Системы оперативного учета предназначены для регистрации и отслеживания текущих операций и событий: продажи, закупки, движение товаров, финансовые операции и другие бизнес-процессы.
Они позволяют оперативно контролировать финансовое состояние компании, управлять запасами, анализировать данные о продажах и другие ключевые показатели бизнеса, обеспечивают возможность быстрого доступа к информации, а также генерацию отчетов и аналитики для принятия управленческих решений.
Широкое распространение для автоматизации оперативного учета среди предприятий различных сфер бизнеса получили системы, разработанные фирмой «1С». Наиболее известные из них: «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием».
Возможно ли самостоятельно внедрить систему оперативного учета? При соблюдении определенных условий и наличии достаточных компетенций — да.
Преимущества самостоятельного внедрения
Экономия средств: одним из основных преимуществ самостоятельного внедрения является экономия денежных средств. Найм профессиональных консультантов и компаний может быть дорогостоящим, особенно для небольших и средних предприятий.
Глубокое освоение системы: команда, работающая над самостоятельным внедрением, имеет возможность тщательно изучить систему. В сочетании с профессиональными знаниями и глубоким пониманием бизнес-процессов членами команды, это позволит лучше понять ее особенности и функционал применимо к собственным процессам, а также произвести настройки системы с учетом всех потребностей компании и нюансов бизнес-процессов.
Гибкость и контроль: при самостоятельном внедрении компания имеет полный контроль над процессом. Это позволяет гибко реагировать на изменения, корректировать планы и адаптировать систему под свои потребности без необходимости согласовывать каждое действие с внешними специалистами.
Развитие внутренних компетенций: процесс самостоятельного внедрения системы способствует развитию внутренних компетенций команды. Сотрудники получают ценный опыт работы с технологией, что может быть полезно для будущих проектов и повышения квалификации.
Основные риски при самостоятельном внедрении
Недостаток опыта и знаний: внедрение систем оперативного учета требует специализированных знаний и навыков, которые могут отсутствовать у сотрудников или быть недостаточными. Это может привести к ошибкам в проектировании системы, неправильной настройке функционала и другим проблемам, которые могут сказаться на работоспособности системы.
Нехватка времени: внедрение системы — это длительный процесс, требующий значительных временных ресурсов. Сотрудники компании могут столкнуться с нехваткой времени из-за своих основных обязанностей, что может существенно замедлить процесс внедрения, он может растянутся на неопределенный срок.
Сложности настройки: настройка системы, интеграция с другими системами и перенос данных — сложный процесс, особенно без достаточного опыта и экспертизы. Неправильная настройка может привести к проблемам в будущем и неоднократному перевнедрению системы.
Бюджетные ограничения: необходимость в дополнительных ресурсах, обучении персонала и возможных задержках может привести к превышению бюджета.
Поддержка и обновления: после внедрения системы необходимо обеспечить ее поддержку и регулярные обновления. Без наличия квалифицированных специалистов это также является риском для компании.
Рекомендации для успешного самостоятельного внедрения
Самостоятельное внедрение системы требует тщательной подготовки, обучения персонала и последовательного выполнения всех этапов процесса.
Подготовка и планирование: определите цели и ожидания от системы, разбейте их на конкретные задачи, чтобы иметь ясное представление о функциональности системы, которую вам необходимо внедрить.
Анализ и определение требований: проведите детальный анализ бизнес-процессов компании и определите требования к системе. Учтите особенности вашей отрасли, размер компании, потребности пользователей и функциональность, необходимую для эффективной работы.
Планирование ресурсов: оцените доступные ресурсы (кадры, время, бюджет) для внедрения системы. Разработайте план, который учитывает распределение ресурсов на различные этапы проекта, а также сроки выполнения каждого этапа. Составьте маршрут и график внедрения, определите роли и ответственности внутри компании.
Выбор конфигурации: проанализируйте возможности имеющихся систем оперативного учета, подберите систему, наиболее соответствующую вашим бизнес-процессам, обладающую достаточным функционалом для реализации ваших требований.
Некоторые конфигурации 1С специализированы для определенных отраслей, таких как розничная торговля, производство, строительство и другие. Выбор конфигурации, специализированной для вашей отрасли, поможет упростить процесс внедрения.
Если у вас уже есть другие программные продукты или системы учета, убедитесь, что выбранная конфигурация 1С может интегрироваться с ними без проблем. Подумайте о том, какие могут возникнуть потребности в будущем, и насколько легко выбранная конфигурация может быть масштабирована или доработана.
Установка, настройка и адаптация системы: следуйте инструкциям по установке и настройке системы в соответствии с бизнес-процессами и требованиями компании. Не стоит без необходимости включать все имеющиеся настройки системы, это существенно осложнит работу пользователям. При необходимости адаптируйте систему, чтобы она лучше соответствовала вашим требованиям. Иногда может потребоваться пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы, чтобы они правильно взаимодействовали с системой.
