Платформа ОФД
ЭДО

Машиночитаемые доверенности в 2023 году: что нужно знать бизнесу

С 1 сентября 2023 года для бизнеса  станет обязательным применение машиночитаемых доверенностей. Что из себя представляет этот документ, и как совершить органичный переход на новый порядок обмена электронными документами.
Машиночитаемые доверенности в 2023 году: что нужно знать бизнесу
Иллюстрация: pixabay/pexels

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, подписанный УКЭП руководителя компании или ИП. Нужен он для того, чтобы подтвердить полномочия сотрудника, который взаимодействует с госорганами и контрагентами от имени работодателя.

В соответствии с последними поправками к закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, любой пакет документации, который отправляется сотрудником компании в государственные органы по каналам ТКС и ЭДО, должен быть скреплен личной электронной подписью физического лица и сопровождаться файлом МЧД. 

Подробней о машиночитаемой доверенности — на сайте Госуслуг.

Сроки внедрения машиночитаемой доверенности

Дата, когда машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех субъектов бизнеса, отложена до 1 сентября 2023 года (см. закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Сейчас же действует переходный период, в течение которого можно использовать по желанию:

  • сертификат ЭП физлица вместе с МЧД,

либо

  • сертификат ЭП представителя  юрлица, в котором указаны личные данные сотрудника и сведения об организации. 

Оба варианта считаются допустимыми.

У организаций и ИП, таким образом, есть время заранее подготовиться к новой схеме работы: оформить электронные подписи для физлиц и доверенности.

Например, для оформления МЧД можно будет воспользоваться инструментами в рамках сервисов личного кабинета Платформы ОФД.

Получить электронную подпись в 2023 году можно без посещения ФНС, если действовать через Платформу ОФД. 

Платформа ОФД — крупнейший российский оператор фискальных данных (ОФД), электронного документооборота (ЭДО) и электронной отчетности. 

Требования к оформлению МЧД

Единые требования к машиночитаемой доверенности закрепляют приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858. ФНС также рекомендует получить разъяснения по формату машиночитаемой доверенности у оператора информационной системы, в которой пользователь будет ее применять. 

Формат файла

XML – по общему правилу;

PDF – в исключительных случаях

Формат ЭП в подписи

XMLDSIG или формат, который утвердил приказ Минцифры от 14.09.2020 № 472

Содержание доверенности

  • название документа;

  • данные доверителя и представителя;

  • дата выдачи доверенности;

  • срок действия доверенности;

  • полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;

  • сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;

  • номер документа;

  • отметка о возможности передоверия;

  • УКЭП руководителя организации – доверителя или ИП – доверителя.

Какие полномочия можно передать по машиночитаемой доверенности

Машиночитаемая доверенность — по сути электронный аналог документа на бумаге. То есть сотруднику-физлицу можно передать все те же права подписанта, что были раньше на физическом носителе.

Например:

  • сдавать отчетность в контролирующие органы (ФНС, Социальный фонд, Росстат);

  • взаимодействовать с другими госслужбами (Росреестром, Росалкогольрегулированием и прочими);

  • отправлять документы в кредитные учреждения, банки, нотариат;

  • работать в системе маркировки «Честный ЗНАК»;

  • вести ЭДО с контрагентами;

  • обмениваться кадровыми электронными документами с «удаленщиками»;

  • подписывать договоры;

  • участвовать в электронных торгах по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Каждое полномочие указывается в МЧД в следующем формате:

  1. Наименование.

  2. Уникальный идентификационный номер.

  3. Дата включения наименования и идентификатора в классификатор полномочий.

Платформа ОФД

Развиваем удобные сервисы для предпринимателя, бухгалтера, менеджера, аналитика и других специалистов из бизнеса.

Классификатор полномочий для МЧД

Классификатор полномочий — это сборник справочников, разрабатываемый Минцифры, для удобного использования всеми участниками ЭДО.

Подходящее наименование необходимо найти в перечне и вписать в доверенность вместе с указанием идентификационного номера. Единые коды позволят информационной системе УЦ автоматически определять полномочия подписанта.

Классификатор уже доступен на портале ЕСНСИ, но будет еще дополняться. Сейчас он включает идентификаторы для электронного документооборота с ФНС, Федеральным казначейством, ЦБ, Минстроем.

Классификатор предназначен для автоматизации процесса определения полномочий подписанта. Пока он находится в процессе разработки, полномочия в МЧД можно указывать вручную.

Как начать работу с машиночитаемыми доверенностями

Переход на новую схему состоит из нескольких этапов. Однако вся процедура (тем более в сотрудничестве с аккредитованным УЦ) займет всего пару дней.

Руководителю компании или ИП необходимо:

  • Получить КЭП на себя, чтобы сохранить возможность подписывать документы после 31 августа 2023 года.

  • Оформить КЭП физического лица, у которого есть право подписи (отправляет отчетность в ФНС, работает с ЕГАИС, ведет ЭДО с контрагентами).

Пример, как заказать КЭП онлайн в сервисе Платформа ОФД. Для получения подписи нужно заполнить анкету заявителя и прикрепить скан паспорта в формате jpg, tiff, jpeg или pdf размером до 10 Мб.

  • Выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников. 

Сделать это можно на сайте ФНС или в любом сервисе, где уже реализована такая возможность. Руководитель заполняет необходимые сведения в бланке МЧД и подписывает готовый документ своей УКЭП. Например, это можно сделать в сервисе Платформы ОФД. 

По данным ФНС, на конец прошлого года было зарегистрировано 13 098 машиночитаемых доверенностей. Однако стоит принять во внимание, что система обмена документами через платформу-блокчейн только тестировалась в 2022 году. К эксперименту в разное время присоединялись фискальные органы, ЦБ, Росстат, Почта России, нотариат. Сегодня осталось буквально несколько месяцев до массового внедрения МЧД, поэтому процесс пойдет быстрыми темпами.

Начните процедуру перехода прямо сейчас: обновите сертификаты КЭП в соответствии с новыми требованиями, оформите доверенности на сотрудников в сервисе Платформа ОФД, чтобы осталось время для обучения персонала, апробации системы на практике и интеграции ее в обычные бизнес-процессы.

Как работает передоверие

Руководитель компании может оформить передоверие представления сотрудниками интересов компании с помощью МЧД с правом передоверия, которую он подписывает своей КЭП.

Например, руководитель компании наделяет полномочиями подписывать договоры начальника отдела продаж — оформляет МЧД с правом передоверия и подписывает ее своей КЭП. 

Начальник отдела продаж наделяет правом подписывать договоры менеджера отдела — оформляет и передает ему МЧД.

Теперь менеджер по продажам может заключать сделки с контрагентами, подписывая договоры в ЭДО своей электронной подписью. К комплекту документов необходимо приложить две МЧД: одну с правом передоверия — от руководителя компании, вторую — от начальника отдела продаж.

Платформа ОФД — удобный сервис для комплексной цифровизации бизнеса. 

ОФД и фискальные накопители, электронный документооборот, выпуск КЭП, оформление МЧД, маркировка товаров, электронная сдача отчетности и аналитика — все в одном интерфейсе для предпринимателя. Личный кабинет интегрирован в привычное ПО 1С: Бухгалтерия. 

Платформа ОФД

Передача чеков с касс в ФНС и ЦРПТ. Аналитика для развития бизнеса. Сервисы для предпринимателя, бухгалтера, менеджера.


Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KRqkH

Начать дискуссию