Бухгалтерия ведет учет финансовых операций компании и следит за тем, чтобы они соответствовали требованиям регуляторов и законодательства. Решение этих задач требует четко выверенных регламентов внутри организации. Такой подход минимизирует риски и ошибки.
Внутри компании бухгалтерия может выстроить эти регламенты, чтобы все процессы слаженно работали, но внешний мир слишком вариативен. Поставщики присылают счета в формате сканов, бумажных писем или неструктурированных Excel-таблиц, а ключевые условия теряются в 50–страничных договорах с контрагентами.
В среднем бухгалтерия тратит 30% рабочего времени на ручную обработку данных в документах. Это повышает вероятность ошибок и снижает эффективность бизнеса. Исследование CABA показало, что 31% бухгалтеров испытывают стресс ежедневно. Одна из основных причин — перегруженность специалистов.
Умный помощник в бухгалтерии
С помощью технологии RPA компании автоматизируют рутинные бизнес-процессы. В бухгалтерии ее активно используют для обработки документов, сверки данных, формирования отчетов и других повторяющихся операций. Однако традиционные RPA-решения эффективны только при работе со стандартными входными данными. Если документ не соответствует заранее заданному шаблону, робот не может его обработать, и процесс приходится завершать вручную.
Искусственный интеллект расширил возможности RPA. Теперь роботы могут работать с разнообразными форматами документов, автоматически адаптируясь к разным структурам данных. Это особенно важно для компаний с большим числом контрагентов, где каждый поставщик использует свои шаблоны документов. Это снижает вероятность остановок в процессе и делает бухгалтерские операции быстрее, точнее и безопаснее.
Задачи, с которыми справится программный робот с ИИ:
Обработка документов и данных. Программные роботы с ИИ автоматически классифицируют документы, распознают счета-фактуры, извлекают из них данные и систематизируют информацию. Например, технологии распознавания текста обрабатывают входящую корреспонденцию с точностью до 95%, сокращая время работы с документами.
Автоматизация расчетов. RPA-решения с ИИ рассчитывают зарплаты, налоги и другие платежи, сверяют данные в отчетах и предотвращают ошибки. Искусственный интеллект помогает роботам корректно обрабатывать нестандартные случаи и адаптироваться к изменениям в исходных данных.
Контроль транзакций и поиск ошибок. Автоматизированные системы анализируют большие массивы бухгалтерских данных, выявляют аномалии и сигнализируют о возможных ошибках или подозрительных операциях. Это снижает финансовые риски и повышает точность отчетности.
Реальные кейсы применения RPA и ИИ
Крупные компании по всему миру активно используют искусственный интеллект в бухгалтерии и аудите. Deloitte автоматизирует анализ документов, EY применяет ИИ для выявления рисков, PwC использует корпоративный ChatGPT-4 и ИИ для обработки данных, а KPMG строит клиентские стратегии на основе искусственного интеллекта.
Процессы в бухгалтерии, которые автоматизировали клиенты Primo RPA с помощью интеграции RPA и ИИ:
1. Ввод информации в 1С:
RPA обрабатывает входящие письма, проверяя их формат.
RPA скачивает вложенные файлы: сканы УПД, счет-фактур, актов.
ИИ распознает ключевые данные: номер, дату, ИНН контрагента, сумму, НДС и др.
RPA заносит данные в 1С и сводный реестр.
RPA отправляет реестр на проверку пользователю.
2. Формирование отчетов:
RPA мониторит папку на наличие новых сканов.
RPA отправляет документы на распознавание искусственному интеллекту.
ИИ извлекает ключевые данные: ИНН, код, отчетный период и т. д.
RPA заносит данные в отчет и сохраняет его.
RPA отправляет отчет ответственному сотруднику.
3. Работа с актами выполненных работ:
RPA анализирует входящую почту и загружает акты.
RPA регистрирует документы в системе учета.
ИИ помогает формировать платежи, сверяя данные с контрактами.
ИИ анализирует отчетность, выявляя паттерны и аномалии.
Нюансы: безопасность и стоимость
Вместе с преимуществами ИИ в бухгалтерии возникают и риски. Кажется, что для подключения искусственного интеллекта к бизнес-процессам не надо устанавливать дополнительных специальных сервисов: можно просто загружать документы в известные большие языковые модели российских компаний. Но использование внешних ИИ-моделей создает риски для информационной безопасности, так как данные уходят за пределы компании.
В 2023 году компания Samsung запретила сотрудникам использовать генеративные системы искусственного интеллекта, включая ChatGPT, когда обнаружила утечку конфиденциального внутреннего кода. Утечка данных может обойтись компаниям в значительные суммы, если не предпринять меры защиты.
Оптимальное решение — внедрение цифровых помощников с ИИ непосредственно в закрытый контур компании. Это обеспечивает контроль над данными и соблюдение внутренних политик информационной безопасности.
Внедрение таких систем требует начальных инвестиций. Но они быстро окупаются за счет сокращения времени обработки данных и снижения издержек. По опыту клиентов Primo RPA, средний возврат инвестиций во внедрение RPA-технологий в российских компаниях — 50—60% в год.
Программные роботы с ИИ — решение хаоса в бухгалтерии
Технологии RPA и ИИ помогают справляться с хаосом входящих данных и повышать эффективность бухгалтерских процессов. Программные роботы автоматизируют рутинные операции, снижая нагрузку на сотрудников. Искусственный интеллект дополняет их, распознавая нестандартные форматы, классифицируя документы и проверяя данные на ошибки. В результате бухгалтерия получает более точные и оперативные отчеты, а специалисты могут сосредоточиться на аналитике и принятии управленческих решений.
Если ваша компания хочет сделать шаг в будущее и оптимизировать бухгалтерские процессы с помощью современных технологий — свяжитесь с нами. Мы обсудим, как эффективно внедрить умных цифровых помощников в ваши бизнес-процессы.
Primo RPA — технологический лидер роботизации в России
Повышайте эффективность и надежность бизнеса с интеллектуальными цифровыми сотрудниками Primo RPA
Реклама: ООО «Примо РПА» ИНН 9715426731, erid: 2W5zFGPpD1z
Начать дискуссию