Не отправляются чеки в ФНС: причины, как исправить

Как настроить передачу чеков в налоговую

Если бизнес только начинает работать, ему важно учесть несколько правил при работе с кассой:

• Для отправки чеков в налоговую нужно выбрать ОФД и заключить с ним договор. Напрямую передавать их без участия ОФД нельзя.

• Выбирать ОФД следует только из утвержденного налоговой службой списка операторов. 

• Чтобы чеки передавались без сбоев, нужно иметь стабильный доступ к интернету, исправный фискальный накопитель и формировать отчеты по операциям ККТ.

Если выяснилось, что чеки не переданы ОФД или ФНС не приняла их к учету, нужно разобраться в причинах.

Почему ККТ не передает чеки в налоговую

Нет соединения с интернетом

Тут все очевидно: если соединения нет, то и чеки не уходят ОФД и в налоговую.

Что делать. Проверьте, работает ли роутер, нет ли проблем с соединительным кабелем, оплачен ли счет, свяжитесь с провайдером и уточните, нет ли сбоев на его стороне.

Произошли поломки в самом кассовом аппарате

Возможно, в кассе сломался модуль Wi-Fi, 3G, Ethernet или поврежден ФН или ПО кассы настроено неправильно.

Что делать. Обратиться в сервисный центр, чтобы устранить поломку. Также, если возникает проблема с ПО, проверьте, корректно ли завершена процедура регистрации в налоговой. 

Для пользователей Платформа ОФД, если используемая касса отображается в разделе «Мониторинг» в фильтре «Регистрация ККТ не завершена»:

1. Проверьте, был ли на кассе сформирован отчет о регистрации ККТ.

2. Проверьте, завершена ли регистрация в личном кабинете ФНС. Если статус заявки — «Ожидает получения сведений по отчету о регистрации», откройте заявку и нажмите «Завершить регистрацию».

3. Введите данные из отчета о регистрации и нажмите кнопку «Подписать и отправить» в личном кабинете ОФД.

Произошли неполадки на стороне ОФД

Что делать. Если случились проблемы на уровне ОФД, обратитесь к оператору, чтобы установить причину. Возможно, истек срок действия договора с ОФД.

Что делать. Нужно обновить реквизиты в онлайн-кассе и создать отчет об изменении параметров регистрации. Тогда «застрявшие» чеки будут отправлены новому оператору. 

Платформа цифровизации бизнеса

Работа с кассовыми чеками, документами, госорганами

Выбрать сервис

Возникли ошибки форматно-логического контроля

Каждый чек перед тем, как его примет налоговая, проходит форматно-логический контроль (ФЛК). ФЛК проверяет:

• все ли обязательные реквизиты есть в чеках;

• соответствуют ли значения реквизитов допустимым значениям;

• нет ли ошибок в логических правилах;

• нет ли повторов и незадекларированных тегов.

По результатам ФЛК чеку присваивается один из следующих статусов: 

• «Принят» — чек передан в налоговую инспекцию, ошибок при проверке не выявлено.

• «Принят с предупреждением» — чек принят налоговой, но при проверке найдены некритичные ошибки (коды ошибок 321, 322, 504, 508, 509, 512, 513, 514, 515, 516, 517, 518, 519, 533, 534), несоответствие требованиям приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Такие чеки ФНС использует для сверки с данными налоговых деклараций.

• «Отказ в приеме» — при проверке обнаружены критические ошибки с кодами: 400, 405, 409, 417, 419, 420, 421, 422, 423, 424, 505, 506, 507, 510, несоответствие требованиям приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ и невозможность проверить чек через ФНС. Такие чеки ФНС к учету не принимает.

• «Прием в карантин» — чек передан в налоговую, но на момент передачи чеков по кассе не была завершена регистрация. Данный чек не может быть проверен на сайте ФНС.

• «В обработке» — чек передан в налоговую, но проверка не завершена и статус не присвоен.

Что делать: Проанализировать, как ошибка повлияет на правильность использования кассы и порядка ее регистрации, на доходы и их исчисление для целей налогообложения. Затем нужно:

• сформировать чек коррекции для ФФД версии 1.1 или 1.2;

• создать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода» и правильный чек с признаком «приход» для ФФД 1.05.

Исправленные фискальные документы вместе с заявлением об обнаруженной ошибке нужно отправить в налоговый орган. Также нужно предоставить в ФНС сведения о факте исправления ошибки.

Некритичные ошибки могут возникать из-за того, что владелец ККТ не обновил прошивку кассы. Тогда следует обратиться в сервисный центр или ЦТО за обновлением.

