Первоочередные задачи к 1 января 2019 года

Какие основные мероприятия нужно провести работникам бухгалтерии к 1 января 2019 г., чтобы безболезненно уйти на новогодние каникулы? Обозначим основные из них.

«Перепрошить» онлайн-кассу и проверить (утвердить) лимит по кассе

Компаниям необходимо заблаговременно установить к 1 января обновление программного обеспечение онлайн-касс, ведь ставка и сумма НДС являются обязательными реквизитами кассового чека (п.1 ст.4.7 Закона №54-ФЗ).

Налоговики пояснили, что в связи с повышением ставки НДС подготовлен проект приказа ФНС РФ, которым вносятся изменения в форматы фискальных документов, в том числе в реквизиты:

— «сумма НДС чека по ставке 18%»;

— «сумма НДС чека по расчетной ставке 18/118» (Письмо ФНС РФ от 03.10.2018 г. №ЕД-4-20/19309@).

Государственная регистрация приказа запланирована на IV квартал 2018 года. Поэтому после государственной регистрации (но не ранее 1 января 2019 года) в кассовом чеке (БСО) и кассовом чеке коррекции (БСО коррекции) указывать сумму НДС, а также производить расчет необходимо по ставке 20% (20/120).

Важно!

Поэтому до конца декабря 2018 г. пользователям нужно «перепрошить» онлайн-кассу для изменения ставки НДС (20%). Для этого нужно обратиться к производителю онлайн-кассы либо в сервисный центр. При этом заявление о перерегистрации ККТ в налоговый орган не подается.

Неправильное отражение сведений об НДС в кассовом чеке может привести к тому, что налоговики (как контролирующий орган) признают использование онлайн-кассы с нарушениями и могут оштрафовать на сумму (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

— до 3000 рублей (ИП);

— до 10 000 рублей (юридическое лицо).

Однако, на момент написания статьи программное обеспечение для онлайн-касс не готово. Никаких разъяснений от налоговиков на этот счет нет. Но, скорее всего, будут установлены разумные сроки для обновления программного обеспечения и штрафных санкций не будет.

Бухгалтеру нужно не забыть проверить (актуализировать) наличие приказа об установлении лимита кассы.

Напомним, что в компании в обязательном порядке должен быть установлен кассовый лимит, то есть допустимая сумма наличных денежных средств, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Исключение сделано для ИП и малых предприятий.

Кассовый лимит может устанавливаться на определенный срок либо бессрочно (то есть в приказе руководителя компании не указан период, на который действует лимит). Компания в любое время вправе пересчитать лимит и оформить новый лимит приказом (п.8, п.9 письма ЦБ РФ от 15.02.2012 №36-3/25).

Напомним, что штрафы за несоблюдение лимита для компании составят от 40 000 до 50 000 руб., а для руководителя - от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 2.4, ст. 15.1 КоАП РФ).

Провести инвентаризацию имущества и обязательств

Зачастую на практике инвентаризацию проводят формально, т.е. «для галочки», порой проведение инвентаризации начинается и заканчивается в кабинете бухгалтера и ограничивается только составлением инвентаризационных описей.

На сегодняшний день требование о проведении инвентаризации имущества содержится в следующих документах:

— Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон №402-ФЗ);

— Положение о бухгалтерском учете и отчетности, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н (далее по тексту - Приказ №34н);

— Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49 (далее по тексту - Методические указания №49).

Инвентаризацию имущества и обязательств необходимо провести перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (п.1.5 Методических указаний №49).

Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. Проверять наличие библиотечных фондов - один раз в пять лет. А в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается проведение инвентаризации товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков (п.27 Приказа №34н).

Не останавливаясь на этапах проведения инвентаризации, отметим распространенные ошибки, которые допускают компании при инвентаризации имущества и обязательств.

— отсутствие пакета документов, подтверждающего факт и размер недостачи, что делает невозможным взыскание ущерба за счет виновного лица. Например, проведение инвентаризации после увольнения материально ответственного работника, отсутствие объяснения причин возникновения недостач делает невозможным привлечение к материальной ответственности бывшего работника, допустившего недостачу (Определение ВС РФ от 07.05.2018 г. №66-КГ18-6);

— подмена (либо отсутствие) участников рабочей комиссии, указанных в приказе и фактически проводящих инвентаризацию. Причины такого несоответствия могут быть разными (служебная командировка, болезнь работника, отпуск и пр.). Однако независимо от причин данный факт может явиться основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа всех членов рабочих инвентаризационных групп должна быть обеспечена в полном составе (п.2.3 Методических указаний);

— не отражены (либо отражены не в том периоде) итоги инвентаризации.

