Электронные перевозочные документы станут обязательными. Когда и как с ними работать

Когда начнется переход на ЭПД

Эксперимент по переходу на электронный документооборот по всем видам грузоперевозок запланирован Минтрансом на период с 1 мая 2024 года по 1 мая 2025 года. На едином портале НПА размещен проект правительственного постановления о порядке его проведения. Обязательность ЭПД будет вводиться поэтапно, с текущего года.

В рамках эксперимента планируется запуск нескольких сервисов: 

• «Единое окно» выдачи документов (перевозочных, товаросопроводительных, разрешительных). 

• «Цифровой профиль участника платформы». 

• Сервисы по предоставлению информации о прослеживаемости грузов и данных о перевозках и транспортно-логистической инфраструктуре.

В эксперименте примут участие заинтересованные федеральные органы власти, «РЖД», «Российский экспортный центр». Добровольно к нему смогут присоединиться любые грузоотправители, грузоперевозчики и операторы ЭДО.

Для кого ЭПД станут обязательными в 2024 году

С 1 июня 2024 года вступают в силу изменения в пп. 1 п. 1 ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, согласно которым ТТН (товарно-транспортные накладные) для перевозки алкоголя и спиртосодержащей продукции заменят на электронные документы, содержание и порядок использования которых утвердит Правительство (закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ).

Если дата начала действия поправок в 171-ФЗ не изменится, с 1 июня 2024 года бумажные товарно-транспортные накладные на такие перевозки оформляться больше не будут.

Как работает ГИС ЭПД

Любая грузоперевозка включает несколько участников — это грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, фрахтовщик, фрахтователь, медорганизации (проводят предрейсовые медосмотры), механики.

Участники взаимодействуют с ГИС ЭПД через оператора.

На сегодня доступ к ГИС ЭПД имеют: Минтранс, МВД, ФНС, Минцифры, Ространснадзор, Минздрав. 

В ближайшем будущем к системе подключатся: ФТС, Минсельхоз, Минприроды, Росморречфлот, Росалкгольтабакконтроль.

Такой охват позволит снизить количество запросов от разных ведомств. Например, налоговая служба может напрямую получить информацию по перевозочным документам, не запрашивая их у налогоплательщика.

Нормативные документы, регулирующие ЭПД

Нормативная база по ЭПД включает:

• Законы от 02.07.2021 № 336-ФЗ, от 06.03.2022 № 39-ФЗ о внесении соответствующих изменений в Устав автотранспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

• Правительственные постановления от 30.11.2021 № 2116 (изменения в правилах перевозки грузов), от 03.03.2022 № 281 (правила передачи информации в ГИС ЭПД), от 21.05.2022 № 931 (правила обмена ЭПД).

• Приказы Минтранса от 10.02.2022 № 40 (о ведении реестра операторов), от 25.05.2022 № 200 (о включении юрлиц в реестр операторов), от 28.09.2022 № 390 (о составе сведений и порядке оформления ЭПЛ).

• Приказы ФНС о форматах электронных документов от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065, от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108, № ЕД-7-26/109, от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116.

Какие документы можно оформлять электронно

В настоящее время уже разработан электронный формат для следующих документов:

• Путевой лист (ЭПЛ) —— в нем фиксируется информация о маршруте, медицинском и техническом контроле перед рейсом и после, показания одометров на начало и конец рейса и т.д.

• Транспортная накладная (ЭТрН) — содержит сведения о грузе, его отправителе, получателе, условиях перевозки.

• Заказ-заявка (ЭЗЗ) — в документе приводится информация о грузе, его количестве, требования к условиям доставки, порядок оплаты перевозки, сведения о транспортном средстве и водителе.

• Договор фрахтования (ЭДФ) — соглашение между фрахтователем и фрахтовщиком о предоставлении услуг грузоперевозки.

• Заказ-наряд (ЭЗН) — форма договора фрахтования о предоставлении транспортного средства в сопровождении грузовладельца без учета движения ТМЦ.

• Сопроводительная ведомость (ЭСВ) — применяется для контейнерных грузоперевозок.

Электронное взаимодействие участников грузоперевозки

Все участники обмена информацией по грузоперевозке должны заключить договор с оператором ИС ЭПД. Если хоть один участник не подключится к системе, полноценная работа в электронном формате невозможна.

Наряду с электронным оформлением может применяться обычный «бумажный» документооборот. При этом перевозка, оформление которой начато в электронном формате, должна быть завершена тоже в электронном виде. Перевозка, сопровождаемая бумажными документами, до ее завершения оформляется только на бумаге.

