Документы, подтверждающие официальное трудоустройство, продолжают модернизировать, отменять или дополнять. Как бухгалтеру и кадровику не запутаться в современных правилах и требованиях? В этой статье мы расставим «все точки над i» в новых правилах оформления и ведения трудовых книжек, а также необходимой для всех формы сведений о трудовой деятельности.
Про бумажные трудовые книжки
Задумка законодателей, а именно полный переход на электронные (ЭТК) и отказ от бумажных трудовых, не сработала. По данным ПФР на 29 декабря 2020 года на ЭТК согласились 6 млн из 47 млн работающих по трудовым договорам.
12,8% — это капля в море бумажных кадровых документах. Поэтому все-таки пришлось обновить требования к бумажным версиям, устранить противоречия и отменить устаревшие инструкции.
С 1 января 2023 года всем сотрудникам, сохранившим бумажную трудовую, у кого книжка закончилась или испортилась, нужно выдавать документ по новой форме (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Значит поголовно менять всем не надо, а только по необходимости. Если до конца 2022 года у вас в запасниках еще сохранились трудовые серии ТК-V, то можете и в 2023 выдавать старые бланки.
В новых бланках можно заметить следующие перемены:
на титульной странице появилась возможность не указывать отчество работника и печать организации.
изменилось количество страниц.
Раздел трудовой книжки | Количество разворотов |
Сведения о работе | 14 |
Сведения о награждении | 7 |
Сведения о работе во вкладыше | 12 |
Сведения о награждении во вкладыше | 5 |
На этом визуальные изменения заканчиваются. Переходим к особенностям порядка ведения и хранения. Кстати, на старые бланки он распространяется уже с 1 сентября текущего года:
1. Удаленщикам разрешили присылать книжку по почте, а не только приносить лично, чтобы получить новую запись.
2. Писать, по-прежнему, разрешается ручками со световодостойкими чернилами или проставлять штампы. Можно заполнять документ комбинированным способом: часть сведений вносить штампом, а часть вписывать вручную.
3. Отметку о любом кадровом изменении, кроме увольнения, нужно поставить в течение 5 рабочих дней. Запись об увольнении должна появиться в последний рабочий день сотрудника.
4. В графу 4 для отражения перевода с временной работы на постоянную необходимо вписать сразу оба приказа: о переводе на временную работу и обратно на постоянную.
5. Сведения о совместительстве может вносить не только основной работодатель (на основании чужого приказа), но и работодатель по месту совмещения. При увольнении совместитель может обратиться ко второму работодателю, чтобы тот поставил сразу две отметки «о приеме» и «об увольнении», т. е. соблюдать хронологию событий стало необязательно.
6. Если на титульном листе трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Раздела VI Правил).
7. Определились, когда бумажную книжку выдавать на руки. При увольнении — однозначно не позднее дня увольнения. При переходе на ЭТК — в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления.
8. Не нужно заставлять работников визировать запись их увольнения. В обязательном порядке ставится печать (при наличии) и подпись руководителя или ответственного сотрудника кадровой службы.
9. По самостоятельно разработанной форме и без сургучной печати продолжаем вести журналы:
чистых бланков книжек и вкладышей в них — все сведения о получении и расходовании бланков;
трудовых книжек работников и вкладышей в них — принятые на хранение трудовые книжки.
Заводить с 1 сентября новые журналы не нужно, если в старых еще остались пустые страницы.
10. На титульной странице в строку «образование» вносятся только сведения о законченном образовании.
В переписанных новых Правилах отсутствуют некоторые требования. Например, можно не знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Также нет надобности вносить в книжку запись об отбывании сотрудником наказания в виде исправительных работ.
Если все ваши сотрудники перешли на ЭТК, то предыдущий чек-лист вам может и не понадобиться. Но однозначно всем работодателям нужно ознакомиться с правилами заполнения СЗВ-ТД.
Доверьте кадровое администрирование специалистам СберРешений. Мы обеспечим соблюдение всех требований законодательства в части оформления кадровых документов и отчетности в госорганы и минимизируем риски при проверках трудовой инспекции.
Долгожданные изменения в СЗВ-ТД все-таки вступили в силу
С 1 августа в сведениях о трудовой деятельности требуется указывать информацию о правопреемнике работодателя, код выполняемой функции и отметку о работе в регионах Крайнего Севера.