Провести инвентаризацию созданных резервов

Компаниям, которые создали в бухгалтерском и налоговом учете те или иные резервы, необходимо проинвентаризировать остатки этих резервов по состоянию на 31 декабря 2018 г.

Проверить недостающую «первичку»

По общему правилу первичный документ должен быть составлен в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона №402-ФЗ). Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона №402-ФЗ).

В конце года бухгалтеру необходимо проверить имеющуюся «первичку» и проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность в части соответственно, выданных и полученных авансов.

Для исключения возможности «потерявшихся» документов для закрытия дебиторской задолженности по авансам выданным необходимо составить реестр недостающих документов (счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ, оказанных услуг).

Как правило, в компании есть утвержденный график документооборота (п. 5.1 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. №105), в котором прописывается перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы, а также перечень сотрудников, проверяющих документы, взаимосвязь ответственных лиц.В графике документооборота указывается срок, в который конкретный работник должен передать первичные документы в бухгалтерию.

Однако на практике он не всегда соблюдается.

Важно!

Одним из методов стимулирования предоставления документов в бухгалтерию ответственными сотрудниками является лишение премии за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документов (письме Федеральной службы по труду и занятости от 18.12.2014 г. №3251-6-1). 

Актуализировать используемое программное обеспечение

Если компании используют собственные программы, то бухгалтер должен до 1 января 2019 г. протестировать с программистами исполнение технического задания для доработки программного обеспечения. Обычно техническое задание пишется сразу после внесенных изменений с целью его последующей доработки.

Те компании, которые применяют программу «1С», должны также перейти на новый релиз до 1 января 2019 г.

Например, разработчики «1С» после 20 декабря 2018 г. планируют обновить программу с учетом измененной ставки НДС, а также новых форм налоговых деклараций и статистической отчетности.

Выбрать выгодную систему налогообложения

На предстоящий год необходимо выбрать для компании выгодную налоговую систему и при необходимости перейти на УСН, учитывая предстоящие изменения в законодательстве.

Так, с 1 января 2019 года компании, применяющие УСН, будут платить страховые взносы за работников по общей ставке 30%.

Поэтому компания должна проанализировать экономическую целесообразность выбора объекта налогообложения при применении УСН. В том случае, если расходы налогоплательщика составляют 80% от полученных доходов и более и ФОТ х тариф страховых взносов >= Налог :2 (для «доходной» УСН), то имеет смысл рассмотреть объект налогообложения при применении УСН - «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

Важно!

Чтобы сделать окончательный выбор в пользу конкретного объекта налогообложения при применении УСН, необходимо провести анализ структуры возможных расходов с учетом процента оплаты, поскольку на практике приобретенные товары, работы, услуги могут оплачиваться в рассрочку.

И при необходимости перейти на УСН, подать уведомление о смене объекта.

С 1 января 2019 г. право на применение УСН могут получить налогоплательщики, если доход за 9 месяцев 2018 г., в котором подается уведомление о переходе на данный специальный режим, не превысил 112,5 млн руб., остаточная стоимость основных средств не должна превышать 150 млн руб., а численность работников – 100 человек. А чтобы остаться на УСН лимит годового дохода должен составлять – 150 млн руб. (п.4 ст.5 Закона от 03.07.2016 г. №243-ФЗ).

Если компания решила с 2019 г. применять УСН, то она должна подать уведомление в налоговую инспекцию о переходе на УСН в срок не позднее 31 декабря текущего года (п.1 ст.346.13 НК РФ).

Уведомление подается по форме, утвержденной приказом ФНС России от 02.11.2012 г. №ММВ-7-3/829@, либо представляется по телекоммуникационным каналам связи в электронном формате, утвержденном приказом ФНС России от 16.11.2012 г. №ММВ-7-6/878@.

Если компания намерена сменить объект налогообложения по УСН, то уведомление нужно подать в налоговую инспекцию по месту учета не позднее 31 декабря 2018 г. (п.2 ст.346.14 НК РФ).

Начислить и выплатить заработную плату за декабрь 2018 г.

В том случае, если день выплаты заработной платы (согласно внутреннему локальному акту компании) приходится на праздничный или выходной день, выплату производят накануне (ст.136 ТК РФ). Первый рабочий день в 2019 г. приходится на 9 января 2019 г.

