Что такое ЭДО
Электронный документооборот включает:
создание электронных документов;
возможность их отправки, обработки и получения;
хранение документов в электронном формате;
проверку документов на соответствие установленным форматам.
Подлинность электронного документа подтверждается электронной подписью (ЭП), после чего он становится равным бумажному документу, подписанному собственноручно (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Подписанный документ передается по зашифрованным каналам связи, что обеспечивает конфиденциальность и защиту информации.
ЭДО можно организовать:
Для ведения делопроизводства внутри собственной организации.
Для передачи данных внешним получателям — поставщикам, покупателям, клиентам.
Для отправки документов контролирующим госорганам — ФНС, СФР, Росстату и другим.
Схематично работу ЭДО между компаниями можно представить так:
Отправитель создает оригинал документа в электронном формате, подписывает его своей ЭП и направляет контрагенту.
Получив документ, контрагент одобряет его, подписывает своей ЭП и пересылает отправителю, либо сообщает причину, по которой документ не может быть одобрен и подписан, направляет свои замечания, рекомендации и т.п.
К отправителю поступает подписанный документ или замечания контрагента, в ответ на которые он вносит исправления в уже созданный документ или составляет новый и отправляет его контрагенту.
ЭДО можно совмещать с привычным бумажным документооборотом, но не в отношении одного и того же документа. Так, если одна сторона подписывает электронный договор своей ЭП, то и другая сторона должна действовать так же. Другой договор можно составить на бумаге, и тогда обе стороны должны будут подписать его собственноручно.
Комфортно заменить бумажный документооборот электронным поможет «Платформа ЭДО». Это доступный и удобный сервис с бесплатной API-интеграцией и автоматическим роумингом.
Получить помощь и консультацию можно у технической поддержки сервиса или партнера компании в вашем регионе
Получить консультацию:
А в личном кабинете «Платформы ОФД» вы можете заказать квалифицированную электронную подпись (КЭП) без визита в ФНС.
Кому нужен ЭДО
Организации и ИП могут с помощью ЭДО обмениваться документами с контрагентами, покупателями, госорганами, а также вести свой внутренний документооборот.
Крупным компаниям, у которых количество документов достигает от сотен до нескольких тысяч в месяц, без ЭДО не обойтись — он помогает существенно экономить средства и время на их создание и отправку.
Электронный документооборот подойдет также для малого и среднего бизнеса с небольшим объемом исходящей документации, особенно при наличии у них нескольких подразделений или крупных контрагентов, которые работают исключительно через ЭДО.
Некоторые категории компаний применять ЭДО обязаны, это:
бюджетные учреждения;
участники системы госзакупок;
импортеры товаров;
участники систем ЕГАИС, «Меркурий», «Честный ЗНАК»;
участники грузоперевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Преимущества ЭДО
У электронного документооборота есть много неоспоримых преимуществ перед бумажным:
Ускорение процесса обмена документами. Даже если отправитель и получатель находятся в разных городах или странах, на передачу данных уходят считанные минуты. Что немаловажно — ЭДО может функционировать круглосуточно и позволяет работать с документацией без привязки к офису. Благодаря этому в разы повышается скорость согласования и подписания документов, на которые раньше уходили дни или недели.
Данные надежно защищены. Документ передается в зашифрованном виде по защищенным каналам связи — кроме отправителя и получателя никто не имеет доступа к передаваемой информации.
Возможность отслеживания статуса документа. Передав документ, отправитель может получать уведомления о каждой стадии, пройденной документом — о его получении, подписании и т.д. Также возможность онлайн-контроля за работой своих сотрудников с документами получает руководитель.
Интегрирование используемых компанией учетных систем с ЭДО. Это позволяет просматривать, подписывать и отправлять договоры, счета, другие документы прямо из бухгалтерских, кадровых и т.п. программ учета.
Быстрый поиск нужного документа. Все документы, созданные, отправленные и полученные за период использования ЭДО, хранятся в электронной базе системы. В отличие от бумажного документа, который придется долго искать в архивных папках, электронный находится за пару секунд.
Снижение затрат на бумагу, картриджи, обслуживание оргтехники, на содержание архивов и т.п.
Как внедрить ЭДО
Чтобы начать работу с электронным документооборотом:
Определите, какие документы нужно перевести в электронный формат.
Выберите наиболее подходящий вам сервис ЭДО. Например, Платформа ЭДО.
Подключитесь к выбранному оператору ЭДО, предварительно выбрав оптимальный тариф и заключив с ним договор.
Приобретите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.
Настройте и внедрите систему электронного документооборота.
Переходить на электронный документооборот удобно с сервисом «Платформа ЭДО». Это простой и оперативный обмен документами между организациями, возможность просмотра, подписания и отклонения документов через 1С, работа со всеми популярными типами документов.
Электронный документооборот «Платформа ЭДО» стал еще удобнее для бухгалтеров и предпринимателей — пользователей программы 1С.
Обновления улучшили пользовательский интерфейс. В чем суть изменений?
Стали удобнее кнопки.
Расширились возможности фильтрации и сортировки списков документов.
Стала проще и функциональнее отправка неформализованных документов.
Увеличилась площадь табличной части, чтобы пользователю было доступно больше документов на экране.
Подробнее, что изменилось:
1. Доработаны фильтры документов на вкладках «Входящие/Исходящие»:
Улучшены кнопки.
Дополнительные фильтры перенесены в общую строку над таблицей с документами и приведены к единому виду (гиперссылки).
Добавлена кнопка «Сбросить» для быстрого сбора фильтров.
Появилась возможность добавления / удаления неиспользуемых пользователем колонок в табличной части интерфейса обработки.
2. Реорганизованы кнопки действий над документами на всех вкладках.
3. Обновлен интерфейс отправки неформализованных документов. Функциональность кнопки «Выгрузить неформализованный документ» разделена на две части:
Создать неформализованный документ.
Загрузить неформализованный документ.
4. Добавлена сортировка входящих и исходящих документов (ПКМ — Сортировка).
5. Реализовано создание документов в 1С на основании входящих актов сверки для БП 3.0.
6. Добавлена возможность указания типа, наименования, номера и даты для неформализованных документов.
7. В настройках добавлена ссылка для скачивания последней версии обработки.
Новый интерфейс доступен в Обработках 1С, начиная с версии 1.0.4.5.4.
Скачать обработку, а также инструкцию к ней, можно в «подвале» личного кабинета «Платформа ЭДО» или в разделе ЭДО на сайте «Платформы ОФД».
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8Jx1Y1
Начать дискуссию