Каждый бухгалтер мечтает работать на фрилансе. Как компании создать dream-team из самозанятых?

Зачем бухгалтеру фриланс?

Если речь о том, чтобы работать в аутсорсинговой компании «на дядю», то тут отношение большинства представителей профессии сходится — это тяжелая рутинная работа, отнимающая все силы и недостойно оплачиваемая. Порой на одного бухгалтера приходится несколько десятков компаний, в которых надо вести учет. Автоматизация спасает, но не слишком.

С другой стороны, когда речь заходит об аутсорсинге как способе работать на себя, то есть о фрилансе, — самому вести учет в организациях и у ИП, готовить и сдавать отчетность, оказывать другие услуги (например, очень популярная — восстановление учета) — тогда такой вид занятости становится очень привлекательным.

Регулировать нагрузку можно самому. Хочешь — веди 20 небольших ИП, хочешь — сотрудничай с крупными компаниями, хватит трёх-четырёх, чтобы создать себе надежную финансовую подушку. Или вообще оказывай разовые услуги разным клиентам. Например, составляй декларации 3-НДФЛ для физлиц. Стоимость тоже устанавливаешь самостоятельно.

Хорошо, что профессия современного бухгалтера — одна из тех, что позволяет специалисту даже не выезжать в офис к заказчику, а вести учет из любой удаленной локации. К 1С и другим программам можно подключиться удаленно, передавать документы посредством ЭДО и автоматизировано сдавать отчетность во все госорганы.

Технически воплотить мечту в жизнь вполне реально. Остается выяснить, в чем преимущества перехода из штатной офлайн-бухгалтерии в ряды фрилансеров.

Основные плюсы для специалиста:

• самостоятельное планирование графика работы и продолжительности трудового дня;

• можно равномерно распределить рабочую нагрузку в зависимости от периода;

• возможность комфортного совмещения рабочих обязанностей и личных дел;

• выбор нагрузки по силам и квалификации;

• определение стоимости своих услуг;

• свобода выбора заказчиков;

• возможность продолжать работу из любой локации (хоть на даче, хоть в другой стране).

Многие бухгалтеры, ушедшие во фриланс, выбирают самозанятость. Она позволяет заниматься своим делом, не отвлекаясь на то, чтобы вести собственный учет, считать налоги и сдавать декларации. Главное — вовремя показывать доход в приложении «Мой налог» и выдавать клиентам документы.

Работать самозанятым бухгалтером с любым количеством заказчиков и искать их удобно с Qugo — автоформирование закрывающих документов, своевременная уплата налога в бюджет, контроль сроков выполнения задач, возможность работы с заказчиками из любого уголка России и мира, получение оплаты на карту, услуги Qugo для исполнителей бесплатны.

Больше 50% ИП выбирают для себя работу с внештатным бухгалтером, малый и средний бизнес готов использовать привлеченных исполнителей, причем обращаются они к аутсорсеру регулярно, а это значит — относительно стабильный заработок. 

Крупный бизнес перекладывает на аутсорсинг решение отдельных задач или проектов. К примеру, подготовку документов для открытия филиала или обработку первички. Поэтому на рынке бухгалтерские услуги востребованы, причем все чаще преимущество отдается частным специалистам — тем, кто ушел во фриланс, получив богатый опыт работы в штате, и готов предложить оптимальную цену за свои услуги. У фрилансеров оптимально сочетаются качество и стоимость. 

Зачем бизнесу прибегать к услугам бухгалтеров-фрилансеров?

Теперь разберемся с преимуществами для другой стороны. До недавнего времени главным плюсом было принято считать экономию.

Действительно, заказать услуги у фрилансера, за которого не нужно платить страховые взносы и НДФЛ (если речь идет о самозанятом или ИП на любой системе налогообложения), представлялось существенным сокращением затрат на фоне содержания целого штата бухгалтерии. Однако 2020 год, а точнее период пандемии показал — это не единственное и далеко не главное преимущество.

Аутсорсинг также выгоден для заказчика:

• снижением финансовых рисков и операционной эффективностью;

• отсутствием кадровой волокиты;

• возможностью вывести налоговый и бухгалтерский учет из круга рутинных задач и непосредственно заняться бизнесом.

Последнее особенно актуально для индивидуальных предпринимателей, которые зачастую не просто владеют бизнесом, но еще и ведут операционную деятельность.

Есть и еще один приятный «бонус» — расходы на аутсорсинг можно учесть как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Главное, чтобы исполнитель мог представить документы, подтверждающие оплату. Самозанятые выдают чек из приложения обычно в электронном виде. Его можно переслать по e-mail или смс, можно и распечатать на бумаге. 

В блоге мы уже рассказывали, что для целей налогообложения стоит подстраховаться и получить более полный пакет документов — договор и акт. А еще рассматривали типичные ошибки заказчиков при составлении договора.

Причем, ограничений по количеству привлеченных исполнителей нет, главное не заменять ими штатных сотрудников (например, оговаривать, что самозанятый будет заниматься учетом с 8.00 до 17.00 каждый день — верный путь указать проверяющим из Трудинспекции или ФНС, что вы на самом деле просто нанимаете удаленного сотрудника).

Можно поручить одному исполнителю подготовку отчетов по персоналу, а другому — декларации по НДС и прибыли. Третий будет составлять бланки трудовых договоров, а четвертый — вести аналитику по дебиторке и заниматься управленческим учетом. Не забудьте составить с самозанятым грамотный договор — это залог соблюдения самозанятым сроков и фиксирование любых договоренностей, которые для заказчика принципиальны. К примеру, соблюдение коммерческой тайны.

