Вычислить работника-лентяя. Как узнать, сколько времени бухгалтер реально тратит на работу

Если в коллективе есть лентяи и тунеядцы, то стремиться к увеличению прибыли можно мучительно долго. Бизнес-процессы похожи на автомобильный двигатель, если какая-то деталь крутится в пол-силы, то и остальные в скором времени быстро перетираются и изнашиваются из-за увеличения нагрузки. Нужно, как можно оперативнее выявить слабого сотрудника, чтобы отправить его на переобучение, переквалификацию, в другой отдел или вообще заменить. Ничего личного, только бизнес.

Руководителю порой очень сложно объективно определить эффективность и успехи того или иного подчиненного. Даже в небольшом коллективе стоять за спиной у каждого работника с секундомером и блокнотом никто не захочет, а на удаленке визуальный контроль вообще не возможен.

На помощь приходит система ключевых показателей (KPI), которую разрабатывают для достижения поставленных целей. Для каждого отдела в организации должны быть установлены свои первоочередные цели и задачи. Представьте, и для бухгалтерии тоже!

KPI не обязательно должен быть привязан к количественному результату, который напрямую влияет на прибыль компании. Например, количество новых клиентов, заключивших договоры за месяц. Используйте цели, находящиеся в процессе и только косвенно воздействующие на конечный результат. Например, количество холодных исходящих звонков. А вот в бухгалтерии контролировать можно количество выставленных своевременно документов клиентам.

Установка и определение KPI

Подходить к разработке и установке KPI нужно очень аккуратно и осторожно, в идеале их внедрение начинается вместе с запуском бизнеса. В рабочий процесс встраивать систему оценочных показателей, влияющую на размер вознаграждения, нужно постепенно, начиная с пилотных проектов в отдельных отделах.

Чтобы вам было проще определить KPI для своих сотрудников, придерживайтесь следующих принципов:

1. Конкретность. Используйте точные и понятные формулировки в названии KPI, понятные не только сотруднику, но и его руководителю;
2. Измеримость. Ставя конкретную цель, вы должны привязать ее к достижению какого-либо количественного результата.
3. Релевантность. Задачи установленные для каждого отдела должны решать и выполнять стратегические цели бизнеса.
4. Реальность. При установки KPI учитывайте, что с имеющимися ресурсами сотрудник может их выполнить.
5. Оговоренный срок. Понятно, чтобы оценить и измерить эффективность, нужно установить конечный срок для подведения итогов.

KPI определили, что дальше

Приступаем к мониторингу и контролю. Когда плановые показатели сформулированы и обоснованы, остается вопрос, как автоматизировать сбор и обработку KPI сотрудников. Поручить это задание можно CRM.

Почему именно CRM эффективно проследит за работой сотрудников? Так исключается возможность подтасовки результатов, предоставления недостоверных данных, ведь отчеты о выполненной работе оказываются на «рабочем столе» руководителя в считанные секунды по запросу.

Например, облачный сервис S2 CRM позволяет устанавливать и отслеживать KPI для всего коллектива и индивидуально для каждого сотрудника. Оставьте заявку в конце статьи, чтобы воспользоваться бесплатным тестовым периодом.

Забудьте бесконечно длинные сравнительные таблицы, когда к концу n-ной страницы, вы уже забываете, какой был заголовок и зачем вы вообще в нее смотрите. Старайтесь использовать графики, диаграммы и дашборды для оперативной оценки эффективности сотрудников и выполнения поставленных KPI.

Так выглядит график с динамикой звонков работника в CRM S2. На нем видно, сколько звонков в день он совершил. В этом же отчете отображается процент достижения цели по количеству звонков в месяц:

На графике в S2 CRM сразу видно, в какие дни сотрудник отлынивал от работы.

Онлайн-мониторинг показывает активность сотрудников в режиме реального времени, чтобы руководитель мог по горячим следам увидеть ошибки в работе.

Как директору узнать, что его бухгалтер на первичке чаще обращает внимание на кофе-машину, чем на сообщения в рабочем чате? Очень просто — посмотреть сколько счетов выставил бухгалтер, насколько быстро и своевременно они были оформлены. Может клиенты просто не дожидаются документов и уходят к более расторопным конкурентам.

О том, как работать без бухгалтера в штате (и даже счета вставлять), мы рассказали в самой первой статье.

Мотивировать на прогресс помогают персональные дашборды, выведенные на экран перед каждым сотрудником. Цветные индикаторы, крупные шрифты, горящие стрелки показывают текущую эффективность.

Руководитель сможет увидеть предварительный прогноз о том, сколько заработает компания в конце месяца или квартала. А с помощью сквозной аналитики скорректировать KPI, чтобы улучшить прогноз.

Уволить или помиловать

Над сотрудником повисает вопрос о его будущем в организации. Но помните уволить на том основании, что работник не выполнил план продаж, вы не имеете права. Только при условии, что в заключенном трудовом договоре зафиксированы показатели работоспособности, и работники с ними ознакомлены.

Собирайте в своей CRM только актуальную и правдивую статистику по каждому работнику, которая позволит прежде чем рубить с плеча, проанализировать причины спада. Процесс работы с неэффективным сотрудником может состоять из нескольких этапов:

1. Постройте гипотезы, почему не был выполнен KPI. Для этого вы можете прослушивать звонки менеджеров, чтобы проверять соблюдение скрипта продажи.
2. Узнайте о причинах неудач из первоисточника. Вызовите работника на откровенный разговор, выясните, каких ресурсов ему не хватает, или он просто работает не на своем месте и душа к работе не лежит.
3. Если причины неуспеваемости реальны, а для их устранения не хватает известных ресурсов, то обеспечьте сотрудника всем необходимым.
4. Для оценки второго шанса установите отдельные KPI на время испытательного срока.
5. Подведение итогов выполнения KPI. При успешном прохождении стажировки возвращайте к прежним целям. При отрицательном результате рассмотрите возможность перевода в другой отдел, где он будет более эффективен.

Таким образом, эффективность бизнеса складывается из маленьких успехов всех сотрудников. А неэффективный контроль мешает достижению общих целей.