Документооборот с самозанятыми. Что в него входит
Правильно организованный документооборот — основа безопасного сотрудничества с самозанятыми. Он включает в себя следующие документы:
Договор.
Договор — это основа сотрудничества заказчика и самозанятого. В нем прописываются основные условия сотрудничества сторон: перечень работ или услуг, оказываемых исполнителем, их стоимость, сроки выполнения, права и обязанности сторон.
Закон не обязывает самозанятого заключать договор ГПХ со своим заказчиком. Но чтобы избежать риск переквалификации отношений, а также возникновение спорных ситуаций между сторонами и с контролирующими органами, потребуется заключить договор.
Задание.
Задание — это приложение к договору, в котором подробно прописывается перечень оказываемых исполнителем услуг, требования заказчика, сроки выполнения.
Если договор заключается на разовую или конкретную услугу, задание можно не составлять. В этом случае информацию о предмете договора, сроках и стоимости услуг можно включить в договор.
Акт об оказанных услугах.
Акт подтверждает факт, что исполнитель оказал услуги, а заказчик их принял. Документ содержит подробный перечень оказанных самозанятым услуг, их стоимость и срок выполнения. Если у заказчика есть замечания к оказанным услугам, они фиксируются в акте.
На основании этого документа заказчик принимает к учету вознаграждение, перечисленное заказчику. Также акт может являться дополнительным подтверждением, что между сторонами отсутствуют трудовые отношения.
Счет на оплату.
Необязательный документ, который самозанятый может направить своему заказчику. В нем содержится информация, необходимая для перечисления вознаграждения исполнителю.
Счет можно сформировать в приложении «Мой налог» и направить в виде ссылки или в формате *pdf.
Чек.
Единственный обязательный документ, который исполнитель обязан предоставить заказчику. Он подтверждает, что самозанятый получил вознаграждение от конкретного ИП или организации.
Только на основании чека заказчик может подтвердить расходы по перечисленной самозанятому выплате.
Подробнее о том, как правильно оформить первичные документы при сотрудничестве с самозанятыми, рассказали в этой статье.
Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и будьте первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.
Как стороны обмениваются документами
Существует несколько способов обмена документами между сторонами:
Обмен документами в бумажном формате.
Стороны распечатывают, подписывают и направляют бумажные документы по почте. Этот способ неудобен тем, что занимает много времени и требует дополнительных финансовых затрат.
Обмен скан-копиями документов по e-mail.
Первоначальный обмен документами происходит в электронном формате. Заказчик формирует договор и направляет его исполнителю, тот его распечатывает, подписывает, фотографирует (сканирует) и направляет в адрес заказчика фото или скан-копии документа. При необходимости стороны обмениваются впоследствии бумажными документами.
Этот способ неудобен тем, что требует значительных временных затрат: на распечатку, подписание, фотографирование или сканирование документов и пересылку оригиналов по почте.
КЭДО.
Кадровый электронный документооборот — самый оптимальный способ обмена электронными документами между сторонами.
Стороны формируют, подписывают и пересылают документы внутри защищенного сервиса, что обеспечивает гарантию их безопасности и сохранения данных.
Юридическую силу документам придает подписание их электронной подписью. Так как обмен данными происходит внутри защищенного сервиса для этого достаточно простой электронной подписи.
Пользователям сервиса Qugo не нужно проходить дополнительную верификацию для получения простой электронной подписи. Так как платформа является официальным партнером ФНС, самозанятым достаточно предоставить сервису доступ через приложение «Мой налог». Сервис автоматически проследит, чтобы заказчик получил вовремя все закрывающие документы, включая электронные чеки.
Документооборот через приложение «Мой налог». Что может измениться
Возможность обмена электронными документами планируется реализовать через приложение «Мой налог». Об этом 14 июня заявил глава ФНС Даниил Егоров в интервью для канала «Россия-24».
Функционал приложения постоянно дорабатывают и расширяют. Грядущее обновление программы предоставит самозанятым возможность формировать полный пакет документов в электронной форме. В него будут входить, помимо чека и счета на оплату, договор и акт об оказанных услугах.
Как будет формироваться договор: в виде шаблона или через загрузку уже готового бланка, будет ли реализована возможность получения подписанного заказчиком документа в электронной форме обратно в приложение, и потребуется ли для этого получать специальную электронную подпись – глава ФНС не уточнил. Также неизвестно и о точных сроках обновления функционала приложения для ЭДО.
Пока об удобстве данного функционала говорить рано, так как неизвестны точные сроки ввода его в работу, порядок обмена документами, нюансы ЭДО через приложение «Мой налог» и прочие особенности.
Но уже сегодня оценить все преимущества электронного документооборота с самозанятыми можно в сервисе Qugo. Сервис помогает пройти регистрацию, проверить налоговый статус и подготовить к взаимодействию по ЭДО. Сервис можно интегрировать с учетной системой заказчика, а если в процессе работы возникнут трудности – на помощь придет персональный помощник.
Узнайте подробнее, как работает сервис Qugo, и оцените все его преимущества.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Просто заполните форму ниже:
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8K9UnN
Начать дискуссию