Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году

Контрольные органы сейчас не проводят сплошные проверки, а идут конкретно к налогоплательщику, у которого видят нарушения. Поводом для проверки может стать жалоба или автоматически выявленная ошибка. Если вы соблюдаете требования закона, проверок можно избежать. 

Результативность таких проверок высокая: в 93,7% случаев инспекторы выносят предписания. Осуществляются именно адресные проверки, когда срабатывают индикаторы риска и инспекторы уверены, что произошло нарушение.

Индикаторы рисков — это «маячки», которые срабатывают, чтобы контрольный орган обратил внимание на бизнес. Они не говорят, что нарушение точно произошло, но показывают, что нарушение возможно с высокой долей вероятности.

ФНС готовит списки налогоплательщиков, по которым сработали индикаторы рисков, и передает в прокуратуру. После одобрения прокуратуры происходит выездная проверка. 

На самом деле у ФНС мало индикаторов рисков, в отличие от других контролирующих органов. Например, у Роспотребнадзора таких индикаторов более 40 штук. А у ФНС утвержденных индикаторов рисков всего три: 

1. Более 30% чеков или БСО коррекции в приходных фискальных документах за 30 дней.

2. Отсутствуют фискальные документы в АИС «Налог-3» при наличии зарегистрированной кассы. ФНС расценивает это как сокрытие выручки и нарушение бизнес-процессов.

3. Более 30% чеков или БСО с признаком «Возврат прихода» в приходных фискальных документах за 30 дней. Исключение: ломбарды и пункты приема металлолома.

В 2025 году появятся еще два новых индикатора рисков:

1. Смена более двух раз в течение 30 дней адреса установки кассы. Исключения: при осуществлении расчетов по месту выполнения работ или услуг вне торгового объекта. Например, если у предпринимателя две точки и касса одна — это нарушение.

2. Отклонение выручки от базовых значений по субъекту РФ для сферы общепита (ID проекта — 01/02/02-24/00145618). Сравнение будет по двум величинам: в абсолютным (рублям) и относительным (количество выручки на 1 рубль ФОТ).

С 21 сентября 2024 года вступили в силу изменения, которые упрощают административные функции инспекторов:

1. Налоговый инспектор может выдать предписание в момент наблюдения за соблюдением требований в случае обнаружения нарушений. 

Как было раньше: инспектор не мог сразу выдать предписание, а должен был предварительно согласовать проверку, после чего выехать на место правонарушения.  

2. Срок профилактической проверки увеличили до 10 дней (ранее был 1 день). 

Профилактические проверки направлены на то, чтобы подсказать бизнесу, где есть нарушения. За 10 дней инспектор более глубоко сможет проверить бизнес и увидеть нарушения, которые не получилось бы найти за один день. По результатам профилактической проверки не может быть выдано никаких предписаний, только рекомендации. Нужно понимать, что вся эта информация поступает в ФНС, и когда будет следующая проверка, то в первую очередь проверят именно те моменты, на которые были выданы рекомендации. Рекомендации не стоит игнорировать, чтобы в дальнейшем не допустить нарушений и предписаний.

С 01.03.2025 года у налоговой инспекции появляется еще одно полномочие:

• Снять кассу с учета в одностороннем порядке, если при проверке владелец кассы отказался предоставить к ней доступ инспектору. Потом бизнесу придется доказывать, что у него были на это обоснованные причины. Если не получится этого сделать, то придется менять фискальный накопитель и нести дополнительные затраты.

С 1 марта 2025 года вступит в силу упрощенный порядок регистрации касс. 

Нарушения требований закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ в сфере применения контрольно-кассовой техники происходят чаще всего. Законодатель упростил административный процесс, при котором бизнес платит деньги инженерам за обслуживание ККТ.  

Раньше при регистрации кассы нужно было подать в ФНС два заявления:

1. О присвоении регистрационного номера ККТ. Вбивали регномер в кассу и распечатывали фискальный документ (отчет о регистрации).

2. Данные отчета о регистрации подавали в ФНС. На основании этого получали карточку регистрации кассы. После этого можно было вести деятельность.

Сейчас второе заявление отменяется, то есть нужно подать одно заявление при регистрации кассы. При перерегистрации заявлений не требуется.

С 01 сентября 2025 года появятся дополнительные способы регистрации касс. Подать заявление в ФНС можно будет через «Госуслуги» или напрямую через производителя ККТ. Но для производителей это не будет обязанностью, а возможностью улучшить сервис для своих клиентов.

Если раньше для ФНС было достаточно наличия у бизнеса кассовой техники, то сейчас происходят более углубленные проверки. Сегодня смотрят не только на наличие кассы или факт передачи чеков, но и на состав этих чеков. Они должны соответствовать приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, который определяет форматы фискальных документов.