Платформа для работы с самозанятыми

Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты

Получите образец договора с самозанятым

Оставьте свои контакты, и мы пришлем вам документы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Где заказчику искать профессиональных бухгалтеров-фрилансеров?

Самый очевидный путь — проштудировать площадки по подбору персонала. Там можно найти специалистов из любых городов и регионов России. 

Также подходящий вариант может встретиться в тематических группах в соцсетях или на бухгалтерских сайтах. 

Однако такой подбор кандидатов требует больших временных затрат, а статус налогоплательщика НПД, благонадежность и профессионализм придется проверять самостоятельно.

Сегодня многие компании предпочитают сотрудничать со специализированными платформами. Qugo — официальный партнер ФНС, сервис берет на себя операционную нагрузку и автоматизирует процесс взаимодействия с исполнителями.

На платформе вы можете работать с самозанятыми, ИП или физлицами без специального налогового статуса по договорам ГПХ. Автоматически будет проверяться статус самозанятого исполнителя, вы получите все необходимые документы, обосновывающие расходы.

Как организовать работу с фрилансерами?

Итак, нужные специалисты подобраны. Как организовать их слаженную работу и взаимодействие с заказчиком, учитывая, что все действия, скорее всего, будут удаленными? Разберемся по пунктам.

1. Оформить отношения договором

Самое главное — этот документ не должен напоминать трудовой договор. Иначе отношения между компанией и фрилансером будут переквалифицированы в трудовые.

В законе № 422-ФЗ даже есть оговорка: самозанятый не может заключить договор с бывшим работодателем, если с момента его увольнения прошло менее 2 лет. Если хотите привлечь в исполнители бывшего бухгалтера, который недавно ушел в “свободное плавание” — ничего не получится.

То же самое касается договоров с ИП и любыми другими фрилансерами. Подход к переквалификации договоров в трудовые у налоговиков идентичен для всех.

2. Дать доступ к системам

После подписания договора необходимо передать бухгалтеру-фрилансеру необходимые доступы. 

Возможно два варианта:

• Дать удаленный доступ к информационному серверу, где размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения;

• Если ПО размещено на облачных серверах, то достаточно выдать фрилансеру логин и пароль от личного кабинета.

При необходимости права доступа можно ограничить. Например, фрилансер сможет увидеть только данные по сотрудникам, а выписки банка или выставленные организацией документы — нет.

Обратите внимание, что в идеале аутсорсер должен работать с собственными программами и тем более оборудованием. Но, если последнее заказчик точно предоставлять не должен (бухгалтер будет работать со своего ПК или ноутбука, распечатывать документы на своем принтере и т. д.), то доступ к программам, скорее всего, потребуется. 

Во-первых, не всегда у исполнителя та же программа или ее конфигурация, которая совместима с вашей (бухгалтер просто не сможет выгрузить в вашу базу документы). Во-вторых, у него может не быть какого-то специфического софта (крупные компании часто используют собственные разработки, приложения или системы). 

3. Оформить на самозанятого МЧД

Если ваш бухгалтер будет передавать отчетность в налоговую самостоятельно (например, заказчик-ИП может не иметь договора с оператором ЭДО на отправку электронной отчетности, в отличие от ИП-исполнителя), то исполнителю нужно выдать МЧД — машиночитаемую доверенность.

Она необходима для того, чтобы исполнитель мог подписать и отправить отчетность в налоговую сам. Правда тут есть определенные риски. Несмотря на то, что исполнитель всего лишь передает отчеты, как доверенное лицо, налоговикам может показаться, что и тут прослеживаются трудовые отношения (это не так, но доказывать это ФНС долго и сложно).

И все же в 2022 году можно выдавать подобные доверенности. Для этого:

• У исполнителя должна быть усиленная электронная подпись (УКЭП). Получить ее физлицо может в любом аккредитованном удостоверяющем центре, а ИП — в ФНС).

• Заказчик должен оформить машиночитаемую доверенность, ее подписывает директор (ИП) с помощью УКЭП.

При подаче отчетности фрилансер может удостоверять ее собственной УКЭП и обязательно прикладывает файл МЧД.

Для аутсорсеров есть важный нюанс, подробности здесь.

4. Решить вопрос с выплатой вознаграждений фрилансеров и получением от них закрывающих документов

В договоре ГПХ, заключенном с фрилансером, должна быть обозначена сумма вознаграждения за определенный объем оказанных услуг. 

Не забывайте подписывать с удаленными исполнителями закрывающие документы (акты об оказании услуг). Если фрилансер имеет статус самозанятого, он обязан предоставить заказчику чек при каждом поступлении денежных средств.

Если таких самозанятых в вашей команде много (это не обязательно должны быть бухгалтеры), то стоит автоматизировать большую часть процессов. Например Qugo автоматически проверяет налоговый статус исполнителя перед каждой выплатой, формирует закрывающие документы, включая чеки и акты, направляет заказчику уведомление в случае аннулирования чека. 

Если ваши исполнители — граждане ЕАЭС, Qugo самостоятельно формирует уведомления в МВД. Также вы можете интегрировать Qugo с 1С по API. Персональный менеджер ответит на любые вопросы по работе с сервисом и поможет с настройками личного кабинета.

Платформа для работы с самозанятыми

Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты

Получите образец договора с самозанятым

Оставьте свои контакты, и мы пришлем вам документы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным