Что нужно делать с персданными самозанятых, чтобы не получить штраф: инструкция для заказчиков 

К персданным относится любая личная информация исполнителя. 

Персданные бывают:

• Общие — ФИО, СНИЛС, семейное положение, предыдущая трудовая деятельность, место жительства, образование, дата рождения, факты биографии, реквизиты счета, электронная почта и другие. 

• Специальные — национальность, расовая принадлежность, политические, религиозные и философские взгляды, судимости, состояние здоровья. 

• Биометрические — фото и видеоизображение, вес, рост, информация о радужной оболочке глаза, анализы ДНК, отпечатки пальцев.

Заказчик становится оператором персональных данных, когда запрашивает сведения у исполнителя. Все компании и ИП при заключении договора с самозанятым запрашивают у него личную информацию, поэтому они операторы персданных.

Организация-заказчик может запрашивать не все данные самозанятого, а только те, которые нужны для сотрудничества. Это зависит от вида деятельности компании и от задач самозанятого. 

Для заключения договора и оплаты услуг нужна только общая информация: паспортные данные, ИНН, реквизиты счета в банке, контакты. Специальные и биометрические данные запрашивать не нужно.

Есть случаи, когда нужны специальные данные. Например, самозанятый преподаватель ведет онлайн уроки. Школа может запросить разрешение на распространение фото и видеоуроков с использованием его голоса.

Обязательно уточните цели, с которыми запрашиваете данные. При заключении договора заказчик должен указать какие именно персданные он запрашивает и для каких целей.

Письменное согласие на обработку общих данных запрашивать не нужно. 

Оператор должен получить согласие, если:

• Самозанятый предоставляет специальные или биометрические данные. 

• Для обработки персданных привлекают другую организацию. 

• Данные доступны неограниченному числу лиц.

Например, фотография на пропуск или для рекламы — это специальные данные. Чтобы самозанятый их предоставил, нужно письменное согласие. 

Самозанятый может отозвать согласие в любой момент. Тогда компании нужно удалить его данные из общего доступа.

Обработка данных — это не только сбор и хранение, но и уточнение, передача, применение, обезличивание и удаление. Все это входит в обязанности оператора персданных.

Чтобы начать работать с персональными данными:

Среди таких ЛНА:

• политика работы с персональными данными; 

• положение о защите персданных;

• постановление о назначении ответственных за обработку персданных; 

• правила доступа к персданным и перечень сотрудников, имеющих право доступа к личной информации;

• поручение на обработку персданных — при передачи сведений другой организации;

• список рисков, связанных с обработкой данных в информационных системах.

В документах пропишите сведения:

• цель предоставления персданных;

• перечень запрашиваемых данных;

• категории субъектов — самозанятые;

• способы обработки — автоматическая или нет;

• сроки пользования и хранения;

• порядок уничтожения данных при достижении целей обработки или по иным законным основаниям.

Основание — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 закона о персональных данных.

Хранить личные данные исполнителей можно:

• На бумаге — в специальном помещении с сигнализацией и с персональным доступом и сейфом. 

• На электронном сервере.

Доступ к данным должны иметь только сотрудники, у которых есть соответствующее разрешение. В нормативных актах пропишите, кто может работать с данными.

Роскомнадзор отвечает за защиту прав владельцев персданных. Уведомите его о начале обработки личной информации. Уведомление можно отправить в письменном виде или в электронной форме через официальный сайт Роскомнадзора. Заявку подают один раз. 

В течение месяца Роскомнадзор добавляет заказчика в реестр операторов персданных. 

❗ При утечке данных организация обязана сообщить об этом в Роскомнадзор в течение 72 часов. 

Если Роскомнадзор выявит нарушения в использовании персданных, оператор может получить штраф по ст. 13.11 КоАП. Максимальный размер штрафа — 18 млн руб. 

Недобросовестное обращение с личной информацией может привести к лишению свободы до двух лет. Основание — ст. 137 УК о неприкосновенности частной жизни. 

Самозанятые могут оспорить действия оператора в суде. Тогда компании придется выплатить компенсацию за понесенные убытки и моральный ущерб. 

Удобно и безопасно сотрудничать с самозанятыми через онлайн-платформу Qugo. Платформа автоматически проверяет статус самозанятого перед подписанием договора и перед каждой выплатой. На платформе есть готовые бланки договоров и других документов, которые можно подписать в электронном виде. Персональный менеджер Qugo поможет разобраться со всеми возникающими вопросами при работе с исполнителями. Чтобы бухгалтеру было проще работать с платформой, можно настроить ее интеграцию с учетной системой или мобильным приложением.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFGT6xoJ