Постепенно усиливается межведомственное взаимодействие госорганов для выявления и устранения нарушений. 

• С 01 марта 2025 года взаимодействовать смогут НСПК и ФНС, чтобы отслеживать операции через СБП. Налоговая инспекция будет смотреть, действительно ли учтена вся выручка, которая должна быть фискализирована через кассу. 

• Также усиливается взаимодействие ФНС и Роспотребнадзора. Налоговая будет передавать в Роспотребнадзор информацию о том, когда касса была поставлена на учет, когда начались чеки и какой у кассы адрес. 

У предпринимателей есть обязанность уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности. Так будут отслеживать тех налогоплательщиков, которые не выполнили это требование.  

Бизнес на УСН при выручке более 60 млн рублей обязан применять НДС.

С 01 января 2025 года вводятся новые ставки НДС — 5 и 7%. Эти ставки также должны быть отражены в фискальных документах. Их нужно будет применять тем, кто подпадает под эти условия. 

При этом сохраняются существующие ставки НДС — 10 и 20%. Если бизнес применяет существующие ставки, то будет проще — не нужно обновлять кассовое ПО. Но нужно будет позаботиться о том, чтобы учетная система эти ставки воспринимала и передавала через ККТ и ОФД.

Как подготовиться к изменениям:

• Обновить кассовое ПО (если применяете новые ставки).

• Начать передавать чеки с новыми тегами в ОФД.

• Уточнить готовность у ОФД.

• Проконтролировать правильность применения.

• ФН менять не нужно.

С 1 февраля 2025 года в новых регионах появляется обязанность применять контрольно-кассовую технику. Предусмотрен постепенный переход в течение шести месяцев — с 1 февраля до 1 августа 2025 года. 

Законодатель предусмотрел налоговый вычет, чтобы компенсировать расходы на ККТ — до 28 тыс. рублей:

• налоговый вычет (УСН «Доходы», ПСН);

• учет в составе расходов для УСН «Доходы минус расходы», ОСНО, ЕСХН.

Такая обязанность была и раньше для торговых точек, которые ведут деятельность на розничных рынках. Сейчас эти требования уточнили: количество налогоплательщиков, которые имеют право не применять ККТ, сократилось. К ним относятся:

• ИП и юрлица на ЕСХН, у которых не более трех торговых точек общей площадью до 15 кв. м;

• ИП на ПСН на ярмарках с количеством торговых точек до 50.

При этом будет много исключений, поэтому проверяйте их. 

Раньше официант мог подойти к человеку и выпустить пречек, который не является официальным документом. Покупатель расплачивался, а затем фискальный чек могли не сформировать.

Сейчас фискальный документ должен печататься до того, как принимается оплата от пользователя (чек выдается до оплаты).

Уточнили требования к месту установки (регистрации) кассы:

• Касса должна находиться в месте непосредственного контакта покупателя с продавцом.

• Для автоматических устройств касса может находиться внутри корпуса и снаружи, но обязательно соединена с таким автоматическим устройством. Наглядный пример — это кассы самообслуживания.  

• Для общепита касса может находиться в месте хранения наличности.

Уточнили требования к формату печатного чека и QR-коду на дисплее:

• высота символов — не менее 2 мм;

• интервал между строками — не менее 0,5 мм;

• контрастность — не менее 40%;

• время отображения на экране — не менее 40 секунд.

Контроль нарушений

Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям

Подробнее

Расхождение показателей отчетности с фискальными данными — повод для детальной проверки бизнеса. Если есть нарушения в фискальных документах, то они не принимаются к учету в автоматизированной системе ФНС. 

Неприменение ККТ (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):

• На должностное лицо — от ¼ до ½ суммы расчета без применения кассовой техники, но не менее 10 тыс. рублей.

• На организацию — от ¾ до полной суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей. 

За невыдачу фискальных документов (ФД), ненаправление ФД в электронной форме (ч. 6 ст. 14.5 КоАП):

• На должностное лицо — штраф 2 тыс. рублей.

• На организацию — предупреждение или штраф 10 тыс. рублей.

Нарушение сроков, непредоставление информации, связанной с применением ККТ (ч. 5 ст. 14.5 КоАП):

• На должностное лицо — штраф от 1,5 до 3 тыс. рублей.

• На организацию — предупреждение или от 5 до 10 тыс. рублей.

Применение ККТ с нарушением порядка (ч. 4 ст. 14.5 КоАП):

• На должностное лицо — от 1,5 до 3 тыс. рублей.

• На организацию — предупреждение или штраф от 5 до 10 тыс. рублей.