Проектирование справочников: уделите серьезное внимание проектированию справочников, поскольку оно определяет основу для работы системы, обеспечивает ее гибкость и эффективность в долгосрочной перспективе.
Грамотно спроектированные справочники делают работу с системой более удобной, позволяют пользователям быстро находить необходимую информацию, облегчают анализ данных и формирование отчетов.
Благодаря хорошо структурированным справочникам можно эффективно проводить анализ данных, быстро получать информацию о состоянии бизнеса и принимать обоснованные решения.
Проектирование прав пользователей: определение пользовательских ролей, уровней доступа и прав пользователей в системе требует внимательного подхода, чтобы обеспечить безопасность данных и эффективную работу персонала.
Постепенное внедрение: рекомендуется постепенное внедрение системы, начиная с одного или нескольких подразделений или бизнес-процессов. Развертывание системы по модулям или бизнес-процессам поможет упростить процесс внедрения. Начните с наиболее критических для вашего бизнеса модулей и постепенно добавляйте остальные.
Обучение и подготовка персонала: обучение персонала является ключевым элементом успешного внедрения. Предоставьте сотрудникам достаточное количество времени для обучения системе, проведите тренинги и обеспечьте доступ к ресурсам для самообучения. Фирма «1С» предоставляет обширную документацию, видеоуроки и онлайн-ресурсы для самостоятельного изучения и внедрения их продуктов. Вы можете использовать эти ресурсы для понимания функциональности системы и настройки ее под свои потребности.
Тестирование: создайте тестовую среду, где сотрудники могут практиковаться и тестировать различные функции системы без риска повреждения реальных данных. Это поможет им лучше понять работу системы и подготовиться к ее запуску. Перед полным запуском проведите полное тестирование системы: проверьте функциональность, интеграцию с другими системами, корректность данных и производительность.
Обратная связь и корректировка: важно активно собирать обратную связь от пользователей и вносить коррективы в процессе внедрения. Учитывайте их потребности и предложения для оптимизации работы системы.
Поддержка и обслуживание: после запуска системы обеспечьте надлежащую поддержку и обслуживание. Назначьте ответственных сотрудников, которые будут помогать коллегам разбираться с возникающими вопросами и проблемами. Решайте возникающие проблемы и предоставляйте техническую поддержку для пользователей. Обновляйте систему, следите за новыми версиями и регулярно обучайте свой персонал.
Непрерывное улучшение: внедрение системы — это непрерывный процесс. Анализируйте результаты, собирайте обратную связь от пользователей и постоянно улучшайте систему в соответствии с потребностями компании.
Альтернативные варианты внедрения системы оперативного учета
1. Использование облачных решений.
Преимущества: не требуется установка, часть работы по настройке уже выполнена, обеспечивается техническая поддержка и своевременное обновление системы.
Недостатки: отсутствие возможности доработки и адаптации системы под индивидуальные особенности бизнеса.
2. Найм в штат компании профессиональных консультантов и разработчиков.
Преимущества: внутренние консультанты и разработчики, специализирующиеся на системе 1С, имеют глубокое знание продукта и, со временем, специфики бизнес-процессов компании, они могут быть более отзывчивыми и быстрее реагировать на изменения и запросы внутри компании, после завершения проекта внедрения системы внутренние консультанты могут обеспечить ее поддержку и развитие.
Недостатки: дефицит опытных специалистов на рынке труда. Сложность замены сотрудника в случае его болезни или увольнения. Внутренние консультанты со временем ограничиваются опытом работы в данной компании, что может привести к отсутствию развития его профессиональных качеств, сужению кругозора и отсутствию новых идей.
3. Привлечение компании-интегратора.
Преимущества: специалисты компаний-интеграторов, франчайзи фирмы 1С, обладают глубокими знаниями продуктов 1С, имеют опыт работы с различными конфигурациями, знают все их возможности, обладают большим опытом внедрения систем в различных компаниях и отраслях, регулярно повышают квалификацию, могут обучить персонал компании работе с системой, обеспечить техническую поддержку на всех этапах внедрения, обеспечить интеграцию, произвести адаптацию системы к индивидуальным особенностям бизнеса, основываясь на опыте других, аналогичных проектов. Помимо опыта и знаний, компания-интегратор может оперативно обеспечить замену специалиста на проекте в случае его болезни или увольнения.
Недостатки: в стоимость работ компании-интеграторы включают свои управленческие расходы и прибыль, что значительно увеличивает бюджет проекта и стоимость внедрения системы может оказаться существенно выше, чем внедрение собственными силами, особенно если компания выбирает подрядчиков с большим опытом и хорошей репутацией.
Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!
Экспресс обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С
Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: LjN8K6TAS
Начать дискуссию