Что такое штатное расписание
Это локальный акт работодателя, где в табличной форме отражены структура, состав по профессиям и должностям, численность работников. Также в документе указаны оклад или тарифная ставка, установленные для штатной единицы надбавки.
В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается при описании трудовой функции работника в ст. 15 и ст. 57 ТК РФ — «работе по должности в соответствии со штатным расписанием». То есть на основе этого документа компания устанавливает условия трудового договора при приеме нового сотрудника.
Главбуху нужны люди, чтобы закрыть все участки учета. Для их найма ему надо составить штатное расписание бухгалтерии, с должностями и зарплатами. Без личного участия главбуха отдел могут сформировать «по остаточному принципу».
Какие риски, если штатного расписания нет
Этот документ могут запросить налоговая инспекция и СФР, чтобы проверить правильность начисления НДФЛ и страховых взносов. Если в компании нет утвержденного штатного расписания, то начисление зарплат могут признать экономически необоснованным. Тогда налоговая доначислит налоги, страховые взносы и назначит штраф.
Штатное расписание требует трудовая инспекция, когда получает жалобу от работника. Если документа нет, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание может понадобиться при получении лицензий и разрешений. Ведь часто одним из лицензионных требований является наличие в штате квалифицированных специалистов.
И, наконец, без штатного расписания нельзя обосновать сокращение численности или штата. Суд признает его фиктивным и восстановит работника в должности. В этом случае работодатель выплатит сотруднику недополученную зарплату с процентами и, возможно, компенсацию за моральный ущерб.
По какой форме составить штатное расписание
Самый простой способ — использовать унифицированную форму Т-3. Она не обязательна для коммерческих организаций, но зато привычна контролирующим органам и содержит все необходимые атрибуты штатного расписания.
Рассказываем пошагово, как ее заполнить.
Поле | Что вписать |
Код по ОКПО | ОКПО компании или ИП. Если вы его не знаете, найдите по ИНН в сервисе Росстата. |
Наименование организации | Оно должно совпадать с наименованиями в учредительных документах. Если у вас два названия: полное и сокращенное, то сначала указывайте полное, а в скобках сокращенное |
Номер и дата составления | Реквизиты в принятой у вас системе делопроизводства |
Реквизиты приказа об утверждении | Номер и дату приказа |
Штат в количестве | Число, совпадающее со значением в строке «ИТОГО» по графе 4 |
На период с___ | Дата, с которой будет действовать штатное расписание. Она может совпадать с датой издания приказа об утверждении или быть более поздней. Обычно штатное расписание вводят в действие с 1-го числа очередного налогового периода, потому что так проще считать зарплату, налоги и взносы |
Графа 1 «Наименование» | Сначала «Руководство», потом структурные подразделения. Пишите полное название структурного подразделения, без сокращений |
Графа 2 «Код» | Код из утвержденного классификатора для делопроизводства. Подразделения располагайте в порядке возрастания кода. Если не используете классификатор, укажите структурные подразделения в алфавитном порядке |
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» | Используйте те названия должностей и профессий, которые приведены в профстандартах или ЕТКС, если работнику положены какие-то компенсации и льготы — ст. 57 ТК РФ. Не объединяйте названия совмещения через дефис в одну должность, например, «бухгалтер-кадровик». Внимание. У служащих — должности и категории, у рабочих — профессии и разряды. Не забывайте указывать квалификацию. Например, «бухгалтер I категории». В соответствии со штатным расписанием вы будете записывать должность в трудовом договоре и в трудовой книжке. И на это название будет ориентироваться СФР при назначении пенсии. Фантазии работодателя могут оставить гражданина без положенных выплат. |
Графа 4 «Количество штатных единиц» | Ставка по каждой должности или профессии. Совместительство пишите в долях — 0,5 или 0,25. |
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)» | Месячный размер оплаты труда, без премий и надбавок. Если изначально включить в него процент премии, лишить работника этих выплат при дисциплинарном взыскании не получится. |
Графы 6, 7, 8 «Надбавки» | Надбавки и доплаты, которые установлены конкретному работнику. Например, за выслугу лет, за выполнение работы повышенной сложности, за вредные условия труда. Можно выбрать любую единицу измерения — проценты, коэффициент или рубли |
Графа 9 «Всего» | Сумма положенных работнику ежемесячных выплат |
Графа 10 «Примечание» | Любая полезная информация. Например, реквизиты приказов о приеме работника на работу. |
Форму Т-3 можно адаптировать под потребности своей организации. Например, добавить графы «Ф.И.О. работника», «Табельный номер», «Квота для инвалидов».
