Внедрение ЭДО и выплаты внештатным исполнителям

Расскажем, почему лучше использовать ЭДО при сотрудничестве с внештатниками, как производить выплаты и избежать налоговых рисков.

Сотрудничество с самозанятыми: на что обратить внимание

Если компании потребовалась какая-то разовая услуга, им не выгодно принимать на работу нового сотрудника и оформлять с ним трудовой договор. Официальное трудоустройство — это страховые взносы и проблемы с увольнением сотрудника после того, как потребность в этой услуге пропадёт.

Поэтому многие организации оформляют договоры с самозанятыми. Обратите внимание, что такое сотрудничество не должно напоминать трудовые отношения, то есть:

•  исполнителю не выплачивается зарплата, а перечисляется вознаграждение за оказанную услугу;

•  оплата не должна производиться два раза в месяц, как и зарплата;

•  нельзя требовать от исполнителя соблюдения графика работы компании, контролировать рабочее время и процесс — только результат по истечению срока.

Какие документы надо получить от самозанятого

Единственный документ, который требует государство от самозанятого, — это чек, сформированный в приложении «Мой налог». Но компаниям для подтверждения расходов нужно больше документов:

• Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Этот документ самозанятый заказывает в приложении «Мой налог». Его надо получить от исполнителя перед заключением договора. Справка подтвердит статус физлица, а значит компании не придётся платить налоги с выплат по договору.

• Договор. За образец можно взять договор ГПХ (возмездного оказания услуг). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. В Qugo вам не придется самостоятельно разрабатывать какие-либо документы, готовые шаблоны уже есть на платформе.

• Чек. После перечисления оплаты самозанятый должен выставить чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Чек выставляется в момент получения наличных, а при безналичной оплате — не позднее 9 числа следующего месяца.

• Акт. Это необязательный документ, но лучше его оформить. Акт послужит доказательством перед налоговой и другими инстанциями, если исполнитель окажется недобросовестным и аннулирует чек.

Дополнительно самозанятый может выставить счет на оплату услуг, по которому компания перечислит предоплату. Это можно сделать в приложении «Мой налог».

Подписать документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Просто заполните форму ниже:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Переход на ЭДО: удобно и без проблем

Если у компании один-два исполнителя, то можно подписывать все документы на бумаге, проверять статус плательщика НПД вручную и проводить оплаты через банк. Но если организация сотрудничает с несколькими десятками самозанятых, такой объем работы будет тяжело проводить бухгалтеру вручную.

После этого вы сможете приглашать на платформу ваших внештатных исполнителей — просто отправьте им ссылку-приглашение. Простая электронная подпись будет оформлена самозанятому при регистрации автоматически. 

Простой электронной подписью будут подписаны все документы (договоры, приложения, акты). В случае, если заказчику не подходят наши унифицированные шаблоны документов с исполнителями, то заказчик имеет возможность подгрузить на платформу собственные образцы, после обработки которых в дальнейшем сервис будет использовать именно их.

Для внештатников использование платформы является бесплатным, компании же оплачивают комиссию в размере от 1% от суммы выплат исполнителям.

Выплаты самозанятым

Сотрудничество с плательщиками НПД — это легально. Но налоговая уделяет пристальное внимание компаниям, которые сотрудничают с самозанятыми.

Если найдут нарушения, то компанию оштрафуют на сумму от 50 тысяч до 100 тысяч рублей по п. 4 ст. 5.27 КоАП или приостановят деятельность на срок до 90 суток по ч. 2 ст. 3.12 КоАП.

Дополнительно заставят уплатить НДФЛ и страховые взносы с выплат по переквалифицированным договорам.

Как снизить налоговые риски при сотрудничестве с самозанятыми

Главное — не скрывать трудовые отношения, заключать договоры только на те услуги, которые не являются основным видом деятельности.

Например, бухгалтерская аутсорсинговая компания не может сотрудничать с бухгалтерами-самозанятыми, таких физлиц надо оформлять в штат. А вот нанять внештатника, чтобы подготовить квартальный отчет — можно.

Второе правило — соблюдать нормы законодательства. Например, нельзя сотрудничать с самозанятым, с которым были оформлены трудовые отношения и отношения гражданско-правового характера в последние 2 года.

Третье правило: корректно составлять все документы, в том числе договоры и акты.

Выплаты самозанятым — это только повод для проверки. Если компания не нарушает законов, то налоговая не сможет привлечь к ответственности.

Снизить риски при работе с самозанятыми поможет платформа Qugo. Через наш сервис вы сможете:

•  В один клик подписывать все закрывающие документы с самозанятыми.

• Выплаты на карты в любые банки РФ.

• Не беспокоиться о проверке статуса исполнителя. Сервис автоматически проверяет статус плательщика НПД на регулярной основе. 

• Автоматизировать выплаты самозанятым.

•  Найти новых исполнителей: опубликуйте задание для исполнителей и ждите откликов.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Просто заполните форму ниже:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KD4cN