Какие документы нужны
Заказчику при работе с самозанятым не нужно платить НДФЛ и социальные взносы. Но чтобы исключить риски того, что отношения с исполнителем сочтут трудовыми, важно правильно составить документы.
Обязательный документ — чек, его выдает самозанятый после завершения работы и получения оплаты. Но, кроме чека, желательно составить и другие документы, чтобы избежать рисков.
До начала сотрудничества с самозанятым убедитесь, что он действительно является самозанятым. Для этого запросите у него справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД.
Справка о самозанятости
Самозанятый скачивает справку из приложения «Мой налог». Сделать это несложно, справка приходит сразу. Далее он ее отправляет заказчику. Если у заказчика есть ИНН самозанятого, то он может самостоятельно проверить такую информацию через сайт ФНС.
В справке указывается:
ФИО налогоплательщика;
ИНН и паспортные данные;
дата постановки на учет;
наименование ИФНС, место постановки на учет.
Онлайн-формат документа подтверждается электронной подписью ФНС. Справка нужна для того, чтобы заказчик точно выяснил статус самозанятого. Если исполнитель окажется физлицом, то после выплаты вознаграждения придется заплатить НДФЛ и страховые взносы. А если налоги были выплачены несвоевременно, так как заказчик не знал, что переводит деньги физлицу, то налоговая начислит штрафы и пени.
Важно! Перед каждой выплатой заказчику рекомендуем проверять статус самозанятого, чтобы избежать проблем с налоговой. Бывают случаи, что плательщик НПД лишается своего статуса, а заказчику об этом не сообщает.
Договор ГПХ
После получения справка с самозанятым нужно оформить договор ГПХ (подряда или оказания услуг). Договор в некоторых случаях может быть устный, но для безопасного сотрудничества лучше оформить письменный и прописать в нем все условия сделки. Договор защищает интересы сторон.
Если заказчик не оплатит услугу, самозанятый сможет подать иск в суд для взыскания. С другой стороны, заказчик может предъявить исполнителю претензию за не надлежащие качество работ, если такое произошло. При возникновении других спорных ситуаций также можно ссылаться на условия договора.
Что указывают в договоре ГПХ
Чтобы отношения не признали трудовыми, правильно составьте договор с самозанятым. Обязательно проверьте готовый договор, обращая внимания на главные нюансы.
Что должно быть указано в договоре ГПХ:
Статус исполнителя. Пропишите, что исполнитель — плательщик НПД и что он документально подтверждает свой статус.
Конкретные работы или услуги, которые будет выполнять исполнитель.
Сроки исполнения.
Обязанности сторон. Исполнитель обязуется по заданию заказчика выполнить работы или услуги, указанные в договоре, а заказчик — принять и оплатить их.
Ответственность сторон. Например, что будет, если исполнитель не выполнить работу в срок или если заказчик ее не оплатит.
Подписи двух сторон.
Можно упростить подписание документов, если оформлять их в электронном виде и подписывать с помощью ПЭП. Сервис «Подпислон» идеально подходит для подписания договоров с самозанятым и других документов онлайн.
Что нельзя прописывать в договоре ГПХ
В тексте не должно быть терминов из трудового договора. Например, если написать: «Работник получает заработную плату два раза в месяц», это станет подтверждением трудовых отношений.
Если договор ГПХ признают трудовым, заказчик должен принять исполнителя в штат, выплатить за него все налоги и взносы с момента подписания договора и выдать ему компенсацию за отпуск и больничные, если они были.
Такую фразу нужно написать так: «Исполнитель получает вознаграждение в течение 3-х рабочих дней после подписания сторонами акта выполненных работ».
Нельзя указывать в договоре:
трудовые функции и обязанности;
необходимость соблюдать правила трудового распорядка и дисциплины;
оплату дважды в месяц в одинаковые числа месяца;
безвозмездное предоставление самозанятому оборудования и материалов для выполнения работ;
материальную ответственность исполнителя.
Акт выполненных работ
Оформлять акт выполненных работ необязательно, но лучше это сделать. Согласно договору, заказчик обязан в установленный срок проверить и принять работы, выполненные самозанятым. Акт фиксирует этот этап. Он составляется по окончании работ или определенного этапа.
