Один из страхов, мешающих бухгалтеру аутсорсеру масштабироваться, набирать сотрудников и передавать ему клиентов, заключается в том, что его наемный сотрудник уведет его клиентов и будет сам с ними работать. И ваши страхи оправданы, у меня лично были такие ситуации.
Клиент забирал моего бухгалтера в штат, и бухгалтеры уходили вместе с моими клиентами. У моей коллеги, несколько лет назад была ситуация, что ее бухгалтер увела всех клиентов, только представьте вообще всех, на сумму в 300 тысяч рублей месяц.
Из-за таких опасений бухгалтер или сам ведет клиентов, или нанимает сотрудников, но общение и взаимодействие с клиентами оставляет на себе. Что приводит к ограничению роста, ведь наше время не резиновое, и собственник из-за этого загоняет себя в ежедневную рутину.
Мы обратились к юристам с вопросом, есть ли способ юридически защитить себя.
Мы не имеем право запрещать своим сотрудникам открывать бизнес и оказывать услуги кому бы то ни было, но мы имеем право запретить им использовать в личных целях и распространять коммерческую информацию, полученную в процессе работы в нашей компании.
А ведь, чтобы увести нашего клиента, сотруднику как раз нужно использовать информацию, полученную у нас, его контактные данные, стоимость обслуживания, данные о компании и так далее. И юристы составили для нас, собственников бухгалтерских агентств, незаменимый пакет документов:
Для начала мы разрабатываем положение о коммерческой тайне нашей компании, и перечисляем в ней все документы, все таблицы, регламенты и программные обеспечения, которые используем в работе.
Так же подписываем приказ об утверждении положения о коммерческой тайне и памятку об ее защите.
 |  |
Когда к нам приходит клиент, мы с ним подписываем договор на оказание бухгалтерских услуг. Очень важно к договору приложить:
1. Карточку спецификации тарифа (смету работ) где подробно перечислены наименования и объемы задач, которые вы берете в работу.
Она необходима, чтобы обосновать цену клиенту: ему важно четко понимать, за что он платит, а также чтобы спокойно выставлять дополнительные счета, если клиент просит сделать то, что не включено изначально в договор. Скачать бесплатно можно в моем Telegram-канале.
Например, в договоре указана общая фраза «ведение кадрового учета», клиент просит поставить его компанию на воинский учет, бухгалтер думает, что это не входило в кадровый учет, а клиент думает, что входило. Так же, как и декретные, алименты и так далее. Без карточки спецификации границы обязанностей бухгалтера размыты.
2. Следующим приложением к договору идет регламент взаимодействия с клиентом, в котором прописаны самые важные условия работы, которые клиент должен знать и помнить.
Понятно, что все условия можно прописать в договоре, но он слишком объёмный и сложный, чтобы помнить все нюансы.
В регламенте мы указываем в какой срок и в каком виде клиент должен предоставить документы и что будет если не предоставит. Сколько времени вы отвечаете на запросы клиентов и так далее. Иначе вы всегда будете «плохими».
Например, у клиента плохое настроение сегодня, и бухгалтер ему ответила на сообщение в чате только через 2 часа, а обычно она отвечала через час. Вот и повод кричать и проявлять недовольство. И клиент будет прав, ведь у вас нет с ним регламента, в котором вы договорились какое время ожидания приемлемо для клиента.
3. После приема клиента в работу, вам его нужно передать исполнителю и подписать с ним договор.
Исполнитель может быть бухгалтер по трудовому договору у вас в штате, это может быть фрилансер, оформленный как самозанятый, или стороння компания которой вы передаете работы на субподряд.
И тут важно обратить внимание, чтобы работы с клиентом и работы с исполнителем были в договорах идентичны (слово в слово). Так как вы передаете обязанность их выполнения и ответственность за данные работы.
4. На каждого переданного клиента мы обязательно подписываем акт приема передачи клиента в работу, в котором указываем в какой информации, являющейся коммерческой тайной мы даем доступ.
5. Конечно же с исполнителем подписываем договор о полной материальной ответственности и самый важный документ – это соглашение о неразглашении информации и о недопущении незаконной конкуренции.
На основании данного документа, если исполнитель использует полученную информацию, составляющую коммерческую тайну, и начнет работать с нашим клиентом напрямую, то ему грозит штраф.
Мы указали сумму в 1 млн рублей. И указали срок 3 года, в течении которого исполнителю запрещено работать с нашими клиентами, так как он этого клиента получил, работая с нами.
Уже есть успешная судебная практика, но в других сферах. В бухгалтерском аутсорсинге, на сегодняшний день, после подписания данного пакета документов ни один бухгалтер не рискует увести клиента. Хотя мне очень хочется протестировать документы в суде, но сам факт подписания пакета документов уже защищает нас от воровства.
Бывают возражение от кандидатов, который говорят что эти документы не несут юридической силы, тогда я спрашиваю «если вы уверены, что вам ничего не грозит, то почему не хотите подписать документы?» А также уточняю: «я правильно понимаю, что вы допускаете ситуацию воровства клиентской базы, раз не хотите подписывать данное соглашение?». И, таким образом, всех непорядочных исполнителей мы отсеиваем на этапе собеседования.
Хотите в 2024 году повысить стоимость бухгалтерских услуг, но боитесь, что клиенты уйдут? Дарю урок "Как поднять стоимость обслуживания клиентам", жмите по ССЫЛКЕ и забирайте
БУХГАЛТЕРСКИЙ БИЗНЕС|Екатерина Сидиченко
Рассказываю о том как строю бухгалтерский бизнес сейчас!
Реклама: ИП Филатова Е.С., ИНН 246213815352, erid: LjN8KEQvN
Комментарии
3Тема интересная, ссылка в телеграмм на Договор - не работает, даже когда подпишешься.
Добрый день. Спасибо за обратную связь 😊техническая заминка произошла. Отправлю ссылку сюда: «Шаблон карточки спецификации»
и «Регламент взаимодействия Бухгалтера с клиентом» https://billprofschool.ru/biznes_bonus
Пусть уходят наемные бухи. Если клиенты к вам вернутся, то тот был плохой бух. Если не вернутся - вы плохой бух.