Удаленный режим работы вынуждает многих работодателей усиливать контроль над сотрудниками. Конечно, благодаря современным способам легко контролировать KPI сотрудников, сохранение конфиденциальности и соответствие внутренней политике. Однако не все средства хороши для достижения цели. Тотальный контроль может привести к необратимым последствиям.
Контроль ограничивает приватность сотрудников, что несет для компании репутационные и юридические риски. Чем больше контроля над сотрудниками, тем выше риски того, что он будет признан вторжением в личную жизнь. Законодательством предусмотрена уголовная ответственность за нарушение закона о персональных данных, поэтому вводить формы контроля следует с осторожностью.
Следует также учитывать, что в подобных ситуациях уклон в сторону интересов работников всегда больше. В том случае, если вы не поставите сотрудников в известность о контроле, то собранной информацией для привлечения к дисциплинарной ответственности воспользоваться не сможете.
Что делать, если контроль действительно нужен?
Хотим обратить ваше внимание, что контроль затрагивает одновременно несколько правовых режимов: персональные данные, сведения о частной жизни и тайну коммуникаций. У каждого режима — своя специфика, и с этим необходимо считаться. Все рекомендации внедрения мер контроля можно условно поделить на пять групп.
Правовое основание контроля
Итак, прежде всего, нужно убедиться, в согласии работников. Отметим, что это согласие должно распространяться на все данные, к которым есть доступ у работодателя.
Помимо этого, советуем убедиться, что под контроль попадает лишь трудовая деятельность работника. Для этого в локальных актах организации должны быть закреплены ограничения по использованию сотрудниками предоставленных им устройств в личных целях. Имеются ввиду звонки и переписки по личным вопросам с использованием рабочих гаджетов. В то же время, работники не должны использовать личную технику для решения рабочих вопросов.
Что делать, если работник не дает свое согласие на контроль? Конечно, работодатель может уволить такого сотрудника, ссылаясь на изменения в трудовом договоре, но если дело дойдет до суда, то последний, скорее всего, займет сторону работника. Поэтому рекомендуем вам заранее подготовить аргументы для персонала. Предупредите коллектив, что при отказе возникнут проблемы с выполнением трудовых обязательств, к примеру, пользованием корпоративной техникой.
Внутренняя регламентация контроля
Все правила и ограничения контроля необходимо закрепить в локальных актах компании, с которыми работники будут ознакомлены под роспись. В этих актах обязательно должна быть указана следующая информация:
- способы контроля и его цели;
- источники получения данных;
- сроки их обработки;
- права и обязанности работников, включая пункт не препятствовать контролю;
- права и обязанности компании при соблюдении контроля;
- юридические последствия для работников.
Контроль неизбежно связан с обработкой персональных данных, поэтому он должен осуществляться строго по законодательным нормам.
Обоснованность контроля
Адекватность каждого из способов контроля легко проверить с помощью одного вопроса. Насколько интересы и цели работодателя соответствуют масштабам ограничений прав сотрудников? Чтобы на него ответить нужно заранее подготовить аргументы. Контроль считается обоснованным, когда речь идет о сохранении коммерческой тайны, исполнении договора, защите передаваемой информации.
Возможно, контрольные меры стоит вводить постепенно, а к тотальному контролю переходить только при нарушении уже введенных мер.
Информирование работников о контроле
Практически всегда тайный контроль считается нарушением прав работника.
Отметим, что сотрудник должен знать не только о самом факте контроля, но и о его способах, целях, последствиях. Помимо ознакомления с актами под роспись, рекомендуем постоянно напоминать о контроле путем рассылок, постеров и всплывающих окон на рабочих устройствах. Некоторые меры, например, видеонаблюдение требуют дополнительного информирования.
Организационные меры
Для каждой категории работников потребуется разный уровень контроля. Понятно, что те работники, которые имеют доступ к конфиденциальной информации и коммерческой тайне могут контролироваться больше, чем остальные сотрудники.
Главным принципом контроля должно быть соблюдение тонкой грани между вмешательством и невмешательством. Чтобы обезопасить себя от рисков, вмешаться в частную жизнь сотрудников, рекомендуем обеспечить коллектив корпоративной связью и рабочей техникой.
Начать дискуссию