С этой проблемой сталкивается любой бизнесмен. Кража клиентской базы своим же сотрудником — это воровство ваших ресурсов. Особенно остра эта тема в сфере бухгалтерских услуг. Бороться пытками и казнями бесполезно. Опытные руководители заранее предвидят слабые места и предотвращают катастрофу. В этой статье пойдет речь о способах профилактики воровства клиентской базы.
Прежде чем начать защищать клиентскую базу от недобросовестных исполнителей, проверьте свои слабые места:
- Цены на услуги запредельны, а уровень доверия к бухгалтеру больше, чем к руководителю.
- У бухгалтера нет мотивации работать на ваше дело, он стремиться раскрутить свой аналогичный бизнес.
- Клиентская база находится в открытом доступе для всех сотрудников.
Укрепление слабых позиций благоприятно повлияет на все бизнес-процессы. Теперь представляем вашему вниманию несколько рабочих и несложных методов защиты от воровства и промышленного шпионажа.
Разработать эффективную систему мотивации персонала и контроля выполненных задач
Сильная мотивация сокращает риск ухода сотрудников вместе с клиентами. Не стоит кормить сотрудников с ложечки и вытирать сопли — достаточно стать авторитетом, вести себя честно и справедливо, создать комфортные условия труда. Ни один работник не захочет портить отношения с работодателем, если ему хорошо платят и развивают его навыки. Не все готовы покинуть нагретое местечко и рисковать в одиночку.
Стопроцентного действующего рецепта не существует. Клиенты нередко сами намекают и уводят из аутсорса бухгалтеров. Но это только бизнес, таковы правила игры. С такими клиентами и специалистами расставайтесь без сожаления, а в голове держите простые правила бумеранга и знаменитого колодца.
Разработайте и внедрите свою систему регламентов
Инструкции уберегут от случайных поворотов «налево», а руководителю легче контролировать процессы выполнения заказов. О необходимости и пользе регламентов я рассказываю в одном из видео на канале:
Юридическая защита
Грамотно составленный договор заставит несколько раз подумать перед тем, как сбежать с клиентом. Обязательно включите положения о коммерческой тайне. Коммерческая тайна предполагает специальное оформление на уровне локальных актов, в которых отражают:
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
- порядок ознакомления с этими сведениями;
- круг лиц, имеющих право знакомиться с названными сведениями.
С подготовленным положением о коммерческой тайне необходимо ознакомить под роспись сотрудников. Они должны запомнить, что за увод клиентов их может настигнуть ответственность — как материальная, так и уголовная. Нарушителю будет грозить статья 183 УК РФ «Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну» вместе с лишением свободы до 5 лет. Конечно, такое суровое наказание не для всех, но припугнуть можно.
Идеальный вариант — партнерские отношения с сотрудниками. Подумайте на досуге, может есть с кем из команды разделить доход и ответственность?
Внимательность и неравнодушие.
Вот сильные стороны руководителя малого бизнеса. Обращайте внимание на работу персонала, не забрасывайте дела и держите руку на пульсе. Таким образом, вы окружите своей заботой и сотрудников и клиентов.
Продолжайте прокачивать свою экспертность, клиенты идут в первую очередь за вами и вашими знаниями. Лояльные и постоянные заказчики выбирают вашу фирму за качество, скорость и стабильность. Продолжайте держать марку и проходите обучение, например, как это делают в Школе ББ.
Знакомьтесь лично и поддерживайте связь с клиентами, особенно с крупными. Они помогут раскрыть коварные умыслы сотрудников. Когда клиент общается только с бухгалтером, то и начинает ассоциировать услуги исключительно с ним, но полностью ограничить личное общение в бухгалтерском бизнесе невозможно.
У клиента всегда много параллельных и второстепенных вопросов, кто как не обслуживающий бухгалтер на них отвечает. Здесь можно постараться исключить использование личных телефонов, настроить IP-телефонию с корпоративного номера с записью разговоров, предоставить рабочую почту для переписки и единый мессенджер для коротких сообщений.
Лайфхак. Настройте переадресацию при приеме почты или проставление в копию при отправке. Клиенты должны отправлять сообщения и документы только на корпоративный адрес, иначе их заявки не будут обработаны.
Оставайтесь «в теме» — вступайте в Закрытый клуб бухгалтеров-аутсорсеров. Там всегда готовы поделиться опытом, протянут руку помощи, дадут совет, расскажут о новых способах сохранения и наращивания клиентской базы в бухгалтерском бизнесе.
Начать дискуссию