ЭДО и маркировка для торговли, транспорта, старта бизнеса. Как применять

ЭДО (электронный документооборот) — передача документов между физическими и юридическими лицами с помощью Интернета. Это проще и быстрее, чем совершать обмен документами на бумажных носителях: не нужно распечатывать, отправлять документы, ждать их возврата в офис — все можно сделать в несколько кликов и за считанные минуты.

Какие операции можно совершать с помощью ЭДО:

• обмениваться документами между поставщиками и покупателями;

• сдавать отчетность в контролирующие органы;

• взаимодействовать с государственными структурами;

• контролировать и подписывать договоры;

• получать выписки.

Электронный документооборот существенно экономит время и денежные средства: документ можно мгновенно отправить контрагенту и не нужно тратиться на распечатку и доставку документов с помощью курьера.

1. Отправитель выгружает документ в сервис или создает его прямо в программе.

2. Отправитель подписывает документ с помощью электронной подписи.

3. Отправитель передает документ контрагенту в системе ЭДО.

4. Контрагент получает уведомление о документе и подписывает его, если все верно, или отклоняет, если документ требует корректировки.

5. После подписания документа отправитель получает уведомление.

Удобство использования документооборота ощутят владельцы и работники любой сферы бизнеса, но особенно торговые компании, так как цепочка поставок всегда завязана на скорости подписания документов — следующий шаг (отгрузку, продажу и т.п.) нельзя сделать без них. А ЭДО повышает эффективность работы и скорость оборота денег компании.

Даже если не обмениваться документами электронно со своими контрагентами, можно настроить ЭДО внутри компании — это удобно, если, например, склад и офис находятся в разных частях города, или с контролирующими органами.

Использовать ЭДО обязательно:

• компаниям, которые ведут бизнес с маркированным товаром (изготовители, поставщики и продавцы);

• участникам госзакупок;

• импортерам, т.е. бизнесам, которые ведут работу с товаром, подлежащим прослеживаемости.

Вскоре ЭДО станет обязательным и для участников грузоперевозок. В настоящее время внедряется система ЭПД — электронных перевозочных документов. 

Здесь ответ однозначный — любой сотрудник компании.

Активнее остальных отделов ЭДО обычно пользуются:

• В бухгалтерии — для отправки электронной отчетности и взаимодействия с контролирующими органами, например, статистическую отчетность можно сдавать только в электронном виде.

• В отделе персонала — все операции по приему, переводу, увольнению и другие можно оформлять электронно, а больничные листы уже не предоставляют в бумажном виде — существует только электронный формат.

• На складе — для оформления перемещения товаров и отгрузочных документов. Это особенно удобно, если склад удаленный.

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Подключить

1. Приобрести электронную подпись для каждого сотрудника, который будет работать с ЭДО.

Для участия в электронных торгах, работы в госсистемах и на госпорталах, отчетности, обмена электронными документами с сотрудниками и партнерами нужна квалифицированная электронная подпись. 

Такую доверенность можно оформить в электронном виде по утвержденному формату и в дальнейшем прилагать ее в пакете документов или указывать реквизиты доверенности в самих документах. Для подписи документов руководителем компании или ИП МЧД не нужна — достаточно его сертификата КЭП.

Существуют еще простая и усиленная неквалифицированная подпись, но их можно использовать только для внутренних документов и документах с контрагентами, если такие условия прописаны в договоре. Но лучше сразу оформлять квалифицированную подпись — ее возможности шире, и не нужно будет постоянно проверять разрешения.

2. Заключить договор с оператором электронного документооборота.

Сейчас на рынке достаточно много операторов ЭДО, но главное, что нужно учесть при выборе — оператор должен быть в официальном реестре ФНС. Проверить это можно по ссылке.

Также при выборе оператора ЭДО следует учесть:

• возможность настроить автоматический роуминг между операторами (если ваш партнер будет сотрудничать с другим оператором);

• возможность интеграции с различными системами и ПО, которые уже применяются в бизнесе;

• наличие техподдержки;

• выгодные тарифы;

• возможность проверить печатные формы документов и корректировать их прямо в системе;

• возможность передачи документов в систему «Честный знак» и другие системы отслеживания товаров;

• возможность использовать ЭДО для транспортных перевозок, оформлять ЭПД;

• отсутствие доплат и переплат за каждую опцию.

3. Обучить сотрудников возможностям сервиса.

4. Начать обмениваться с контрагентами документами в электронном виде.

Возможно, не все ваши контрагенты используют электронный документооборот и у них нет возможности его подключить. Тогда придется использовать оба вида документооборота — это возможно. Главное — разработать правила хранения документов.

Но не стоит забывать, что и для электронных документов надежнее будет организовать резервное копирование, например, хранить их на сервере компании или внешнем носителе. При этом обратите внимание, если вы распечатаете документ просто с отметкой об электронной подписи, то он не будет иметь юридической силы.

Так обмениваться электронными документами тоже можно — для этого нужно настроить автоматический роуминг. Если роуминг настроен, компании могут получать и отправлять документы как обычно.

Чтобы настроить роуминг, нужно отправить приглашение своему контрагенту. Но перед этим стоит проверить, что между вашими операторами настроена связь — тогда будет все просто, потому что система примет приглашение к участию в совместном документообороте автоматически.

Если контрагент еще совсем не пользуется ЭДО, тогда ему придет приглашение подключиться, но далее решение за ним: начать использовать систему или продолжать обмениваться документами на бумажном носителе.

Преимущества Платформа ЭДО:

• легкая настройка и техподдержка 24/7;

• интеграция с программами 1С и смежными системами;

• автоматический роуминг с большинством операторов ЭДО;

• редактор УПД в веб-интерфейсе (с нуля можно сконструировать документ);

• бесплатная передача данных в систему маркировки и прослеживаемости, а также предоставление статуса документа в системе «Честный ЗНАК»;

• поиск контрагентов по ИНН в актуальном справочнике ФНС; 

• визуализация печатных форм документов;

• большая база пользователей в сегментах розничной торговли и услуг;

• простой и удобный к интеграции API.

Система электронного документооборота до сих пор вызывает недоверие предпринимателей, потому что невозможно уследить за всеми нововведениями и изменениями. Но с надежным партнером вы можете быть уверенными в соблюдении всех требований законодательства.

Читайте также:

• «Платформа ЭПД» открыла тест-драйв ЭДО на транспорте.

• Машиночитаемая доверенность: что это и как работает.

• Нужно ли оформлять путевой лист на директора компании. ЭДО на транспорте.

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8K84qw