Может ли бизнес привлекать самозанятого, чтобы вести бухгалтерский учет
За организацию ведения бухгалтерского учета в компании отвечает руководитель (ч. 1 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Он самостоятельно решает, какую модель работы выбрать:
Нанять компетентного специалиста в штат.
Делегировать учет аутсорсинговой компании.
Вести учет самостоятельно.
Все эти варианты применяют на практике, но чаще всего в небольших фирмах учет ведет штатный бухгалтер, с которым заключили трудовой договор. Если компания растет, неизбежно наступает период, когда на одного бухгалтера приходится слишком много задач, но их может быть недостаточно, чтобы взять второго сотрудника в штат. Поэтому из его обязанностей можно выделить разовые задачи и делегировать их внешним исполнителям, в том числе самозанятым.
ИП тоже часто пользуются бухгалтерскими услугами самозанятых, несмотря на то, что они освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет. Но они должны вести налоговый учет, рассчитывать налоги, платить их в бюджет и сдавать декларации. У многих ИП специфика деятельности требует участия бухгалтера только раз в квартал, когда, например, нужно рассчитать аванс по УСН, налогу, страховым взносам и сдать декларацию. С этими задачами отлично справится самозанятый исполнитель.
Бухгалтер вправе оказывать услуги в статусе плательщика налога на профессиональный доход. Но есть некоторые нюансы. Так, самозанятый специалист вправе оказывать разовые услуги, а не выполнять регулярную функцию.
Например, можно привлечь его, чтобы восстановить учет, подать заявление о переходе на другую систему налогообложения, ответить на требование, рассчитать налог, проконсультироваться по бухгалтерским вопросам. Но привлечь самозанятого бухгалтера для регулярного и полного ведения бухгалтерского учета не получится — это приведет к переквалификации отношений в трудовые.
Если заказчик хочет привлечь самозанятого бухгалтера для услуг, которые повторяются во времени или длятся в течение нескольких месяцев, можно заключить рамочный договор на бухгалтерские услуги и оформлять задания на каждую услугу.
Как сотрудничать с самозанятым бухгалтером
Основные правила сотрудничества с самозанятым бухгалтером не отличаются от сотрудничества с представителями других профессий, которые применяют НПД:
Не заказывайте услуги у самозанятого бухгалтера, который работал в организации в течение предыдущих двух лет.
Сотрудничество должно носить сдельный характер, а взаимоотношения — строиться на принципах партнерства, а не подчиненности бухгалтера директору фирмы.
Проводите выплаты самозанятому бухгалтеру только по результатам оказанных услуг без привязки к МРОТ, оплаты отпусков и больничных.
После того как бухгалтер на НПД получит оплату, он должен сформировать и передать вам чек.
Проверяйте статус самозанятого, когда заключаете договор и перед каждой выплатой.
Проводите выплаты на основании подписанных актов, в которых перечислены оказанные услуги.
Без чека компания не вправе принять в налоговом учете расходы на оплату услуг бухгалтера-самозанятого. Онлайн-платформа Qugo формирует чек автоматически, а перед оплатой проверяет статус плательщика НПД и не проводит выплату, если статус утрачен.
Также перед заключением договора проверьте, что исполнитель:
не дисквалифицирован за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и отчетности.
не участник судебных разбирательств по долговым обязательствам и экономическим преступлениям.
Что нужно знать о самозанятом бухгалтере
Ответственность
Многие задачи бухгалтера привязаны к четким срокам и точным данным. Нарушение первых и искажение вторых влечет за собой пени, штрафы, доначисление налогов организации, арест расчетных счетов и другие проблемы. Напоминаем, что ответственность за организацию бухгалтерского учета несет директор компании (ч. 1 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Предусмотрите в договоре срок оказания услуг и ответственность исполнителя за некачественно оказанные услуги, например, за просрочку ответа на требование налоговой или составления бухгалтерской отчетности. Конкретные условия зависят от того, для выполнения каких задач вы привлекаете самозанятого.
Доверенность
Самозанятый не вправе оказывать посреднические услуги, но при этом внештатный бухгалтер — это в какой-то степени посредник между организацией и контролирующими органами. На первый взгляд, может показаться, что такое сотрудничество — это нарушение закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Но по факту для разбирательств с ФНС, СФР и другими контролирующими органами нужна нотариальная доверенность.
При ее наличии исполнитель выступает представителем, который действует в интересах и от имени заказчика в рамках договора оказания услуг.
Ч. 3 ст. 7 402-ФЗ и ч. 3 ст. 29 НК подтверждают такие полномочия внештатного бухгалтера.
ЭДО
Многие организации и ИП обязаны применять ЭДО, чтобы сдавать отчетность, которая подписана электронной подписью. Поэтому проблема в том, как предоставить самозанятому бухгалтеру доступ к такой системе.
Передавать, копировать и дублировать электронную подпись директора компании запрещено, а также может быть рискованно, если у бухгалтера возникнет злой умысел.
Есть два варианта:
Самозанятый регистрирует ИП на НПД, самостоятельно оформляет доступ к системе сдачи отчетности и по доверенности от компании-заказчика отправляет отчеты и ведет переписку с госорганами.
Если специалист — физлицо, то он либо открывает ИП, либо только формирует отчетность, а подписывает и отсылает ее руководитель компании-заказчика.
Больше подробностей о сотрудничестве с внештатным персоналом и новостях из мира самозанятости — в телеграм-канале Qugo.
Как составить договор с самозанятым бухгалтером
Когда заказчик заключает договор с самозанятым бухгалтером, нужно отразить гражданско-правовой характер отношений:
Предмет такого договора — именно конкретные разовые бухгалтерские услуги, например, рассчитать налоги в бюджет за определенный срок. Стороны договора — заказчик и исполнитель. Если сотрудничество предполагает длительный характер, оформите рамочный договор, а к нему — задания на каждую оказываемую услугу.
Нельзя в договоре требовать от исполнителя оказывать услуги в рабочее время компании и на ее территории: самозанятый вправе вести учет удаленно и в любое удобное ему время.
Зафиксируйте в договоре сроки, когда самозанятый обязан формировать акты об оказании услуг и предоставлять чеки.
Предусмотрите обязанность исполнителя известить заказчика об утрате статуса плательщика НПД и ответственность за некачественно оказанные бухгалтерские услуги.
Пропишите количественные критерии и качественные характеристики, чтобы определять размер гонорара — например, перечень отчетов, которые формирует бухгалтер.
На онлайн-платформе Qugo есть проверенные шаблоны договоров и актов для работы с бухгалтерами-плательщиками НПД, которые можно автоматически сформировать в электронном виде и держать под рукой в личном кабинете.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Просто заполните форму ниже:
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8K8Sc7
Начать дискуссию