Как контролировать работу внештатных исполнителей без рисков переквалификации отношений в трудовые

Чтобы не привлекать внимание налоговых инспекторов, при сотрудничестве с исполнителями нельзя:

• Назначать ему руководителя. Не ставьте начальника, который управляет внештатником, постоянно требует отчетов и контролирует выполнение задач. Дайте возможность внештатнику самому решать, как оказывать услуги. Ваша задача — оценивать результат, а не процесс.

• Обязывать работать в офисе. Внештатник не должен выполнять задачи на территории заказчика. Исключение — если на то есть объективная необходимость, например, бригада рабочих выполняет ремонт в офисе компании.

• Устанавливать график работы. Внештатник должен иметь возможность сам выбирать, когда и сколько работать. 

• Проводить регулярные созвоны. Частые встречи или звонки для контроля могут вызвать подозрения у контролирующих органов.  

• Устанавливать дисциплинарную ответственность за нарушения. У внештатников нет обязательств придерживаться корпоративной дисциплины, их отношение к задачам регулируется условиями договор ГПХ. Замечания, выговоры и увольнения — признаки трудовых отношений.

Если отношения с внештатным сотрудником переквалифицируют в трудовые, это повлечет серьезные последствия для заказчика.

Что означает переквалификация: заказчика признают фактическим работодателем, даже если изначально был заключен гражданско-правовой договор — например, договор подряда или оказания услуг.  

Последствия для заказчика:

• Доначисления. Заказчика обяжут выплатить:  

  • неуплаченные страховые взносы и НДФЛ за весь период сотрудничества с исполнителем; 

  • пени за просрочку уплаты налогов;

  • компенсации, положенные по трудовому законодательству, например, отпускные и больничные.  

• Административная ответственность. Заказчика могут привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — уклонение от заключения трудового договора. Тогда назначат штраф:

  • для юридических лиц штраф — до 100 тыс. рублей;

  • для ИП — до 10 тыс. рублей.  

Сотрудничество с исполнителями нуждается в четкой организации, так как у заказчика меньше рычагов воздействия, чем в случае со штатными сотрудниками. 

Чтобы избежать недопонимания и получить качественный результат:

С исполнителем заключают гражданско-правовой договор на выполнение конкретных услуг или определенного объема работ. Чтобы снизить риски, детально пропишите измеримый результат в договоре.

Также пропишите сроки выполнения и процесс приемки оказанных услуг. 

Когда вы разбиваете проект на несколько этапов, то можете вносить корректировки на каждом шаге. 

Пример. У дизайнера есть задача оформить новую линейку продукции.

• Этап 1. Задание — разработать 3 концепции дизайна. Каждая концепция должна включать цветовую палитру, логотип и пример упаковки.  

• Этап 2. Задание — доработать выбранную концепцию на основе обратной связи. Дизайн должен соответствовать брендбуку, быть адаптированным для печати и цифрового использования.  

• Этап 3. Подготовка финального варианта в нужных форматах. Файлы должны быть в форматах .ai, .psd и .png, без ошибок и готовы к передаче в производство.  

Для каждого этапа пропишите конкретные критерии оценки. Так вы сможете понять, насколько качественно исполнитель выполняет задачи.  

Пример. Копирайтеру дали задание написать 10 статей для блога. Срок выполнения — 2 месяца. В этом случае удобнее составить отдельное задание на каждую статью, особенно если вы еще не сотрудничали с этим исполнителем. 

В задании пропишите критерии результата, который хотите получить, например «Написание статьи для блога компании на тему “Тренды в дизайне интерьера 2025” объемом 7000–8000 знаков с пробелами». 

После каждого этапа проверяйте промежуточные результаты. Это позволит вовремя внести правки и избежать сюрпризов на финальной стадии. Если что-то не соответствует ожиданиям, уточните требования и дайте время на исправление.  

После того как исполнитель выполнит задачу, подпишите с ним акт. В акте фиксируйте измеримые результаты работ и недостатки, если они есть. Если качество услуг неудовлетворительное, можно не подписывать акт и потребовать устранения недочетов в разумные сроки. Другой вариант — уменьшить вознаграждение исполнителя соразмерно недостаткам.

Хотя мотивация исполнителя не относится к прямым способам контроля, она повышает шансы, что внештатник качественно и в срок выполнит задачи. Меры мотивации пропишите в договоре или в задании.

1. Ответственность за нарушение контракта. Например, если исполнитель не выполнит свои обязательства или сделает это ненадлежащим образом, можно потребовать возмещения убытков, уплаты неустойки или процентов за пользование чужими деньгами.  

• Неустойка — это заранее установленная сумма, которую исполнитель обязан выплатить при нарушении обязательств. Доказывать факт убытков не нужно. Основание — ст. 330 ГК. 

• Возмещение убытков — включают компенсацию реального ущерба (расходы на исправление ошибок) и упущенную выгоду (доходы, которые могли бы быть получены, если бы обязательства были выполнены). Чтобы взыскать убытки, нужно доказать нарушение, факт убытков и связь между ними. Основание — ст. 15 ГК.  

2. Положительная мотивация. Чтобы простимулировать внештатника качественно выполнять задачи, установите коэффициент за скорость или качество услуг. 

Например, если исполнитель выполнил задачу раньше срока, оплата увеличивается на определенный процент. 

Курьер должен доставить заказ клиенту в течение часа. Если привезет за полчаса — получает установленное вознаграждение + 20% за скорость доставки.

Здесь вы найдете готовые шаблоны безопасных договоров, сможете автоматически подписывать договоры и акты с исполнителями — платформа Qugo сама выпускает электронную подпись. Все документы и информация о платежах хранятся в личном кабинете. Также вы можете автоматически проверять, зарегистрирован ли исполнитель как самозанятый.

Читайте также:

• Черный список Роструда с 2025 года: кто рискует в него попасть, последствия для работодателей и заказчиков.

• Пять критериев сдельности отношений с самозанятыми, о которых должен знать каждый заказчик.

• Топ ошибок кадровых специалистов при сотрудничестве с самозанятыми.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFHR41zY