Аренда автомобиля у сотрудника: как оформить и отразить в учете

Как можно оформить использование личного автомобиля работника

Платить сотруднику компенсацию за использование личного транспорта по ст. 188 ТК РФ. Тогда в расходах на ОСНО или УСН можно учесть выплату только в пределах норм из Постановления Правительства РФ № 92 от 08.02.2002. Например, для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см к расходам можно отнести 1500 рублей в месяц. 

Заключить с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем или без него. В этом случае арендную плату можно полностью учесть в расходах при расчете налога на прибыль или при УСН. Учет остальных затрат зависит от вида и условий договора:

1. Аренда с экипажем по ст. 632 ГК РФ — работник передает автомобиль во временное владение и пользование, сам им управляет и оказывает услуги по технической эксплуатации.

2. Аренда без экипажа по ст. 642 ГК РФ — работник передает свой автомобиль во временное владение и пользование, без услуг по управлению и технической эксплуатации. 

Рассмотрим безопасный вариант аренды автомобиля у сотрудника — без экипажа.

Что прописать в договоре аренды автомобиля

Согласно п. 3 ст. 607 ГК РФ договор считается незаключенным, если в нем нет подробной информации об объекте аренды. Укажите сведения об автомобиле из паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о его регистрации (СТС):

• марку, год выпуска, цвет и тип кузова — легковой, грузовой;

• идентификационный номер (VIN);

• государственный регистрационный номер;

• мощность, объем двигателя и другие характеристики;

• состояние на момент сдачи в аренду: пробег, есть ли внешние дефекты и технические неисправности.

Укажите предмет договора. Для арендодателя — это обязательство предоставить транспортное средство во временное владение и пользование. Для арендатора — внесение платы за такое владение и пользование.

Пропишите в договоре другие условия:

• срок аренды;

• размер арендной платы, например, в фиксированной сумме или состоящей еще из переменной части;

• сроки и порядок внесения оплаты;

• обязанность передать вам документы по автомобилю: ПТС, СТС, сервисную книжку, страховой полис.

По умолчанию арендованное транспортное средство можно сдавать в субаренду. Но можно добавить в договор условие, что это возможно только с письменного согласия арендодателя или что субаренда запрещена.

По ст. 646 ГК РФ арендатор несет расходы, связанные с страхованием, содержанием и эксплуатацией автомобиля, если в договоре аренды без экипажа не прописаны другие условия. 

По ст. 644 ГК РФ текущий и капитальный ремонт арендатор выполняет за свой счет. Эту обязанность нельзя переложить на арендодателя.

Транспортный налог по ст. 357 НК РФ платит собственник автомобиля.

По ст. 643 ГК РФ договоры аренды без экипажа не нужно регистрировать в Росреестре.

Какие документы нужны при передаче и эксплуатации автомобиля

Чтобы подтвердить, что работник передал автомобиль, а вы его приняли, составьте в свободной форме акт приема-передачи транспортного средства. Укажите в нем:

• марку, регистрационный знак, VIN-номер и другие характеристики автомобиля;

• пробег и техническое состояние автомобиля на момент передачи;

• перечень дополнительного оборудования и запчастей, если есть;

• перечень документов, которые передает арендодатель. 

Выставлять счет на оплату аренды работник не обязан. По желанию вы можете оформить приказ о начислении и выплате ему арендной платы.

Акты об оказании услуг по договору аренды составлять не нужно. Но такую обязанность можно закрепить в договоре и указать с какой периодичностью их составлять: каждый месяц, квартал или реже.

При возврате автомобиля после окончания срока аренды нужно оформить акт приема-передачи. 

Подарок для наших читателей — запись вебинара по нюансам применения ФСБУ 25/2018. Полтора часа подробного разбора новаций стандарта на конкретных примерах! Автор курса — участник разработки новых ФСБУ и генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов. 

ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды»

нюансы применения от Алексея Иванова

Получите бесплатное видео с экспертным обзором!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

НДФЛ и страховые взносы с доходов работника-арендодателя

С арендной платы арендатор как налоговый агент должен удержать и перечислить НДФЛ.

