Что такое электронный документооборот: кому и для чего нужен ЭДО

Что такое ЭДО

Электронный документооборот включает:

• создание электронных документов;

• возможность их отправки, обработки и получения;

• хранение документов в электронном формате;

• проверку документов на соответствие установленным форматам.

Подлинность электронного документа подтверждается электронной подписью (ЭП), после чего он становится равным бумажному документу, подписанному собственноручно (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Подписанный документ передается по зашифрованным каналам связи, что обеспечивает конфиденциальность и защиту информации.

ЭДО можно организовать:

1. Для ведения делопроизводства внутри собственной организации.

2. Для передачи данных внешним получателям — поставщикам, покупателям, клиентам.

3. Для отправки документов контролирующим госорганам — ФНС, СФР, Росстату и другим.

Схематично работу ЭДО между компаниями можно представить так:

• Отправитель создает оригинал документа в электронном формате, подписывает его своей ЭП и направляет контрагенту.

• Получив документ, контрагент одобряет его, подписывает своей ЭП и пересылает отправителю, либо сообщает причину, по которой документ не может быть одобрен и подписан, направляет свои замечания, рекомендации и т.п.

• К отправителю поступает подписанный документ или замечания контрагента, в ответ на которые он вносит исправления в уже созданный документ или составляет новый и отправляет его контрагенту.

ЭДО можно совмещать с привычным бумажным документооборотом, но не в отношении одного и того же документа. Так, если одна сторона подписывает электронный договор своей ЭП, то и другая сторона должна действовать так же. Другой договор можно составить на бумаге, и тогда обе стороны должны будут подписать его собственноручно.

Получить помощь и консультацию можно у технической поддержки сервиса или партнера компании в вашем регионе

Получить консультацию:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Консультация

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

А в личном кабинете «Платформы ОФД» вы можете заказать квалифицированную электронную подпись (КЭП) без визита в ФНС.

Кому нужен ЭДО

Организации и ИП могут с помощью ЭДО обмениваться документами с контрагентами, покупателями, госорганами, а также вести свой внутренний документооборот.

Крупным компаниям, у которых количество документов достигает от сотен до нескольких тысяч в месяц, без ЭДО не обойтись — он помогает существенно экономить средства и время на их создание и отправку.

Электронный документооборот подойдет также для малого и среднего бизнеса с небольшим объемом исходящей документации, особенно при наличии у них нескольких подразделений или крупных контрагентов, которые работают исключительно через ЭДО.

Некоторые категории компаний применять ЭДО обязаны, это:

• бюджетные учреждения;

• участники системы госзакупок;

• импортеры товаров;

• участники систем ЕГАИС, «Меркурий», «Честный ЗНАК»;

• участники грузоперевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Преимущества ЭДО

У электронного документооборота есть много неоспоримых преимуществ перед бумажным:

• Ускорение процесса обмена документами. Даже если отправитель и получатель находятся в разных городах или странах, на передачу данных уходят считанные минуты. Что немаловажно — ЭДО может функционировать круглосуточно и позволяет работать с документацией без привязки к офису. Благодаря этому в разы повышается скорость согласования и подписания документов, на которые раньше уходили дни или недели.

• Данные надежно защищены. Документ передается в зашифрованном виде по защищенным каналам связи — кроме отправителя и получателя никто не имеет доступа к передаваемой информации.

• Возможность отслеживания статуса документа. Передав документ, отправитель может получать уведомления о каждой стадии, пройденной документом — о его получении, подписании и т.д. Также возможность онлайн-контроля за работой своих сотрудников с документами получает руководитель.

• Интегрирование используемых компанией учетных систем с ЭДО. Это позволяет просматривать, подписывать и отправлять договоры, счета, другие документы прямо из бухгалтерских, кадровых и т.п. программ учета.

• Быстрый поиск нужного документа. Все документы, созданные, отправленные и полученные за период использования ЭДО, хранятся в электронной базе системы. В отличие от бумажного документа, который придется долго искать в архивных папках, электронный находится за пару секунд.

• Снижение затрат на бумагу, картриджи, обслуживание оргтехники, на содержание архивов и т.п.

Как внедрить ЭДО

Чтобы начать работу с электронным документооборотом:

• Определите, какие документы нужно перевести в электронный формат.

• Выберите наиболее подходящий вам сервис ЭДО. Например, Платформа ЭДО.

• Подключитесь к выбранному оператору ЭДО, предварительно выбрав оптимальный тариф и заключив с ним договор.

• Приобретите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

• Настройте и внедрите систему электронного документооборота.

Обновления улучшили пользовательский интерфейс. В чем суть изменений? 

• Стали удобнее кнопки.

• Расширились возможности фильтрации и сортировки списков документов.

• Стала проще и функциональнее отправка неформализованных документов.

• Увеличилась площадь табличной части, чтобы пользователю было доступно больше документов на экране.

Подробнее, что изменилось:

1. Доработаны фильтры документов на вкладках «Входящие/Исходящие»:

• Улучшены кнопки. 

• Дополнительные фильтры перенесены в общую строку над таблицей с документами и приведены к единому виду (гиперссылки).

• Добавлена кнопка «Сбросить» для быстрого сбора фильтров.

• Появилась возможность добавления / удаления неиспользуемых пользователем колонок в табличной части интерфейса обработки.

2. Реорганизованы кнопки действий над документами на всех вкладках.

3. Обновлен интерфейс отправки неформализованных документов. Функциональность кнопки «Выгрузить неформализованный документ» разделена на две части: 

• Создать неформализованный документ.

• Загрузить неформализованный документ.

4. Добавлена сортировка входящих и исходящих документов (ПКМ — Сортировка).

5. Реализовано создание документов в 1С на основании входящих актов сверки для БП 3.0.

6. Добавлена возможность указания типа, наименования, номера и даты для неформализованных документов.

7. В настройках добавлена ссылка для скачивания последней версии обработки.

Новый интерфейс доступен в Обработках 1С, начиная с версии 1.0.4.5.4.

Скачать обработку, а также инструкцию к ней, можно в «подвале» личного кабинета «Платформа ЭДО» или в разделе ЭДО на сайте «Платформы ОФД».

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8Jx1Y1