В ряде случаев компания сама проявляет инициативу выплатить декабрьскую заработную плату накануне Нового года. Если доход работника с начала 2018 г. превысил 1 021 000 рублей, страховые взносы в ПФР с суммы превышения начисляются по пониженному тарифу 10%. Это значит, что если компанией планируется выплата годовой премии, ее целесообразно начислить в декабре 2018 г., когда у многих работников доход превышает указанный лимит. Поэтому бухгалтер должен рассчитать заработную плату, НДФЛ и страховые взносы в декабре 2018 г.

Если компанией принято решение о выплате заработной платы не позднее 29.12.2018 г., то бухгалтер должен подготовить зарплатные платежные поручения в банк, предоставить работнику расчетный листок (ч.2 ст. 136 ТК РФ).

Совместно с другими службами компании пересмотреть договоры с контрагентами

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 03.08.2018 г. №303-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ о налогах и сборах» с 1 января 2019 г. увеличился размер ставки НДС с 18% до 20%.

Какие шаги нужно предпринять бухгалтеру совместно с юристами и другими работниками компании, отвечающих за договорные отношения с контрагентами, чтобы заранее подготовиться к предстоящим изменениям?

Во-первых, необходимо пересмотреть ценообразование в ранее заключенных контрактов.

Во-вторых, необходимо настроить либо проверить настройку программного обеспечения в части учета НДС в так называемый «переходный» период.

По общему правилу, компания при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав дополнительно к цене (тарифу) реализуемых товаров (работ, услуг), передаваемых имущественных прав должна предъявить покупателю соответствующую сумму налога (п.1 ст.168 НК РФ).

При этом сумма НДС, предъявляемая покупателю при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должна быть учтена при определении окончательного размера указанной в договоре цены и выделена в расчетных и первичных учетных документах, счетах-фактурах отдельной строкой (п.17 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 г. №33, письмо Минфина РФ от 20.04.2018 г. №03-07-08/26658).

В том случае, если в договоре нет прямого указания на то, что установленная в нем цена не включает в себя НДС и иное не следует из обстоятельств, предшествующих заключению договора или прочих условий договора, то предъявляемая покупателю продавцом сумма НДС выделяется (т.е. «выкручивается») из указанной в договоре цены, для чего определяется расчетным методом (п.4 ст.164 НК РФ).

Если же исходя из условий договора и иных обстоятельств, связанных с заключением договора, следует, что указанная в нем цена сформирована без учета НДС, применение расчетной налоговой ставки, предусмотренной п. 4 ст. 164 НК РФ, необоснованно (письмо ФНС РФ от 05.10.2016 г. №СД-4-3/18862@).

Увеличение ставки НДС означает рост продажной цены.

Важно!

В связи с этим продавцы пересматривают условия контрактов, переходящих на 2019 год. Как отмечено выше, если налог предъявляется сверх договорной цены, поставщику нет необходимости пересматривать договорные условия.

Между тем, вероятно, что компания по тем или иным причинам примет решение сохранить «старые» отпускные цены. Это фактически означает возложение бремени роста НДС на плечи продавца.

Если в тексте договора указана цена продукции и прописано, что она формируется с учетом НДС (т.е. содержится указание - «в т.ч. НДС»), то ничего продавцу, желающему сохранить «старые» цены, менять не нужно.

Если в тексте договора указана цена продукции и прописано, что она формируется без учета НДС (т.е. НДС накручивается сверху), то продавцу, желающему сохранить «старые» цены, нужно заключить дополнительное соглашение к договору в части изменения цены.

Ведь если договор был заключен со ставкой НДС 18%, то в 2019 г. будет применяться ставка НДС 20% и отпускная цена повысится.

Во избежание негативных последствий в виде изменения ставки НДС, в договоре с покупателем лучше не указывать конкретный размер налоговой ставки, а прописать, что ставка НДС определяется с учетом действующего налогового законодательства (письмо ФНС РФ от 23.10.2018 г. №СД-4-3/20667).

Проверить нормируемые расходы

Для того чтобы безопасно и с выгодой учесть нормируемые расходы бухгалтер должен учесть «плавающий» характер нормируемых расходов (в части налога на прибыль). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В части НДС нормированию подлежат только представительские расходы (п.7 ст.171 НК РФ).

«Плавающая» величина нормируемых расходов связана с тем, что налоговая база по налогу на прибыль рассчитывается нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ), а по НДС — ежеквартально (ст.163 НК РФ).

Поэтому расходы, которые в одном квартале были признаны сверхнормативными, в другом квартале могут перестать быть таковыми.

Материал подготовлен специалистами Компании «РосКо—Консалтинг и аудит».