Подарок для наших читателей — образец штатного расписания бухгалтерии по форме Т-3. Готовое решение для внедрения в работу.
Штатное расписание бухгалтерии
Шаблон для внедрения в работу бухгалтерии
Получите шаблон бесплатно!
Как утвердить штатное расписание
Издайте приказ директора. Документ составьте в свободной форме. Обязательно укажите в нем, с какой даты он будет действовать.
Не вводите штатное расписание задним числом. Например, если к вам пришла проверка, и вы срочно латаете дыры. Кадровые документы, оформленные задним числом, считаются подложными.
Знакомить работников с утвержденным штатным расписанием не обязательно, если только это не предусмотрено внутренними правилами. Также не нужно показывать расписание каждому принимаемому на работу сотруднику — это не локальный нормативный акт, относящийся к трудовой деятельности. Так разъяснил Роструд в письме от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1.
Если работник напишет письменное заявление о выдаче ему штатного расписания, сделайте выписку в той части, которая его касается. Показывать ему полностью весь документ вы не обязаны. Тем более, там могут содержаться персональные данные других сотрудников. Точно так же можно делать выписки из штатного расписания для начальников структурных подразделений только в части их структурного подразделения.
Как вносить изменения в штатное расписание
Пересматривайте документ по мере необходимости. В нормативных актах не написано, с какой периодичностью это надо делать.
Изменения в штатное расписание вносите, если вводите новую штатную единицу или, наоборот, проводите сокращение штата; меняете название должности или условия труда работника. Оформляйте их приказом, одним из двух способов:
утвердите новое штатное расписание;
внесите корректировки в действующий документ.
Когда изменяете штатное расписание, помните о правах работника. Нельзя просто взять и уменьшить зарплату, прописав новую ставку в штатном расписании. Для одностороннего уменьшения оклада должны быть веские причины в виде изменения условий труда. Об этом, как и о предстоящем сокращении, нужно предупредить сотрудника письменно не менее чем за два месяца.
Штатное расписание хранят постоянно, как установлено в п. 40 перечня по приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Это значит, что утративший силу документ нужно передать в архив на хранение.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, живые разборы, сертификат
Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8K7V3E
Комментарии
6А почему в заголовке присутствует бухгалтерия, а в самом тексте про бухгалтерию ни слова? Или статья про то, как бухгалтер должен составить штатку?
Статья про то, как главбуху составить штатное расписание для своего подразделения.
А если отдел кадров хочет составить штатку для вагонного отдела или для локомотивного отдела, то это статья уже не годится, так?
Слейте им свою почту и телефон, они пришлют образец. Правда, есть вероятность, что потом спамом замучают...
я считала, что ГБ подает заявку на вакансии в отделе. А уж ОК составляет ШР и прочие документы. Статья (как информация) для ознакомления, возможно. Как предложение ГБ составлять ШР- вряд ли. P.S. может быть (для буха в единственном числе), это статья очень даже и нужна
а кадровик то тут вообще при чём??
Вообще - работа экономиста конечно же. Но если отдельного экономиста нет, то.... ну кто там к этой сфере ближе?...
Кадровик.... ну если только в качестве оформить в виде документа, с листочка на котором уже написали всё.