По п. 4 ст. 420 НК РФ выплаты по договору ГПХ, связанному с передачей имущества в пользование, не облагается страховыми взносами. Согласно ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года взносами от несчастных случаев арендная плата тоже не облагается.

Налоговый учет аренды автомобиля у сотрудника

ОСНО

Арендную плату учитывают как прочие расходы, связанные с производством и реализацией по пп.10 п.1 ст. 264 НК РФ.

ГСМ, мойку, шиномонтаж, диагностику и другие затраты за счет арендатора можно учесть как прочие расходы по пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, если автомобиль нужен для периодических служебных поездок.

Если автомобиль используется в основной деятельности, например, для оказания автотранспортных услуг, ГСМ можно учитывать как материальные расходы по пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

УСН

Арендная плата учитываются только на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы». Она включается в расходы в полном объеме по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Другие затраты за счет арендатора, в том числе ГСМ, можно учесть при расчете налога на УСН:

• как материальные расходы пп. 5 п.1 ст. 346.16 НК РФ, если они связаны с основной деятельностью;

• как расходы на содержание служебного транспорта по пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, если автомобиль периодически нужен для служебных поездок.

Затраты должны быть экономически оправданы и подтверждены документами. Как и на ОСНО, расходы на ГСМ тоже нужно списывать по нормам.

Бухучет аренды автомобиля у сотрудника

По ФСБУ 25/2018 есть два варианта учета аренды: общий и упрощенный.

Общий порядок 

По п. 10 ФСБУ 25/2018 на дату получения автомобиля нужно одновременно признать в бухучете два объекта:

1. Право пользования активом (ППА), стоимость которого складывается из величин, перечисленных в п. 13 ФСБУ 25/2018.

2. Обязательство по аренде — сумму приведенной стоимости будущих арендных платежей. Ее рассчитывают путем дисконтирования номинальных величин. 

По п. 18 ФСБУ 25/2018 после принятия к учету обязательство по аренде увеличивается на начисленные проценты и уменьшается на уплаченные арендные платежи. 

По п. 15 ФСБУ 25/2018 ставку дисконтирования организация подбирает так, чтобы приведенная стоимость арендных платежей и негарантированная ликвидационная стоимость автомобиля стала равна его справедливой стоимости. Если подобрать не получается, можно взять ставку по банковским кредитам, по которой арендатор мог бы привлечь или уже привлекал заемные средства на срок, равный сроку аренды.

Периодичность дисконтирования выбирают исходя из того, как часто нужно составлять бухгалтерскую отчетность, например, раз в квартал или раз в год. Но некоторые программные продукты поддерживают только ежемесячное начисление процентов.

Упрощенный порядок бухгалтерского учета аренды

По п. 11 ФСБУ 25/2018 вы можете не признавать ППА, если выполняется одно из условий:

• срок аренды не более 12 месяцев;

• рыночная стоимость аналогичного нового автомобиля — не более 300 тыс. руб.;

• у вас есть право на упрощенный бухучет.

При этом в договоре не должно быть условий о переходе права собственности к арендатору, выкупе по цене значительно ниже справедливой стоимости, возможности передавать автомобиль в субаренду.

Тогда арендную плату можно учитывать по правилам, которые действовали еще до ФСБУ 25/2018. То есть списывать затраты равномерно в течение срока аренды, например, на последнее число каждого месяца, или по другому обоснованному методу. 

Проводки будут такие:

Дт 001 — арендованный автомобиль принят на забалансовый учет.

Дт 91.2 (20, 44,...) Кт 73 (76) — начислена арендная плата. К прочим расходам ее относят, если автомобиль не участвует в производстве или продаже продукции, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг. Если участвует, арендную плату учитывают как расходы по обычным видам деятельности.

Дт 73 (76) Кт 51 — аренда оплачена.

Кт 001 — автомобиль списан с забалансового учета после окончания срока аренды.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Онлайн-курс Алексея Иванова: лекции, домашки, живые разборы, сертификат

Узнать больше

Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KJjyQ