Чек-лист владельца аутсорсинга: как контролировать работу сотрудников

Владельцы бухгалтерского бизнеса неохотно делегируют свои полномочия, так как волнуются за результаты. Действительно, как ни проверяй сотрудника при найме, все равно нет гарантий, что он оправдает все ожидания. Но это не повод делать все самому. Просто работников нужно контролировать. Расскажем, как это делать.

Чек-лист: как контролировать персонал

1.Составьте четкие регламенты типовых операций.

Каждый бизнес-процесс можно и нужно разложить на простые элементы.

У работника перед глазами всегда должен быть чек-лист, где в доступной форме описан порядок действий в том или ином случае.

Чем проще и детальнее будет описание, тем меньше ошибок будут допускать сотрудники. Не ленитесь указывать самые элементарные, но очень важные мелочи, например:

• «поставить галочку в окне программы»;
• «проверить номер в графе документа»;
• «ответить клиенту в мессенджере или почте, что документы получены».

Тогда по ходу работы, сотрудник сможет крыжить выполненные задачи. А вы будете спокойны, что текущая операционка спокойно функционирует без вашего ежеминутного участия.

2.Создайте комфортную виртуальную среду.

Сегодня большинство сотрудников работает удаленно, то есть визуально контролировать рабочий процесс, не получится.

Но существует масса способов наладить командную работу в виртуальной среде: онлайн-конференции, чаты, корпоративные мессенджеры. Это помогает создать эффект присутствия. Дает сотруднику понимание, что он находится под присмотром и является винтиком в коллективном механизме.

3.Автоматизируйте бизнес-процессы.

Когда работник один, владелец бизнеса всегда знает, чем он занят. Но когда численность персонала растет - «ручным» способом контроля уже не обойтись. Значит пора подключать CRM-системы и другие инструменты автоматизации бизнеса. Например: Битрикс24. Они позволяют вести учет рабочего времени и отслеживать поручения, выполняемые конкретным работником, на каждом этапе.

Вы сможете видеть все переписки с клиентами, отслеживать, насколько лояльно и профессионально общаются сотрудники. Использовать показатели эффективности персонала для расчета KPI и премиальной системы в своей компании.

Многие сервисы позволяют настраивать уровень доступа. Так вы можете быть уверены, что сотрудник видит только нужные для работы данные, а в случае увольнения не сможет унести с собой всю клиентскую базу.

4.Выделите время на обучение кадров.

У сотрудника может быть солидный, но узкопрофильный опыт работы. Особенно, если он на протяжении долгих лет трудился в одной компании.

Часто ни резюме, ни рекомендации, ни дипломы, не дают полного представления о реальном наборе знаний и умений работника.

Иногда человек стесняется сказать о том, что он не знаком с каким-то сервисом, или никогда не работал с документами определенного типа. Или он просто не хочет испортить репутацию в глазах начальства. Столкнувшись с новой ситуацией в лоб, такой сотрудник может попытаться решить все самостоятельно, пусть и с ошибками.

Чтобы пробел в знаниях сотрудника не обернулся неприятным сюрпризом, перед тем, как бросить его в пучину задач, убедитесь, что они ему по силам.

Лучше потратить немного времени на обучение типовым бизнес-процессам, чем разгребать проблемы из-за некачественно выполненной работы.

5.Сравните показатели ваших сотрудников.

Уровень индивидуальной эффективности может быть разным. Один операционист обрабатывает 20 документов час без недочетов и опечаток, а другой одолевает только 5 и постоянно ошибается.

Если для новичка медлительность и недочеты на стадии привыкания допустимы, то проблему со «старым» работником стоит решать радикально. Неэффективные кадры нужно менять.  

Как контроль персонала влияет на состояние бизнеса

Когда владелец бизнеса регулярно контролирует трудовые ресурсы, он может решить ряд задач:

• выявить недочеты в организационной структуре, когда задачи неправильно делегируются и в результате не выполняются совсем;
• вычислить «бесхозные» функции, когда процесс простаивает, потому что за него никто не отвечает;
• выявить перегруженность или, наоборот, слишком свободный график работников;
• увидеть проблемы во взаимоотношениях сотрудников;
• пересмотреть зарплаты и мотивирующие выплаты;
• запланировать обучение персонала;
• подготовить план по приему новых кадров, если сотрудники уже не справляются с текущим объемом работ.

Если владелец будет держать руку на пульсе, то его бизнес будет работать, как единый, четко отлаженный механизм. Это позволит улучшить уровень сервиса, повысить лояльность старых клиентов, привлечь новых и генерировать больше прибыли.

Хотите научиться управлять персоналом? Приходите в Школу ББ. Вы научитесь подбирать сильных специалистов в команду, поймете, как грамотно делегировать полномочия, пропишите структуру и регламенты взаимодействия, обозначите точки контроля, у вас появится время на стратегию и развитие бизнеса.