится 31.12.2022 года.

Новый вариант подписи для должностных лиц аналогичен подписи для физического лица – в ключе указывается только ФИО человека. Для сотрудников организаций с 1 января 2023 года будут выдаваться только такие подписи, но их можно получить уже сейчас. При получении такой подписи ее можно использовать не только для выполнения должностных обязанностей, но и для личных нужд.

Для получения подписи необходим только паспорт.

Заявку на получение КЭП в АУЦ можно подать удаленно (через сайт), но для подтверждения личности необходимо посетить офис лично (если подпись выдается впервые).

Как использовать КЭП физического лица для подписи документов организации

Для этого в закон № 63-ФЗ об электронной подписи внесены поправки, которые начнут действовать с 2023 года: для осуществления действий от лица компании необходимо будет оформление электронной доверенности от руководителя.

Как безопасно хранить КЭП

Квалифицированные электронные подписи хранятся на токенах – носитель, похожий на флэш-карту, но защищенный паролем. Даже если этот носитель будет потерян или украден, то без знания от него пароля подписать документы будет невозможно.

Предложение от наших партнеров – Рутокен ЭЦП 2.0.

Если токен остался от подписи, срок действия которой уже истек – можно использовать его. На простую флэшку ЭП не запишут, поэтому при оформлении могут потребовать сертификат соответствия.

Также разрабатывается возможность хранения ЭП в защищенном облачном хранилище. Это позволит подписать документы с любого устройства, даже с мобильного телефона, если забыл токен.

Может ли одну подпись использовать руководитель и сотрудники

КЭП для руководителей и сотрудников выдается в единственном экземпляре, и ее невозможно скопировать – это сделано во избежание получения директорами нескольких подписей для работников. Если документы будут подписаны от лица руководителя компании кем-то из сотрудников, то при необходимости будет практически невозможно доказать их достоверность.

Например, если будут произведены мошеннические действия.

Поэтому рекомендуем каждому сотруднику работать со своей электронной подписью и доверенностью на доступ к определенным документам. Это особенно актуально для следующих должностей:

• бухгалтер;
• менеджер по закупкам и отгрузкам;
• тендерный специалист;
• кадровик;
• сотрудник логистической компании, в том числе водитель.

Наличие электронной подписи значительно ускоряет бизнес-процессы – это удобный инструмент, помогающий находить время для роста и развития вашего дела!

Платформа ОФД — это удобно, быстро и конфиденциально

Передача чеков с касс в ФНС и ЦРПТ. Аналитика для развития бизнеса. Сервисы для предпринимателя, бухгалтера, менеджера

Узнать больше