Сократить, нельзя платить. Рабочие способы снизить расходы без вреда процессам

Четыре способа разгрузить бюджет компании

1. Снизить корпоративные затраты

В первую очередь оцените статьи расходов на офис и его ежедневную эксплуатацию: это поможет отказаться от лишних заказов канцелярии или пустующих кабинетов.

Многие руководители используют офис только для встреч или переговоров. Их можно проводить в коворкингах или подходящих ресторанах. Чтобы сэкономить, рассмотрите офис с меньшей площадью или в другом районе, объединитесь с партнерами.

Проведите аудит базы поставщиков. Условия контрактов с многими из подрядчиков могут оказаться невыгодными — особенно, если вы работаете с ними годами и не следите за рынком. Проводите ревизию хотя бы раз в полгода. При смене контрагента не забывайте не только изучать рынок по выгодности, но и проверять информацию о новых поставщиках — часто это можно делать в CRM-системах, которые агрегируют все данные о действующих компаниях. 

2. Пересмотреть загрузку сотрудников

Балансировать загрузкой команды помогут цифровые инструменты. Самый базовый — система управления бизнес-процессами, то есть CRM. С ней руководителю будет проще контролировать объемы задач и управлять менеджерами, а дашборды отобразят отдельные успехи и общие итоги, в частности, по продажам. 

В некоторых случаях стоит пересмотреть найм штатных сотрудников. Когда компания только растет, оставлять внутри можно только профильных специалистов — отвечающих за то, на чем вы специализируетесь. Все остальные задачи рационально поручить внешним специалистам. Например, подумайте о передаче части функционала на аутсорс. Компании часто сотрудничают с бухгалтерами и юристами по конкретному списку работ — ведению ЭДО, подготовке отчетных документов, передачи отчетности.

Когда внедряются перемены, важно не потерять в эффективности

Попробуйте добавить систему мотивации за выполнение KPI. Принцип работы прост: на старте у сотрудников есть базовый оклад, а дополнительную часть зарплаты составляют процент от продаж, надбавки и премии. Руководителю это позволит эффективнее распределять фонд оплаты труда.

Еще один инструмент — планы продаж компании и личные планы сотрудников. Например, в SberCRM руководитель может назначать задачи менеджерам, следить за ходом их выполнения и отслеживать затраченное время. Команду это мотивирует проявлять инициативу и достигать хороших результатов и поставленных целей, а диаграмма Ганта позволит наглядно показать как сложность проекта, так и текущий прогресс 

Важно организовать работу коллег так, чтобы им было не только интересно, но и комфортно работать — с современными и практичными цифровыми инструментами.

3. Автоматизировать рутину

Выделите ключевые бизнес-процессы и попробуйте автоматизировать их

Это поможет добиться снижения внутренних расходов, повысит число лояльных клиентов и общую выручку в бизнесе. Такие инструменты, как чат-боты, голосовые помощники, некоторые CRM-системы не только гибко адаптируются к потребностям бизнеса, но и не требуют привлечения программистов для настройки и обучения персонала. 

Предложите сотрудникам протестировать новые сервисы — можно изучить программы, которые облегчат их работу, с помощью подписки на пробный период. По итогам измерить, как изменилась общая продуктивность: так, SberCRM оптимизирует ведение клиентской базы, документооборот, распределение и контроль задач, бизнес-аналитику и многие другие процессы. 

Чем меньше времени сотрудники тратят на рутину, тем больше задач выполняют для достижения целей всей компании. 

4. Оптимизировать налоговую нагрузку

Грамотный бухгалтер способен снизить налоговые расходы компании, используя действующие нормативно-правовые акты. И речь не о внедрении «серых» схем: часто предприниматели даже не знают, какой налоговый режим им наиболее выгоден, как и когда лучше платить обязательные взносы.

Также проведите ревизию налогов, которые платите. Бывает, что собственники организаций не в курсе, что суточные в командировках на самом деле не облагаются налогом.

На чем не стоит экономить — советы руководителям

Выше мы привели четыре оптимальных способа сокращения издержек. Есть и другие методы, которые руководители используют в гонке за прибылью. Они снижают расходы конкретных отделов или всей компании, но чаще результат получается обратный желаемому: 

1) Сокращение бюджета на маркетинг. Снижение расходов на рекламу не всегда оправдано. Маркетинг помогает компании собирать ценные сведения о текущих клиентах и привлекать новых. Выделяя меньшие суммы на продвижение, руководитель рискует сократить число продаж. Лучше направить усилия на развитие эффективных каналов рекламы. Принять верное решение помогут аналитические инструменты, которые часто встроены в системы организации продаж и маркетинга в компании.

2) Снижение качества продукции. Попытки сэкономить на производстве часто сводятся к поиску более дешевого сырья. Такой подход — не лучший выбор: текущие клиенты разочаруются в качестве, а новых это лишь оттолкнет. Лучше начать с пересмотра процессов производства и продаж с точки зрения реального спроса. Существуют технологии, которые помогают точнее планировать объемы необходимого сырья и выработки, избежать лишних поставок в те точки, где спрос ниже и товар может залежаться. Компании могут экономить, снижая количество утилизируемой продукции за счет прогнозирования. Также оно помогает вычислить и впоследствии уменьшить брак.

3) Сокращение штата. Череда увольнений только снижает командный дух и доверие к руководителю. Нагрузка на оставшихся работников увеличится, суммарный объем задач останется прежним, а качество снизится. Эффективнее работать с сотрудниками на аутсорсинге или вложиться в обучение команды.

4) Снижение фонда заработной платы. Станет ли менеджер работать в полную силу, если платить ему меньше? Очевидно, нет. Сокращение окладов резко снизит мотивацию сотрудников и приведет к увольнению ценных кадров. Альтернатива в виде премий за выполнение KPI, например, планов продаж повысит сплоченность и мотивацию коллектива.