Расскажем, почему лучше использовать ЭДО при сотрудничестве с внештатниками, как производить выплаты и избежать налоговых рисков.
Сотрудничество с самозанятыми: на что обратить внимание
Если компании потребовалась какая-то разовая услуга, им не выгодно принимать на работу нового сотрудника и оформлять с ним трудовой договор. Официальное трудоустройство — это страховые взносы и проблемы с увольнением сотрудника после того, как потребность в этой услуге пропадёт.
Поэтому многие организации оформляют договоры с самозанятыми. Обратите внимание, что такое сотрудничество не должно напоминать трудовые отношения, то есть:
исполнителю не выплачивается зарплата, а перечисляется вознаграждение за оказанную услугу;
оплата не должна производиться два раза в месяц, как и зарплата;
нельзя требовать от исполнителя соблюдения графика работы компании, контролировать рабочее время и процесс — только результат по истечению срока.
Какие документы надо получить от самозанятого
Единственный документ, который требует государство от самозанятого, — это чек, сформированный в приложении «Мой налог». Но компаниям для подтверждения расходов нужно больше документов:
Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Этот документ самозанятый заказывает в приложении «Мой налог». Его надо получить от исполнителя перед заключением договора. Справка подтвердит статус физлица, а значит компании не придётся платить налоги с выплат по договору.
Проверять статус самозанятого надо при каждой выплате. Запрашивать справку каждый раз не требуется. Статус можно проверить на сайте ФНС или с помощью сервиса Qugo. Подробнее, как это сделать, читайте в нашей статье.
Договор. За образец можно взять договор ГПХ (возмездного оказания услуг). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. В Qugo вам не придется самостоятельно разрабатывать какие-либо документы, готовые шаблоны уже есть на платформе.
Чек. После перечисления оплаты самозанятый должен выставить чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Чек выставляется в момент получения наличных, а при безналичной оплате — не позднее 9 числа следующего месяца.
Акт. Это необязательный документ, но лучше его оформить. Акт послужит доказательством перед налоговой и другими инстанциями, если исполнитель окажется недобросовестным и аннулирует чек.
Дополнительно самозанятый может выставить счет на оплату услуг, по которому компания перечислит предоплату. Это можно сделать в приложении «Мой налог».
Подписать документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Просто заполните форму ниже:
Переход на ЭДО: удобно и без проблем
Если у компании один-два исполнителя, то можно подписывать все документы на бумаге, проверять статус плательщика НПД вручную и проводить оплаты через банк. Но если организация сотрудничает с несколькими десятками самозанятых, такой объем работы будет тяжело проводить бухгалтеру вручную.
Советуем воспользоваться специализированными сервисами для сотрудничества с внештатниками, такими как платформа Qugo. Начать работать с нами просто — заполните форму заявки на сайте. Мы свяжемся с вами, проконсультируем по всем вопросам и составим документы для заключения договора.
После этого вы сможете приглашать на платформу ваших внештатных исполнителей — просто отправьте им ссылку-приглашение. Простая электронная подпись будет оформлена самозанятому при регистрации автоматически.
Простой электронной подписью будут подписаны все документы (договоры, приложения, акты). В случае, если заказчику не подходят наши унифицированные шаблоны документов с исполнителями, то заказчик имеет возможность подгрузить на платформу собственные образцы, после обработки которых в дальнейшем сервис будет использовать именно их.
Помимо этого, сервис позволяет формировать и подписывать с исполнителями сторонние документы по образцу заказчика, — например, NDA, дополнительные соглашения и приложения и т.д.
Для внештатников использование платформы является бесплатным, компании же оплачивают комиссию в размере от 1% от суммы выплат исполнителям.
Выплаты самозанятым
Сотрудничество с плательщиками НПД — это легально. Но налоговая уделяет пристальное внимание компаниям, которые сотрудничают с самозанятыми.
Основные причины — сокрытие трудовых отношений и налоговая оптимизация. Признаки подмены трудовых отношений указаны в письме ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674.
Массовые выплаты самозанятым — это повод для совместной проверки ФНС с трудинспекцией.
Если найдут нарушения, то компанию оштрафуют на сумму от 50 тысяч до 100 тысяч рублей по п. 4 ст. 5.27 КоАП или приостановят деятельность на срок до 90 суток по ч. 2 ст. 3.12 КоАП.
Дополнительно заставят уплатить НДФЛ и страховые взносы с выплат по переквалифицированным договорам.
Как снизить налоговые риски при сотрудничестве с самозанятыми
Главное — не скрывать трудовые отношения, заключать договоры только на те услуги, которые не являются основным видом деятельности.
Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo, чтобы первыми узнавать новости из мира самозанятости и внештатного персонала.
Например, бухгалтерская аутсорсинговая компания не может сотрудничать с бухгалтерами-самозанятыми, таких физлиц надо оформлять в штат. А вот нанять внештатника, чтобы подготовить квартальный отчет — можно.
Второе правило — соблюдать нормы законодательства. Например, нельзя сотрудничать с самозанятым, с которым были оформлены трудовые отношения и отношения гражданско-правового характера в последние 2 года.
Третье правило: корректно составлять все документы, в том числе договоры и акты.
Массовые выплаты самозанятым — это только повод для проверки. Если компания не нарушает законов, то налоговая не сможет привлечь к ответственности.
Если вам пришел запрос пояснений от ФНС, составьте письмо-ответ в произвольной форме и приложите подтверждающие документы.
Снизить риски при работе с самозанятыми поможет платформа Qugo. Через наш сервис вы сможете:
В один клик подписывать все закрывающие документы с самозанятыми.
Выплаты на карты в любые банки РФ.
Не беспокоиться о проверке статуса исполнителя. Сервис автоматически проверяет статус плательщика НПД на регулярной основе.
Автоматизировать выплаты самозанятым.
Найти новых исполнителей: опубликуйте задание для исполнителей и ждите откликов.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Просто заполните форму ниже:
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KD4cN
Начать дискуссию