В акте указывают:
данные заказчика и исполнителя;
наименование работ или услуг, их объем и сроки выполнения;
сумму вознаграждения;
наличие или отсутствие претензий к качеству работ;
порядок выплаты вознаграждения;
подписи сторон.
Бывает, что заказчик принимает работы, но затем находит некоторые недостатки. Тогда он не только уведомляет исполнителя о проблемах, но и указывает недочеты в акте. Этот документ становится основным свидетельством выполнения или невыполнения обязательств со стороны самозанятого.
Для ИП и ООО акты служат документальным подтверждением расходов. Также они фиксируют факт выполнения работ и их сроки, что помогает свести к минимуму риск переквалификация договора в трудовой.
Подписывайте документы с физлицами по смс
Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций
Счет на оплату
Счет не обязателен. Это дополнительный документ и для подтверждения расходов не требуется. Но с ним проще бухгалтеру провести оплату. Обычно в договоре прописывают, нужен счет на оплату или нет. Сформировать счет можно быстро в приложении «Мой налог».
Счет на оплату включает:
данные заказчика и исполнителя;
реквизиты счета исполнителя для получения вознаграждения;
услуги и их стоимость;
срок перевода вознаграждения.
В счете, как и в других документах, важно не допускать трудовой терминологии.
Чек
После получения вознаграждения самозанятый должен отправить чек заказчику. Это обязательный документ при сотрудничестве с плательщиками НПД. Чек самозанятый предоставляет сразу, если вознаграждение выплачивается наличными. Если деньги переводили по безналу, чек передается не позднее 9 числа следующего месяца (ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Чек нужен, чтобы:
Подтвердить сотрудничество с самозанятым.
Учесть расходы при уменьшении налогооблагаемой базы.
Чек включает:
ФИО, ИНН самозанятого и название его спецрежима;
дату;
наименование товаров, работ или услуг;
сумму расчета;
ИНН заказчика;
QR-код.
Риски для заказчика, если нет документов
Если раньше налоговая не уделяла большого внимания отношениям между заказчиком и исполнителем, то сейчас ситуация изменилось. Налоговики стали внимательно следить за сотрудничеством с самозанятыми. Основной риск при сотрудничестве с плательщиком НПД — переквалификация договора в трудовые отношения.
Чтобы не возникли такие проблемы, внимательно отнеситесь к документам. В них не должно быть терминологии из трудового договора.
Как обмениваться документами с самозанятыми
Традиционный почтовый обмен документами с самозанятым из другого региона может превратиться в длительный и утомительный процесс. Пересылка договоров и актов обычной почтой не только занимает много времени, но и несет риски потери документов.
Как можно обмениваться документами:
Цифровые каналы связи.
Можно отправить документы по электронной почте или через мессенджеры. Самозанятый распечатывает, подписывает и отправляет их обратно по почте. Минус — все еще остаются риски потери документов и медленной доставки.
Электронный документооборот через email и мессенджеры.
В этом случае требуется наличие электронной подписи (ЭП) у обеих сторон. Документы подписываются с помощью ЭП и отправляются по электронным каналам связи.
Хотя у компаний обычно есть необходимые ЭП (НЭП или КЭП), самозанятые редко ими располагают. Процесс получения ЭП для физлиц может быть сложным: нужно установить специальное ПО, заполнить разные формы, предоставить документы в удостоверяющий центр.
Специализированные сервисы ЭДО.
Это оптимальное решение, которое позволяет быстро создавать электронные документы, подписывать их ЭП, мгновенно обмениваться файлами, получать юридически значимые документы. Такой формат обеспечивает максимальную скорость и надежность документооборота.
Сервис «Подпислон» предоставляет простую электронную подпись, которая подходит для подписания документов между юрлицами и физлицами. Чтобы подписать документ, нужно:
загрузить документ в сервис;
одним кликом отправить его получателю.
Получателю приходит ссылка на документ по смс, и он подписывает его с помощью уникального кода из сообщения.
У сервиса есть своя служба поддержки, которая быстро отвечает на интересующие вопросы. Все подписанные документы хранятся в личном кабинете компании, самозанятый получает подписанный документ по электронной почте или может скачать файл сразу после подписания.
Подписывайте документы с физлицами по смс
Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFH4cJNt
Начать дискуссию