Что представляет собой ПЭП
Простая электронная подпись — это аналог собственноручной подписи в цифровом мире. По сути, это определенный набор символов и кодов, которые однозначно идентифицируют подписанта и подтверждают его волю на подписание конкретного электронного документа.
В отличие от более продвинутых видов ЭП (неквалифицированной и квалифицированной), для использования ПЭП не нужно получать сертификаты в удостоверяющих центрах и приобретать специальные программные средства. Достаточно зарегистрироваться в сервисе, например, «Подпислон».
Порядок использования простой электронной подписи регулируется законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно этому закону, ПЭП может создаваться и проверяться с использованием различных технологий и средств, таких как пароли, коды, криптографические ключи и т.д. Главное условие — наличие достоверной информации о лице, подписавшем документ, и возможность определить факт и дату подписания.
Что можно подписывать с помощью ПЭП
Сфера применения простой электронной подписи постоянно расширяется. В настоящее время ее активно используют физические лица — чтобы попасть в личный кабинет ФНС, получить услугу через портал Госуслуги, для авторизации на интернет-сайтах.
Бизнес тоже часто использует простую ЭП в работе с физлицами:
Туристические агенства подписывают — договор на турпродукт, лист бронирования, туристский ваучер и путевку, страховку.
Агенства недвижимости подписывают — договор на риэлторские услуги, договор найма жилого помещения, договор на юридическое сопровождение сделки, акты прием-передачи недвижимости.
Автосервисы подписывают — договор страхования, заказ-наряд, предварительный договор купли-продажи.
Отели и гостиницы подписывают — договор на предоставление гостиничных услуг, квитанции об оплате и т.д.
При этом важно понимать, что применение ПЭП допускается только в случаях, прямо разрешенных законом.
Если в отношении конкретного документа установлены специальные требования к форме (например, нотариальное удостоверение), то одной простой электронной подписи будет недостаточно.
Как получить и использовать простую ЭП
Чтобы начать использовать ПЭП, нужно выбрать информационную систему — например, «Подпислон», в которой ведется работа с электронными документами. Благодаря этому сервису сотрудники и клиенты смогут подписывать документы с телефона или компьютера без установки приложений и регистраций.
Нужно пройти верификацию при оплате — когда заключаете договор с сервисом. Верификацию физлица вы проводите самостоятельно — рекомендуем запрашивать у него персональные данные и номер телефона, с которого будет производиться подписание. При этом номер телефона может не принадлежать клиенту — он должен подтвердить намерение подписывать документы с этого номера (обязательно это зафиксируйте).
Сам процесс подписания в сервисе «Подпислон» выглядит так:
Менеджер входит в систему под своей учетной записью.
Загружает электронный документ, который нужно подписать.
Нажимает соответствующую кнопку, отправляет документ физлицу.
Физлицо подтверждает свое намерение подписать документ.
Физлицо вводит код из SMS, который отправляет ему сервис.
Менеджер видит в личном кабинете, что документ подписан.
Физлицо получает подписанный документ по электронной почте.
Преимущества использования ПЭП
Применение простой электронной подписи имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным «бумажным» документооборотом:
Экономия времени. ПЭП позволяет мгновенно подписывать и обмениваться документами, без необходимости распечатки, сканирования, отправки по почте и т.д.
Сокращение затрат. Электронный документооборот избавляет от необходимости тратить деньги на бумагу, краску, услуги курьеров и почты, аренду архивных помещений.
Повышение эффективности. Благодаря ПЭП бизнес-процессы становятся быстрее и прозрачнее, улучшаются коммуникации между контрагентами, ускоряется принятие управленческих решений.
Удобство хранения и поиска. Электронные документы, подписанные ПЭП, можно быстро найти в информационной системе по различным параметрам (дате, названию, подписанту и т.п.). При этом они хранятся сколь угодно долго и не занимают физического места.
Юридическая значимость. Документ, подписанный простой электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ с «живой» подписью (при соблюдении требований законодательства).
Таким образом, ПЭП открывает широкие возможности для оптимизации документооборота и повышения эффективности взаимодействия граждан, бизнеса и государства.
Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов бесплатно
Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот
Будущее развитие ПЭП
В ближайшие годы ожидается дальнейший рост популярности и распространенности простой электронной подписи. Этому будут способствовать следующие факторы и тенденции:
Цифровизация госуслуг. Государство активно переводит взаимодействие с гражданами и бизнесом в электронный вид, стимулируя тем самым спрос на использование ПЭП. Например, уже сейчас более 70% заявлений на получение госуслуг подается онлайн.
Развитие удаленной идентификации. Биометрическая идентификация через Единую биометрическую систему (ЕБС) сделает получение и использование ПЭП еще более простым и доступным для широких масс населения.
Трансграничное признание. Развитие международной торговли и глобальных цифровых платформ потребует наличия единых стандартов электронной подписи, действующих в разных странах мира. Вероятно, в будущем мы увидим появление универсальных трансграничных систем ПЭП.
В более отдаленной перспективе можно ожидать перехода к полностью безбумажному документообороту и появлению новых форматов электронного взаимодействия (например, «умных» контрактов). При этом простая электронная подпись останется одним из базовых инструментов обеспечения юридической значимости документов в цифровую эпоху.
Простая электронная подпись помогает гражданам, бизнесу и государству экономить время, деньги и другие ресурсы при организации документооборота, упрощает коммуникации и повышает скорость принятия решений.
В будущем простая электронная подпись продолжит развиваться, интегрируясь с другими цифровыми технологиями и адаптируясь под меняющиеся потребности общества.
С помощью сервиса «Подпислон» вы можете систематизировать документооборот с удаленными сотрудниками и клиентами, сделать его юридически значимым. Сервис предназначен для подписания любых документов с физическими лицами и самозанятыми за исключением документов, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну, а также счетов-фактур и трудовых договоров. Зарегистрируйтесь и подпишите 10 первых документов бесплатно.
Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов бесплатно
Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KG6Li
Начать дискуссию