Если статус чека — «Прием в карантин», то нужно завершить регистрацию кассы.

Чтобы получить сводные данные, нужно в личном кабинете перейти в раздел «Чеки» — «Поиск чека» — «Выписки» — «Чеки (расширенный)». В нем можно сформировать отчет со статусом чека в налоговой.

Что будет, если продолжать работать на кассе, которая не передает чеки ОФД и в налоговую

Если говорить кратко — будет штраф по ст. 14.5 КоАП. Например:

• За неприменение ККТ он составляет для ответственных лиц и предпринимателей — 25–50% от суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей, для юридических лиц — 75–100% от суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей.

• За невыдачу чека ИП оштрафуют на 2 тысячи рублей, юридическое лицо — на 10 тысяч рублей.

• За применение незарегистрированной кассы, кассы без ФН, кассы без договора с ОФД, за ошибки в чеках штраф для ИП — 1,5–3 тысячи рублей, для юридического лица — 5–10 тысяч рублей.

Если касса не передает чеки, в некоторых случаях штрафа можно избежать. Например, если:

• Нарушение случилось впервые.

• Продавец сам обнаружил, исправил ошибку и сообщил в ФНС о нарушении до того, как инспекция сама его обнаружила.

Еще одно важное последствие непередачи чеков — расхождения финансовых показателей в фискальных данных, которые получают ФНС от онлайн-касс, и налоговой отчетности, сдаваемой предпринимателем. Если ФНС выявит такую ошибку, то проверит декларацию, по которой обнаружены расхождения, а еще запросит пояснения и проанализирует расчетные счета. В итоге инспекция может решить доначислить налоги или провести выездную проверку. Поэтому важно регулярно отслеживать статусы чеков и вовремя исправлять ошибки.

Как отслеживать статусы чеков в режиме реального времени

ОФД отслеживает статусы чеков, которые присваивает им налоговая, и сообщает предпринимателю о найденных ошибках. В личном кабинете Платформа ОФД есть раздел «Кассы», который показывает их работу в режиме реального времени.

Можно выставить фильтры и узнать, все ли чеки корректно передаются в налоговую. Мониторинг касс покажет:

• Число касс, которые не отправляли чеки более 48 или 72 часов. Отсутствие чеков — фактор риска, на который смотрит налоговая.

• Число фискальных документов с ошибкой. Также в ЛК можно посмотреть кассы, где были пробиты чеки с ошибками за последние 7 дней.

В личном кабинете ОФД есть виджет, который показывает количество чеков с разными статусами за месяц. В разделе «Поиск чеков» можно отфильтровать их по результату ФЛК. Чек может быть в одном из следующих статусов: «Принят», «Принят с предупреждениями», «Отказ в приеме» или «Принят в карантин».Статусы формируются по кассовым чекам, чекам коррекции, БСО и БСО коррекции. Также можно посмотреть, в каком именно теге допущена ошибка, и какая.

В разделе «Чеки/Выписки» можно сделать выгрузку чеков, требующих исправления, и посмотреть каждый, а также общее число ошибок, которые зафиксировала ФНС.

Благодаря Интеграции с 1С можно следить за порядком в документах не только в личном кабинете ОФД, но и не выходя из учетной системы. Фискальные данные автоматически передаются в 1С из личного кабинета «Платформа ОФД». Интеграция позволяет:

• Сравнивать документы, чтобы не допускать ошибок. Для документов, созданных с помощью интеграции, можно провести сверку данных в 1С с информацией в ЛК ОФД (вкладка «Сравнение»).

• Создавать новые названия товаров или сопоставлять номенклатуру из чеков и учетной системы.

• Создавать в автоматическом режиме такие документы, как отчет о розничных продажах, ПКО, РКО, «Чек» и «Поступление товаров».

• Настраивать автопоступление товаров согласно данным из отчета о розничных продажах. 

• Избегать дублей документов. Если настроить выгрузку повторного документа, то он будет заменяться новой версией.

• Загружать документы по расписанию с помощью функции автообмена.

• Смотреть печатную форму чека в 1С.

В преддверии сдачи годовой отчетности важно проверить, совпадают ли данные продаж магазина с данными в ОФД. Воспользуйтесь личным кабинетом Платформа ОФД или готовой интеграцией сервиса с 1С, чтобы проконтролировать информацию вовремя и избежать штрафов и проверок.

Протестируйте сервис интеграции Платформа ОФД с 1С бесплатно в течение 10 дней.

Интеграция ОФД в 1С

Автоматическая передача фискальных данных в 1С из личного кабинета «Платформа ОФД»

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8JxgVQ