Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это процесс обмена электронной документацией через специальную систему. В зависимости от того, на каком уровне происходит обмен, выделяют следующие виды ЭДО:
внутренний — документооборот между сотрудниками и руководством одной компании;
внешний — обмен электронными документами с бизнес-партнерами;
с органами государственной власти — сдача отчетности и иной документации в различные госорганы и ведомства (налоговая, СФР, Росстат и т.д.).
Со стороны электронный документооборот похож на пересылку сканов документов по электронной почте. Главное отличие заключается в том, что процесс максимально автоматизировать и проходит в разы быстрее.
Помимо непосредственной пересылки документации, современные системы ЭДО также умеют создавать с нуля необходимые документы, хранить и распределять корреспонденцию, в автоматическом режиме сверять взаиморасчеты и т.д.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
В качестве основных преимуществ использования системы электронного документооборота (СЭД) следует отметить:
Сокращение расходов — чем меньше компания пользуется бумажными документами, тем меньше денег нужно тратить на бумагу, печать, обслуживание принтеров, а также на хранение и отправку документации.
Минимизация «человеческого фактора» — сервис сообщит о допущенных ошибках и покажет, как их исправить.
Удобное хранение — все документы находятся на серверах, поэтому их невозможно испортить или потерять.
Оптимизация бизнес-процессов — благодаря автоматизации и удобному поиску работа с документами становится менее рутинной и отнимает меньше времени.
Надежная защита — все файлы в обязательном порядке шифруются, что исключает несанкционированный доступ со стороны третьих лиц.
Явных минусов у электронного документооборота нет. Главный недостаток сводится к тому, что первоначальный переход на ЭДО требует определенных затрат.
Также нужно учитывать, что сегодня не все предприниматели пользуются СЭД, поэтому часть документов в любом случае придется составлять как в электронном, так и в бумажном виде.
Счет и сервисы для бизнеса за 0 ₽ навсегда
При подключении любого пакета услуг, кроме «Новые рынки»
Кому нужна система электронного документооборота
Закон обязывает представителей из некоторых сфер бизнеса пользоваться электронным документооборотом. К таковым, в частности, относятся:
Участники систем маркировки и мониторинга товаров. Без ЭДО невозможно передать сведения в «Честный знак», «Меркурий» и «ЕГАИС».
Импортеры — информация об операциях с импортными товарами должна передавать в национальную систему прослеживаемости. Без СЭД сделать это не получится.
Участники государственных закупок. Поставщики, участвующие в госзакупках по 44-ФЗ, должны заниматься электронным актированием, которое, в свою очередь, требует наличия ЭДО.
Для всех остальных компаний использование системы электронного документооборота — дело добровольное. Если бизнес хочет автоматизировать внутреннее делопроизводство, а также переписку и взаимодействие с контрагентами и органами государственной власти, то ЭДО отлично справится с данной задачей.
Несмотря на все преимущества электронного документооборота, переходить на него нужно далеко не каждому бизнесу. К примеру, если индивидуальный предприниматель заключает всего несколько контрактов в год, то особого смысла в использовании ЭДО нет. В свою очередь организации с большим объемом документов, множеством поставщиков и клиентов переход на СЭД позволит существенно ускорить процесс работы и сократить количество рутинных операций.
Выбор СЭД для перехода на электронный документооборот
Одним из обязательных условий для ведения ЭДО является передача всех документов оператором электронного документооборота — организацией, которая предоставляет бизнесу соответствующую услугу, а также гарантирует юридическую значимость документов и их защищенность.
Ознакомиться со списком аккредитованных операторов ЭДО можно на официальном сайте ФНС. По своему функционалу они практически не отличаются друг от друга, поэтому рассматривать можно любой из доступных вариантов.
Если ваши партнеры уже пользуются услугами конкретного оператора, то, возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД. Однако это необязательно и никаких проблем при обслуживании у разных операторов возникнуть не должно. Главное убедитесь, что оператор аккредитован, поддерживает роуминг с большинством других СЭД, а также гарантирует безопасность передачи данных.
Таким образом, электронный документооборот — это полезный и удобный сервис, позволяющий бизнесу автоматизировать работу с документами и сократить количество рутинных операций.
Счет и сервисы для бизнеса за 0 ₽ навсегда
При подключении любого пакета услуг, кроме «Новые рынки»
Реклама: OOO «АРСфин», ИНН: 7722445717, erid: LjN8KKQxS
Начать дискуссию