Частые ошибки в РКМ
К числу самых распространенных проблем относятся:
Мелкие недочеты: отсутствие подписей, дат или других реквизитов. Такие ошибки могут казаться незначительными, но и они могут привести к отказу принять документы.
Некорректное наименование: если в комплекте обосновывающих документов указано неверное наименование продукции, это может стать причиной отказа в согласовании РКМ. Важно, чтобы наименование продукции и требования совпадали с теми, что указаны в рабоче-конструкторской документации, технических условиях, техническом задании и иных документах, имеющих отношение к конкретному контракту.
Ошибки в форме №23 «Расчет (обоснование) трудоемкости»: например, некорректно заполненные данные по производственной программе приводят к тому, что итоговая цена не может быть выдана.
Некорректное указание затрат планового и фактического период: если в качестве данных за предыдущий период внести данные пятилетней давности, а в качестве подтверждения цен приложить подтверждающие документы с советских времен — это искажает картину расходов и затрудняет корректное ценообразование.
Некорректное распределение затрат: ошибки в группировке и распределении затрат между различными статьями (ОПР, ОХР, АУР, КР) негативно сказываются на итоговом расчете.
Почему это важно
Поставщики или исполнители ГОЗ, особенно те, кто предоставляют РКМ впервые, часто полагаются на проверку их документов со стороны заказчика и последующее указание ошибок. Кажется — зачем самому проверять, если все равно будет проверка со стороны заказчика, а мы потом просто исправим найденные ошибки.
В результате оказывается, что документы сформированы с множеством недочетов. Эти ошибки могут привести не только к задержкам в согласовании, но и к отказу в обосновании цены, что в свою очередь негативно сказывается на заключении контрактов и может вызвать серьезные финансовые потери.
Задача заказчика — в первую очередь, проверить расчеты на соответствие законодательным нормам. Исправлять запятые с красной ручкой и самостоятельно писать вам правильные ответы для лучшего усвоения материала они не должны и, чаще всего, не очень хотят. Поэтому необходимо перед отправкой проводить самостоятельную проверку данных — как минимум, на базовую адекватность и отсутствие арифметических и орфографических ошибок.
Практические рекомендации по организации контроля качества РКМ
Самостоятельная проверка
Не отдавайте все заботы покупателям. Каждый комплект обосновывающих документов должен проходить внутреннюю проверку ответственным специалистом до передачи заказчику.
Разработайте собственные подходящие вашим рабочим процессам инструменты контроля. Например, таким инструментом может стать чек-лист, включающий проверку обязательных реквизитов, актуальности данных, соответствия их договору и реперные точки для контроля правильности заполнения расчетных форм.
Обучение сотрудников
Повышайте квалификацию специалистов, ответственных за оформление РКМ. Регулярные семинары и практикумы дадут необходимую информацию, чтобы избежать типичных ошибок, подсветить проблемные зоны и усовершенствовать внутренние процедуры.
Так, практикум по формированию комплекта обосновывающих документов поможет специалистам изучить все этапы формирования РКМ и тут же применить знания на практике. Знание последних изменений в законодательстве и нормативных актах и участие в практических разборах реальных кейсов — основа качественной работы.
Внутренний аудит и контроль
Регулярно проводите внутренние аудиты качества заполнения комплекта обосновывающих документов. Это не только поможет своевременно обнаружить ошибки, но и создаст документальную базу, подтверждающую добросовестность вашего подхода. Хорошо налаженная система контроля способствует снижению риска отказа в обосновании цены.
Также регулярный аудит поможет отследить следующие метрики:
Полнота: процент документов, содержащих все необходимые реквизиты (подписи, даты, печати).
Точность: соответствие фактических данных нормативным требованиям (например, точное заполнение форм 8, 10, 11, 12, 13).
Согласованность: наличие согласования данных между различными формами (сверка с формами 21, 22, 23).
Актуальность: процент документов, заполненных на основе данных текущего периода, без использования устаревшей информации.
Отсутствие ошибок: количество выявленных ошибок (например, неточности в наименованиях, ошибочные расчеты) на 100 документов.
Зачем? Чтобы понять, где в вашей работе самые узкие места и заранее подстелить соломки. Возможно, процессы организованы так, что выполнять их правильно затруднительно? Или работу выполняют не те, кто должен, а те, кто не успел увернуться от ответственности? В любом случае, понимание проблемы — это уже серьезный шаг к ее решению. И здесь мы приходим к следующему пункту.
Четкое документирование процессов
Оформление подробных инструкций и регламентов для всех этапов подготовки РКМ (как и для любого рабочего процесса) — это не какая-то ненужная бюрократия. Правильно составленный реалистичный регламент поможет стандартизировать процедуру и сделать ее понятной для всех сотрудников. Кроме того, такая документация будет полезна не только для внутреннего контроля, но и при взаимодействии с проверяющими органами.
Контроль качества РКМ — это не дополнительная нагрузка после формирования РКМ, а важная и обязательная часть этой работы. Ошибки, будь то простая опечатка или серьезное несоответствие, могут привести к отказу в обосновании цены и, как следствие, к финансовым потерям. Поэтому важно не только требовать от контрагентов высокого качества документации, но и самостоятельно тщательно проверять каждый документ.
Помните: контроль качества — ваша лучшая страховка от неприятных сюрпризов на проверках. Не надейтесь на других — защищайте свои интересы и делайте все возможное для поддержания стандартов в оформлении РКМ. Контролирующие органы будут вам благодарны!
Собираетесь формировать комплект обосновывающих документов по ГОЗ?
Наши шпаргалки помогут ничего не забыть!
Реклама: ООО «ГИД ПО ГОЗ», ИНН: 7813653827, erid: 2W5zFHoaJ3a
Начать дискуссию