Несмотря на то, что форма была утверждена в конце 2019, а последняя корректировка вышла в конце 2020 года, к заполнению графы 6 многие оказались не готовы. «Код выполняемой работы» — это не только закодированный номер занимаемой должности, он скрывает, какую работу сотрудник выполняет фактически.
Код занимает пять знаков в формате ХХХХ.Х.
где X | – | основная группа; |
XX | – | подгруппа; |
XXX | – | малая группа; |
XXXX | – | начальная группа; |
X | – | контрольное число. |
Искать и собирать его нужно самостоятельно, руководствуясь Общероссийским классификатором занятий.
Для начала определитесь с первой основной группой. Кто перед вами, руководитель (1) или неквалифицированный рабочий (9):
Х | Основная группа занятий |
1 | Руководители |
2 | Специалисты высшего уровня квалификации |
3 | Специалисты среднего уровня квалификации |
4 | Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием |
5 | Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности |
6 | Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства |
7 | Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий |
8 | Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители |
9 | Неквалифицированные рабочие |
0 | Военнослужащие |
Специалисты высшего уровня квалификации отличаются от среднего тем, что для выполнения своих трудовых функций они должны иметь высшее образование или ученую степень.
Подбирая вторую цифру к коду, нужно искать по сфере, области знаний и деятельности.
ХХ | подгруппа внутри основной группы |
21 | Специалисты в области науки и техники |
22 | Специалисты в области здравоохранения |
23 | Специалисты в области образования |
24 | Специалисты в сфере бизнеса и администрирования |
После того как выяснили в какой сфере работает сотрудник, выбираем внутри нее направление деятельности.
ХХХ | малая группа внутри подгруппы |
221 | Врачи |
222 | Специалисты по медицинскому уходу и акушерству |
223 | Высококвалифицированные целители и практики альтернативной и народной медицины |
224 | Врачи скорой медицинской помощи и парамедики |
225 | Ветеринарные врачи |
226 | Другие специалисты в области здравоохранения |
Уже почти выбрав должность, продолжаем искать более емкое и точное определение выполняемой функции. Четвертая цифра кода — то начальная группа.
Например, код бухгалтера «2411.6», собирается следующим образом:
2 — специалисты высшего уровня квалификации (без «вышки» никуда);
24 — специалисты в сфере бизнеса и администрирования (почти управляют бизнесом);
241 — специалисты по финансовой деятельности (точнее управляют деньгами бизнеса);
2411 — бухгалтеры;
6 — контрольное число.
Аналогичным способом получается код юриста — «2611.8» или код руководителя организации «1120.9». Код главного бухгалтера также нужно искать среди руководителей — «1120.9» или управляющие финансовой деятельностью.
Код выполняемой функции обязаны заполнять все работодатели, но не во всех случаях только, когда в кадровом мероприятии называется должность застрахованного лица:
прием на работу;
увольнение;
перевод на другую должность;
присвоение квалификации;
запрет суда занимать должность.
Например, когда работник обратился с заявлением о переходе с бумажной на ЭТК, или у его работодателя изменилось наименование, пятизначный код указывать не потребуется.
Сомневаетесь в выбранном коде или в верности оформления СЗВ-ТД, не тратьте время на ожидание штрафа. Поручите решение нетипичной ситуации экспертам широкого профиля из СберРешений.
Следующие обновление СЗВ-ТД — это появление дополнительных строк в «шапке» формы. Сведения о правопреемнике потребуются, когда существующему работодателю нужно исправить ошибки предыдущей реорганизованной компании.
В графе 4 для работников Крайнего Севера нужно поставить обозначение из двух вариантов в зависимости от территориальных условий работы:
«РКС» — для районов КС;
«МКС» — для приравненных местностей.
Для всех остальных графа 4 остается пустой.
Упразднена строка «отчетный период», а также дублирующие графы: Фамилия, Имя, Отчество, СНИЛС. Потому как форма сдается в ПФР на каждого сотрудника по отдельности.
Напомним, что отчитываться по форме СЗВ-ТД нужно только при наличии кадровых изменений. Искать коды в классификаторе поголовно на всех существующих работников не надо, только по мере надобности.
За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения ПФР грозит должностному лицу административным штрафом от 300 до 500 рублей за отчет.
Автор: Ольга Ольшевская, эксперт СберРешений.
СберРешения
От расчета зарплаты до комплексного учета кадров
Оставьте заявку прямо сейчас
Начать дискуссию