Принимаем дела правильно
Шаг 1. Руководитель компании оформляет приказ о создании комиссии по приему-передаче трудовых книжек
По факту, когда вы приходите в новую компанию, возможны разные варианты принятия дел.
Самый удобный для нового специалиста по кадрам — это когда предыдущий кадровик лично передает дела. При этом рекомендуется составить Акт приема-передачи кадровых документов с указанием этих документов строками: «передал» и «принял», а также датой.
Для составления Акта приема-передачи трудовых книжек приказом руководителя может создаваться специальная комиссия из 2-3 человек во главе с Председателем комиссии. В комиссию могут входить, к примеру, юрист компании, секретарь руководителя и бухгалтер. Либо другие сотрудники, которые имеют опыт работы с документами. Председателем может быть руководитель или его заместитель.
Шаг 2. Прием-передача трудовых книжек по акту
В акте приема-передачи будет составлена опись трудовых книжек (возможно, как приложение к акту). Опись нужно составить, указав:
- ФИО сотрудника;
- серию и номер трудовой книжки;
- серию и номер вкладыша (если есть);
- пометки о состоянии трудовых книжек (например, такие: «Состояние ветхое, оторван правый верхний уголок; края трудовой книжки обгорели; обложка с маслянистыми, жирными следами, водяными разводами»).
В конце акта приема-передачи подведите итог, сколько всего трудовых книжек и вкладышей вам передал ваш предшественник.
Подписать акт следует бывшему кадровику, новому специалисту по кадрам, председателю и членам комиссии.
Шаг 3. Составление и подписание акта приема-передачи кадровых документов
Также по описи вместе с составлением акта приема-передачи следует принять и личные дела. Если сотрудников много, то вряд ли будет время подробно расписывать все документы, которые входят в состав личных дел, но хотя бы составить пронумерованный список переданных личных дел очень желательно.
Локальные нормативные акты тоже следует просмотреть и перечислить в акте при приеме дел: и Правила внутреннего трудового распорядка, и коллективный договор (если он есть), и Положение об оплате труда и премировании.
Объять необъятное в первые дни работы очень сложно, особенно если наваливается сразу же и текущая кадровая работа, тем не менее следующий шаг очень важен для нового сотрудника по кадрам.
Шаг 4. Проводим первичный кадровый аудит
Когда ваш предшественник уже ушёл на новую работу мечты (или на пенсию, или в декрет), и вы полноправно вступили в свои права, то самое время более детально изучить всю кадровую документацию.
В ходе проверки может выясниться, например, что не на все должности составлены должностные инструкции — нужно дооформить. Не все сотрудники подписали согласие на обработку персональных данных — следует собрать с них подписи. Не составлен и не утвержден график отпусков — надо заняться и этим вопросом.
Ну а если нет трудовых договоров, то это совсем печально. Нужно их составить и подписать с сотрудниками, а после вложить в личные дела.
Но изначально составляем список всего того, что не оформлено или неверно оформлено.
Удобнее провести аудит при наличии электронного кадрового документооборота, когда все документы перед глазами и не нужно ничего искать.
Шаг 5. Составление служебной или докладной записки о выявленных ошибках в оформлении и хранении кадровой документации
Бывают случаи, когда новый кадровик сам принимает дела «как есть», когда руководитель просто показывает ему рабочее место, дает ключ от сейфа с трудовыми книжками и личными делами, показывает стеллаж с кадровыми документами. В таком случае нет никаких актов приема-передачи, описей и т. д.
Новый кадровик самостоятельно должен провести первичный кадровый аудит, составить опись принимаемых в свое ведение документов, в том числе трудовых книжек (это первоочередная задача), и в виде служебной записки предоставить руководителю.
Таким образом, новый специалист по кадрам как бы отмечает «нулевой километр», начало своей трудовой деятельности в данной организации и какие документы уже оформлены до него.
Теперь его задача не только заниматься текущим кадровым документооборотом, но и восполнить «пробелы», если они были у предыдущего сотрудника.
Опять же, сотрудник как бы обозначает начало своей работы и вступление в зону ответственности. На этом шаге первичный кадровый аудит уже проведен, и в служебной записке по сути новый сотрудник сообщит о его результатах.
Шаг 6. Устранение недочетов в кадровом делопроизводстве, дооформление необходимых кадровых документов
На основании проведенного аудита составьте план мероприятий по устранению выявленных ошибок или недочетов. Распишите подробно каждый этап и сроки его реализации.
Не забывайте, что теперь и вся кадровая текучка будет на вас. Умейте рассчитать свои силы и спланировать рационально рабочий день.
Если окажется, что в работе компании задействовано большое количество внештатных сотрудников, то немаловажным будет отследить наличие и правильность оформления документов с ними.
Рокет Ворк — это комплексное решение для работы с внештатниками. Платформа решает вопросы по поиску исполнителей, заключению договоров, расчетов и оформлению закрывающих документов.
Начать дискуссию