Для тех, кто работает с ГИС ЭПД, проверка перевозочных документов на дорогах сотрудниками ГИБДД осуществляется при помощи QR-кода — инспекторы считывают код через специальное программное обеспечение.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

Электронная транспортная накладная

Транспортная накладная в электронном формате (ЭТрН) включает несколько разделов, именуемых титулами.

Каждый из участников грузоперевозки заполняет свой титул, заверяя его электронной подписью. По сути, титулы — это электронные документы в рамках ЭТрН, которые передают друг другу в процессе перевозки ее участники.

Частые сценарии грузоперевозок в ЭТрН:

• простая перевозка груза;

• перевозка сборного груза со склада временного хранения;

• перевозка с участием экспедитора;

• перевозка груза с заменой водителя или транспортного средства;

• возврат товара, частичная приемка, переадресация;

• перевозка груза, подлежащего учету в иных информационных системах;

• внутренние перевозки между складами с привлечением стороннего перевозчика.

ЭТрН не требуется, когда грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик — это одно лицо (организация или ИП). Например, при перевозке своим транспортом собственной продукции с одного своего склада на другой достаточно ЭПЛ (электронного путевого листа). Если хоть один из перечисленных участников процесса перевозки — сторонняя компания или ИП, ЭТрН обязательна.

Важно не путать транспортную накладную (ТН) с товарно-транспортной накладной (ТТН):

• ТН подтверждает заключение договора перевозки и затраты на доставку груза;

• ТТН подтверждает факт перемещения ТМЦ (обязательна при перевозке спиртосодержащей продукции).

ТТН не освобождает от оформления ТН.

Как предприятию внедрить у себя ЭПД

Что получает компания при внедрении ЭПД:

• Снижение стоимости документов. Не нужно распечатывать, архивировать и хранить бумажные путевые листы, накладные и т.п. Меньше времени уходит на обработку таких документов.

• Легкий доступ к документам и удобный поиск. Возможность сортировки по дате документа. Любые документы находятся мгновенно.

• Ускорение выхода авто в рейс. Не нужно заполнять бумажный бланк и ждать собственноручных подписей выпускающих машину сотрудников в путевом листе.

• Круглосуточный доступ к электронным транспортным документам по QR-коду в телефоне у водителя.

• Отслеживание стадий грузоперевозки. Сервис позволяет отследить, на каком этапе грузоперевозки находится водитель, сколько получателей он объехал и т.д.

• Исключена потеря документов. Все документы и данные по ЭПД хранятся на серверах оператора.

Наладить простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между всеми участниками грузоперевозок поможет сервис «Платформа ЭПД». Сервис включает:

• Удобный веб-интерфейс, который позволяет увидеть все этапы согласования грузоперевозки и поездки водителя.

• API для интеграции с системами клиента. Полноценная интеграция в учетные системы необходима, чтобы работать в привычном интерфейсе.

• Прозрачное ценообразование. Клиенты платят за оформленные документы: чем больше объем документов — тем ниже стоимость их оформления. Специальный тариф для грузополучателей.

• Калькуляторы выгоды внедрения ЭПД. Помогут посчитать сколько в среднем в месяц транспортных документов вы оформляете.

• Мобильное приложение для водителей. Включает путевые листы водителя, транспортные накладные, данные о перевозках, QR-код для ГИБДД. Возможен просмотр печатной формы. Показать QR-код инспектору можно даже без доступа к интернету. Для подписания ЭТрН в мобильном приложении водителю достаточно простой электронной подписи.

Процесс внедрения ЭПД требует времени. «Платформа ЭПД» проводит с каждым своим клиентом пилотный запуск сервиса, в котором выделены несколько этапов:

• 1–3 недели — согласуются сроки пилота, определяются его критерии (число автомобилей, объем документов, кто участвует), настраиваются интеграции.

• 1–2 недели — тестирование (регистрация в кабинетах, заполнение документов, установка приложений) и обучение работе сотрудников.

• 2–3 недели — грузоперевозки по электронным документам с дублированием их на бумаге.

• 1–2 недели — подведение итогов пилота и переход к промышленной эксплуатации.

Такое внедрение проходит постепенно, обеспечивая качественный и безболезненный переход участников процесса грузоперевозок с бумажного на электронный документооборот.

«Платформа ЭПД» — простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KPqi9