Самое серьезное административное наказание — при повторном нарушении. Например, за повторное неприменение ККТ, если сумма расчетов без применения ККТ составила от 1 млн рублей (ч. 3 ст. 14.5 КоАП):

• На должностное лицо — дисквалификация на 1–2 года.

• На организацию — приостановка деятельности до 90 суток.

С 1 марта 2025 года за несоблюдение требований для УРК предусмотрено предупреждение или штраф по ст. 14.5 КоАП:

• На должностное лицо — штраф от 40 до 50 тыс. руб. При повторном нарушении — штраф от 50 до 80 тыс. руб.

• На организацию — штраф от 100 до 300 тыс. руб. При повторном нарушении — штраф от 300 тыс. до 1 млн руб.

Так законодатель мотивирует УРК на проверки.

• Срок давности по нарушениям в сфере контрольно-кассовой техники — один год. 

• В течение трех лет контрольные органы могут запросить фискальные данные в рамках проведения выездной налоговой проверки.

Профилактические проверки нацелены на то, чтобы дать бизнесу возможность исправить ошибки. ФНС рассылает информационные письма, в которых сообщает об ошибке. Предприниматель может увидеть нарушение, исправить его и избежать последствий. 

На текущий момент есть пять видов нарушений, по которым рассылаются информационные письма — это то, на что ФНС обращает особое внимание:

1. Критические ошибки в чеках

2. Неверное время в чеке: тег 1012, 502 и 503 ошибки

3. ККТ не зарегистрирована или не завершен процесс регистрации

4. Некорректное название предмета расчета: тег 1030

5. ФД с ошибками, влияющими на подсчет выручки

Обратим внимание на нарушение — некорректное название предмета расчета. В законе № 54-ФЗ есть требование о том, что наименование товара должно идентифицировать совершенную покупку. Нельзя просто написать «товары» или «услуги», потому что не получится идентифицировать, например, какая именно услуга была оказана.

1. Вопрос доверия. Покупатель не сможет проверить чек на сайте ФНС, а пользователь ККТ потеряет лояльного покупателя. Клиент вправе пожаловаться в ФНС.

2. Повод для проверок. Даже некритические ошибки фиксируются в АИС «Налог-3». У ФНС появляется повод для проверки пользователя ККТ, в результате чего могут обнаружиться более серьезные нарушения.

3. Расхождение с ФНС. Фискальные документы со статусами «прием в карантин» и «отказ в приемке» не учитываются в АИС «Налог-3». Происходит расхождение с декларациями пользователя ККТ.

По наблюдениям Платформы ОФД, самые распространенные ошибки в чеках с 2023 года связаны с отсутствием обязательного тега (90,79%):

• 2108 — мера количества предмета расчета (85%).

Остальное количество ошибок в обязательных тегах приходится на следующие виды тегов (5,79%):

• 1030 — наименование предмета расчета;

• 1209 — номер версии ФФД;

• 1187 — место расчетов;

• 1009 — адрес расчетов.

Прочие ошибки в тегах (9,21%):

• 505 — не заполнен НДС: должен быть хотя бы один из тегов: 1102–1107;

• 423 — присутствуют незадекларированные теги;

• 503 — время на кассе опережает текущее более чем на сутки;

• 422 — значение вне разрешенного диапазона;

• 502 — время на кассе отстает от текущего более чем на 1 год;

• 511 — не указан ИНН поставщика в каждом предмете расчета;

• 424 — тег имеет недопустимые повторения;

• 510 — признак агента по предмету расчета требует ИНН поставщика;

• 507 — сумма по способам оплаты не равна общей сумме чека;

• 506 — суммарное значение НДС превышает разрешенное.

• Шаг 1. Проанализировать и устранить причину проблемы в работе кассового оборудования. В большинстве случаев нужно обновить ПО и разъяснить своим кассирам, как правильно работать с кассой, потому что человек не всегда понимает принцип, как все устроено.

• Шаг 2. Исправить чеки с ошибками и сформировать чеки коррекции. 

• Шаг 3. Проверить, чтобы не было последствий: уведомить налоговую. Нужно написать письмо в ФНС. В ст. 14.5 КоАП есть примечание о том, что следует уведомить ФНС о факте выявленных нарушений, мерах по их исправлению. Если придет инспектор, покажите ему письмо — это защитит вас от санкций.

Платформа ОФД предоставляет своим клиентам сервис «Контроль нарушений». С его помощью вы сможете контролировать риски по проверкам, исключать критические ошибки и не допускать штрафов и предписаний от ФНС. Система найдет ошибки по чекам и документам, чтобы вы вовремя смогли их устранить. Вы будете уверены, что ККТ работает без сбоев, а кассовые операции совершаются корректно. 

Контроль нарушений

Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям

Подробнее

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFK3ztek