Как восстановить кадровый учет

Проблемы в кадровом учете

Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.

Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.

Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.

А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.

В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.

Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.

Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)

Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).

Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.

Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.

Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.

Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.

Основной перечень локальных актов компании следующий:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
2. Положение об оплате труда и премировании.
3. Положение о защите персональных данных.
4. Положение о командировках.
5. График отпусков, график сменности.
6. Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
7. Коллективный договор (не во всех компаниях).

<Шаг 3. Проверить и восстановить кадровые дела работников (личные дела)

От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.

На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:

• подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
• должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
• приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
• трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
• согласий работников на обработку персональных данных.

Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.

Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.

При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.

Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов

На данном этапе стоит проверить правильность оформления:

• ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
• работы в праздничные и выходные дни;
• направления в командировки;
• документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.

Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета

Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.

Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.

В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.

Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой